ماهنامه شماره 30 (بهمن ماه 1396)

1. تاریخچه GS1

سازمان جهاني GS1^[1] براي اولين بار در سال 1973 در آمريكا بانام UCC به‌منظور افزايش سرعت در فرآيند‌ها در نقطه فروش، تأسیس شد. در سال 1977 نيز سازمان مشابه UCC در اروپا با همان اهداف بانام EAN تشكيل شد. اين دو سازمان در سال 2005 باهم ادغام‌شده و يك سازمان جهاني به نام GS1 را تشكيل دادند كه اين سازمان در كشور‌هاي مختلف نمايندگي‌هايي دارد. اين سازمان در حدود 40 سال سابقه فعاليت در زمينه تدوين و توسعه استاندارد در زنجيره‌هاي تأمین مختلف را دارد.

در ايران در سال 1374 (1995 ميلادي) به جهت نوين‌سازي و مكانيزه كردن نقطه خرده‌فروشی در فروشگاه‌هاي زنجيره‌اي بر اساس مصوبه 3532 هیئت‌وزیران مركز ملي شماره‌گذاري كالا و خدمات ايران تأسیس شد و موفق به اخذ نمايندگي EAN شد. در سال 2005 با تغيير نام EAN به GS1، نام EAN ايران نيز به GS1 ايران تغيير پيدا كرد. بر اساس

قوانين GS1 جهاني نمايندگي تنها به سازمان‌هايي داده مي‌شود كه ملي، غیرانتفاعی، غیرسیاسی و بی‌طرف باشند. بر اين اساس مركز موفق شده با 95 درصد سهام متعلق به مركز مطالعات و پژوهش‌هاي بازرگاني و 5 درصد متعلق به اتاق بازرگاني، شرايط دريافت نمايندگي GS1 را به دست آورد. اين نمايندگي در هر كشور تنها به يك سازمان داده مي‌شود و مركز ملي شماره‌گذاري كالا و خدمات ايران (GS1 ايران) تنها مرجع رسمي براي ارائه خدمات اين سازمان در ايران است.

1. تاریخچه ایران کد

پیشینه ایران کد به تجارب 15 ساله فعالیت‌های طبقه‌بندی و کدگذاری کالا در بخش دفاعی کشور برمی‌گردد. در لجستیک بخش دفاعی، سیستمی به نام سماپل (سیستم مدیریت اطلاعات‌پایه لجستیک) طراحی و پیاده‌سازی گردید. به دلیل تجارب طولانی بخش دفاعی در این کار از یک‌سو و نیاز بخش‌های عمده‌ای از واحدهای بسیار بزرگ کشور به نظام‌های کدگذاری، کارگروهی از مدیران و متخصصان سماپل در مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران مستقر شدند. این کارگروه تلاش خود را بر ایجاد و گسترش نظام ملی کدینگ کالا متمرکز کرد.

1. هدف GS1

سیستم GS1 به‌عنوان سیستم یکپارچه‌سازی استانداردهای جهانی، اطلاعات موردنیاز برای مدیریت زنجیره تأمین کالا را از طریق شناسایی یکتا و منحصربه‌فرد موجودیت‌های ثابت و در گردش چرخه از قبیل اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی، دارایی‌ها و مکان‌های فیزیکی فراهم می‌آورد. این امر باعث پذیرش و مقبولیت این سازمان در سطح جهان شده است؛ به‌گونه‌ای که بسیاری از سیستم‌های زنجیره تأمین جهانی از این استانداردها استفاده می‌نمایند.

سازمان جهانی GS1 به‌عنوان فدراسیون بین‌المللی برای ایجاد استانداردها از نظرات تمامی نمایندگان خود در سراسر جهان کمک می‌گیرد که این امر باعث محبوبیت و کاربردی شدن استانداردها در تمامی حوزه‌ها در کل دنیا شده است. استانداردهای و راهکارهای GS1 در حوزه‌هایی مانند بهداشت و درمان، لجستیک، مواد غذایی، خرده‌فروشی، صنایع دفاع، خدمات مالی و غیره نقش بسزایی را ایفا می‌کنند.

در کل اهداف GS1 به شرح ذیل است:

• افزایش ایمنی و سرعت بیشتر در تبادل کالاها
• کاهش هزینه
• کاهش خطاها
• صرفه‌جویی در هزینه در کل زنجیره‌تامین
• افزایش فرآیندهای مؤثر

1. هدف ایران کد

منطق ایجاد سیستم ملی (ایران کد) این واقعیت بوده است که تمام مؤسسات و سازمان‌های ایرانی اعم از دولتی و خصوصی، صنعتی، کشاورزی، خدماتی و غیره به‌گونه‌ای با

« کالاها و خدمات» سروکار دارند. آن‌ها فعالیت‌های از قبیل اعلام نیاز (مناقصه)، صدور سفارش، خرید و تولید و ارائه کاتالوگ و غیره را انجام می‌دهند. در همه این فعالیت‌ها، سازمان برای مدیریت مطلوب کالاها و خدمات، همواره به اطلاعات نیاز دارد و با تبادل اطلاعات سروکار دارد. برای دستیابی به یک سیستم کارآمد در تبادل اطلاعات در سطح سازمان‌های داخل کشور به‌صورت یکپارچه و زبان مشترک سیستم ملی طبقه‌بندی و کدگذاری و اطلاع‌رسانی کالا و خدمات ایران ایجاد و راه‌اندازی شد و آن به‌عنوان یک زیرساخت مهم در توسعه تجارت الکترونیکی مطرح شد.

در کل اهداف ایران کد به شرح ذیل است:

• ایجاد زبان مشترک و ساده نمودن، سرعت دادن در تبادل اطلاعات
• فراهم آوردن آمار و اطلاعاتی که پیش‌نیاز فعالیت‌های تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری
• سیستم اطلاع‌رسانی هماهنگ در سطح ملی
• انتقال سریع و دقیق اطلاعات

1. معرفی کدهای شناسایی تمام اقلام زنجیره‌تامین

اساس استانداردهای GS1 شناسایی است. اعضای GS1 از شناسایی جهانی و منحصربهفرد برای شناسایی تمام اقلام زنجیره‌تامین استفاده میکنند. شناسایی منحصربه‌فرد به کالا، بستهبندیها و یا حتی شناسایی منحصربهفرد مکانها با کمک کلید کدهای GS1 ممکن میشود.

در این قسمت به معرفی مهم‌ترین از کلید کدهای شناسایی GS1 می‌پردازیم.

• کد جهانی قلم کالا (GTIN)

اين كليد شناسايي شماره‌اي است كه براي شناسايي منحصربه‌فرد و يكتاي اقلام تجاري در سراسر دنيا از آن استفاده مي‌شود. قلم تجاري مي‌تواند هر نوع جنس (محصول يا خدمات) باشد، كه نياز داريم اطلاعاتي از پيش تعیین‌شده در مورد آن به دست آوريم. اين قلم كالا مي‌تواند در هر نقطه از هر زنجیره‌تامین براي دادوستد بين طرف‌های تجاري؛ قیمت‌گذاری، سفارش يا صورتحساب شود.

قلم كالاهاي تجاري به‌وسیله شماره GTIN با 4 نوع ساختار، شماره دهی مي‌شوند. اين چهار ساختار شامل GTIN-8،GTIN-12، GTIN-13 و GTIN-14 است. انتخاب ساختار GTIN مناسب بستگي به طبيعت قلم كالا و قلمرو كاربرد مربوطه دارد.

كاربرد اصلي سيستم GS1 شناسايي اقلامي است كه نياز است در پايانه‌هاي فروشگاهي (POS) اسكن شوند. هر يك از اين اقلام بايد با يك شماره‌ي GTIN-13 يا GTIN-12 شناسه دار شوند. اگر كالاي تجاري خيلي كوچك باشد و فضاي كافي براي چاپ GTIN-13 و يا GTIN-12 وجود نداشته باشد، از GTIN-8 استفاده مي‌شود.

نوع ديگر ساختار، GTIN-14 است كه اين شماره علاوه بر 13 رقم، يك رقم به‌عنوان عدد شاخص دارد، كه مي‌تواند مقدار 1 تا 9 باشد و به ابتداي GTIN افزوده شود. اين كد فقط براي گروه‌هاي همگن از كالاهاي تجاري استاندارد قابل به‌کارگیری است، كه در آن تمام واحدها از گروه يكسان و از يك نوع كالا هستند و براي شناسايي اقلام تجاري در بسته‌بندي مورداستفاده قرار مي‌گيرد.

• کد جهانی مکان (GLN)

شماره جهانی مکان كه براي شناسايي يكتاي مكان‌ها و طرف‌هاي تجاري به کار مي‌رود، مانند شرکت‌ها، انبارها، سالن‌های تولید و فروشگاه‌ها. كد GLN مشخص‌کننده يك محل فيزيكي از يك شركت يا سازمان است كه به‌صورت يكتا شناسايي مي‌شود. مثلاً مي‌توان اتاق‌ها، انبارها و قسمت‌هاي مختلف سازمان را با كد GLN از هم تفكيك كرد تا هر شناسه به‌صورت يكتا مشخص‌کننده يك محل فيزيكي باشد. GLN مي‌تواند به‌وسیله سازمان‌هاي بخش عمومي استفاده شود. درواقع، برنامه‌هاي مختلفي وجود دارد كه در آن‌ها دولت‌ها از GLN ها براي شناسايي دفاتر و ادارات خود يا براي شناسايي شركت‌ها، به‌وسیله پايگاه مركزي داده‌هاي دولتي استفاده مي‌كنند. كد GLN يك كليد شناسايي 13 رقمي است.

• کد سریالی بسته ارسالی (SSCC)

يك واحد لجستيكي، قلمي است با هر تركيبي از كالاها كه براي حمل‌ونقل يا انبار کردن آماده‌شده است و نياز است در سرتاسر زنجیره‌تامین مديريت شود. رديابي و ره‌گیری واحدهاي لجستيكي در زنجیره‌تامین يكي از كاربردهاي اصلي سيستم GS1 است. به این منظور يك شماره شناسايي استاندارد به نام SSCC براي شناسايي واحدهاي لجستيكي به كار گرفته مي‌شود.

1. معرفی کد ملی کالا (ایران کد)

در کد ملی مربوط به هر قلم تجاری می‌توانید شناخت جزئی‌تری از محصول در ساختار طبقه‌بندی مربوط به هر قلم کالا داشته باشید بطوریکه در این شناخت به‌جای بیان جایگاه محصول بر پایه خصوصیات مشترک، کیفیت و چگونگی آن با سطح جزئیات بیشتر بیان می‌شود. در این نوع شناخت، هر محصول یا گروه محصول فارغ از ارتباط با دیگر محصولات و تنها بر پایه ویژگی‌های خاص خود شناخته می‌شود.

در ساختار طبقه‌بندی، کالاهای مشابه بر اساس ویژگی یا ویژگی‌هایی در یک گروه قرار می‌گیرند. گروه‌های مشابه نیز عضو یک گروه یا خانواده عمومی‌تر هستند و این سلسه‌مراتب ادامه می‌یابد تا در سطح کلان به چند گروه مجزا دست‌یابیم.

به‌این‌ترتیب در پایین‌ترین سطح طبقه‌بندی به گروه کالاهایی می‌رسیم که شباهت‌های بسیار دارند و هرچه در سلسله‌مراتب به بالاتر می‌رویم گروه‌ها بزرگ‌تر اما کم تعداد تر می‌شوند و شباهت کالاهای عضو این گروه‌ها در ویژگی‌های محدودتری خواهد بود.

1. استفاده از GS1 و ایران کد در تبادل الکترونیکی داده

EDI مخفف Electronic Data Interchange و به معنی تبادل الکترونيکی داده‌ها است. EDI زیرمجموعه‌ای از eCommerce است و معمولاً وقتی استفاده می‌شود که حداقل يکی از شرکای تجاری، درگير حجم وسيع معاملات تجاري باشد. تبادل الکترونيکی داده‌ها به معني تبادل مستقيم مستندات تجاري مانند سفارش‌ها، صورتحساب‌ها، قراردادها، برنامه‌ریزی، حمل‌ونقل، حواله‌ها و غیره از يک ماشين به ماشين در شرکت‌های مختلف است.

EDI استراتژي و يا پروسه جديدي را ايجاد نمی‌کند، بلكه در طول مسير جريان كار با انتقال اطلاعاتی که قابل‌رسیدگی است، بدون نياز به ثبت مجدد اطلاعات، زمان فرآيند را (از سفارش اوليه تا ارسال كالا و پرداخت نهايي) کاهش می‌دهد.

تكنولوژي تبادل اطلاعات از كامپيوتر به كامپيوتر هزينه به‌مراتب كمتري نسبت به مستندات كاغذي دارد. بنا بر مطالعات انجام‌شده (در امریکا) پردازش یک‌روند سفارش كاغذي و دستي حدود 70 دلار هزينه در بردارد درصورتی‌که پردازش يك سفارش به‌صورت EDI چيزي حدود يك دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجیره‌تامین ابزاری است براي حذف خطاهاي انساني، تأخیر زماني و ضايعات.

با استفاده از کدهای جهانی GS1 برای شناسایی قلم کالاهای تجاری و تبادل الکترونیکی در سطح بین‌المللی استفاده می‌کنیم که این امر باعث تسهیل تجارت و تبادل اطلاعات در سطح زنجیره‌تامین می‌شود.

همچنین با استفاده از ایران کد در سطح ملی می‌توانید باعث تبادل اطلاعات با معرفی کالا با جزئیات خیلی زیاد در سطح ملی شوید که این امر از باعث افزایش کیفیت تبادل اطلاعات در سطح کشور می‌گردد.

1. آشنایی با ساختار کد شناسایی قلم کالا طبق استانداردهای GS1

• پيش‌شماره شركتي GS1

سه رقم اول N1، N2، N3 پيش‌شماره GS1 را تشكيل مي‌دهد، كه از طريق دفتر جهاني GS1 به هر عضو سازمان GS1 تخصيص داده مي‌شود. اين به اين معني نيست كه كالايي در آن كشور با آن پيش‌شماره، توليد يا توزیع‌شده است. پيش‌شماره GS1 فقط مشخص‌کننده سازمان ملي يا محلي است كه پيش‌شماره شركتي را تخصيص داده است.

شماره سازمان محلي GS1 و شماره شركتي، پيش‌شماره شركتي GS1 را تشكيل مي‌دهند. معمولاً اين شماره بين 6 تا 10 رقم، بسته به نياز شركت متقاضي است. پيش‌شماره شركتي GS1 نبايد به‌وسیله هيچ شركتي به‌طورکلی يا جزئي براي استفاده به شركت ديگري فروخته، اجاره و يا واگذار شود. اين محدوديت شامل همه كليدهاي شناسايي GS1 مي‌شود. حتي آن‌هايي كه بدون پيش‌شماره شركتي GS1 ساخته‌شده‌اند. اين الزام در مورد كليدهاي شناسايي GS1 است كه توسط يك سازمان عضو GS1 منحصراً به يك شركت استفاده‌كننده داده‌شده است.

تنها كد GTIN_8 است كه پيش‌شماره شركتي در آن وجود ندارد و كد به‌صورت مستقيم در بانك اطلاعاتی به همراه مشخصات كالا ثبت مي‌شود.

• شماره مرجع كالا (Item Reference)

شماره مرجع كالا معمولاً از یک تا شش رقم تشکیل‌شده است. اين تعداد کم‌اهمیت است به اين معنا كه ارقام فرد در تعداد به هيچ طبقه‌بندي يا انتقال اطلاعات خاص مربوط نيست. ساده‌ترین راه براي مرجع كالا تخصيص متوالي يا پياپي است به‌صورت 000, 001, 002, 003 و غیره

• رقم كنترل (Check Digit)

رقم كنترل آخرين رقم (سمت راست)GTIN است. اين عدد از طريق همه ارقام ديگر محاسبه مي‌شود، به‌منظور اطمينان حاصل از اينكه باركد به‌صورت صحيح اسكن شده باشد يا كه آن عدد به‌درستی تشکیل‌شده است.

• نحوه محاسبه چك ديجيت

از انتها يك عدد در سه و يك عدد در یک‌ضرب مي‌شود، سپس حاصل‌ضرب‌های به‌دست‌آمده با يكديگر جمع مي‌شود. عدد حاصل جمع از مضرب 10 بالاتر آن عدد كم مي‌شود. عدد به‌دست‌آمده رقم چك است.

سايت https://www.gs1.org/check-digit-calculator براي محاسبه رقم كنترل موجود است.

1. آشنایی با ساختار کد شناسایی قلم کالا طبق ساختار طبق بندی ایران کد

• کلید کد

بخش اول کلید کد است که شامل بر 7 رقم بوده و جایگاه محصول را در ساختار طبقه‌بندی کالا در ایران کد مشخص می‌کند.

ساختار سلسه‌مراتبی طبقه بندی ایران کد دارای شش سطح است و در انتهای ساختار طبقه‌بندی به گروهی از کالاها می‌رسیم که خود می‌توانند تنوع وسیعی از اقلام کالا را شامل شوند.

در بین این تنوع کالا به آن‌هایی که به‌طور یکسان توصیف می‌شوند (با یک الگوی وصف مدیریت می‌شوند) یک نام اطلاق می‌شود که به آن نام پایه تکمیلی می‌گویند.

بر همین اساس، کلید کد، کدی است که به جایگاه نام پایه تکمیلی در ساختار طبقه‌بندی ملی کالا اختصاص می‌یابد.

• شماره مرجع كالا (Item Reference)

شماره مرجع كالا از پنج رقم تشکیل‌شده است و به‌طور اختصاصی به هر شخصیت عضو ایران کد تعلق می‌گیرد.

با توجه به تقسیم‌بندی فوق، اشخاصی که عضو سیستم ایران کد می‌شوند یا واردکنندگان یا تولیدکنندگان یا توزیع‌کنندگان صاحب ‌نام تجاری هستند. این اشخاص در سیستم ایران کد تحت عنوان مرجع عرضه‌کننده شناخته می‌شوند.

• سریال کالا

سریال هریک از کالاهای مرجع عرضه‌کننده است که شامل 4 رقم است. هریک از ارقام کد ملی کالا می‌تواند از صفر تا نه باشد و درصورتی‌که برای مثال شماره‌سریال کالاهای یک عرضه‌کننده به علت تنوع بالا به بیش از 9999 برسد، امکان استفاده از حروف نیز وجود دارد.

1. نتیجه‌گیری

کد استاندارد و یکنواخت در طول زنجیره‌تامین تمام فعالیت‌های کسب‌وکار آن را به هم پیوند می‌دهد و اجازه می‌دهد تا با زبان مشترک و بدون نیاز به‌صرف زمان و هزینه اضافه برای ترجمه داده‌های محصولات، مبادله انجام شود.

هزاران فعالیت باید در یک شرکت هماهنگ شده و انجام شوند و هر شرکت به نحوی درگیر در ارتباطات زنجیره‌تامین با سایر شرکت‌ها است. تحقیقات نشان داده‌اند که ساختاردهی مناسب به فعالیت‌های درون‌سازمانی و بین سازمانی عامل اساسی در بهبود کارایی زنجیره‌تامین است. بنابراین، برای مدیریت موفق زنجیره‌تامین باید فرآیندهای زنجیره بین همه عناصر به‌صورت یکپارچه و استاندارد تعریف شوند.