ماهنامه شماره 23 (تير ماه 1396)

1. مقدمه

داده‎ها می‌توانند به روش‎های مختلفی در صنایع مختلف ارزش ایجاد کنند. در این قسمت به ذکر عناوین مشترك پرداخته شده است.

• ایجاد شفافیت

در دسترس قرار دادن داده‎ها برای ذینفعان مختلف می‌تواند ارزش زیادی ایجاد کند. برای مثال در صنعت تولید، یکپارچه‌سازي داده‎های واحدهای تحقیق و توسعه، مهندسی و واحدهای تولیدی می‌تواند زمان تولید محصول را کاهش دهد و کیفیت محصول نهایی را ارتقا دهد.

• بهبود عملکرد

زمانی که داده‎ها به فرمت دیجیتال ایجاد و ذخیره شود، سازمان‌ها می‌توانند داده‎های مربوط به عملکردشان را با دقت و جزئیات بیشتری در اختیار داشته باشند، فرآیندها را تغییر دهند و نتایج این تغییر را در عملکرد سازمانی بررسی کنند. به این ترتیب می‌توانند روش‎های بهینه برای انجام فعالیت‎ها را بیابند، ریشه مشکلات را دریابند و عملکردشان را ارتقا دهند.

• تقسیم‌بندی مشتریان برای ارائه خدمات سفارشی‌شده

داده‎ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که مشتریان خود را گروه‌بندی کنند و کالاها و خدمات سفارشی‌شده را به آنها ارائه کنند. این کار در بازاریابی و مدیریت ریسک کاملاً جا افتاده است و در صنایع دیگر هم می‎تواند استفاده شود.

• کمک به تصمیم‌گیری از طریق الگوریتم‎های کامپیوتری

تحلیل داده‎ها می‌تواند به تصمیم‌گیری کمک کند، ریسک‎ها را کاهش دهد و دانش جدیدی ایجاد کند. برای مثال سازمان‎های مالیاتی می‌توانند سیستم‎های مدیریت ریسک طراحی کنند که موارد مشکوک در فرآیند اخذ مالیات را گزارش می‌دهد و خرده‌فروشان می‌توانند برای مدیریت موجودی و قیمت‌گذاری کالاها مطابق با فروش واقعی کالاها از الگوریتم‎های کامپیوتری استفاده کنند.

۵- ایجاد محصولات، خدمات و مدل‎های جدید کسب‌و‌کار

داده‎ها به شرکت‎ها این امکان را می‌دهد که محصولات و خدمات جدیدی را ایجاد کنند و مدل‎های کسب‌و‌کار کاملاً جدیدی به وجود آورند. برای مثال شرکت‎های تولیدی داده‎های واقعی عملکرد محصولات را از طریق سنسورها جمع‌آوری می‌کنند و از طریق تحلیل این داده‎ها نسل جدیدی از محصولات طبق نیاز واقعی مشتری طراحی می‌شود و خدمات پس از فروش به شکل نوینی ارائه می‎شود. به این ترتیب که با تحلیل داده‎های ارسالی سنسورها، خرابی محصول پیش‌بینی می‌شود و قبل از وقوع خرابی اقدامات لازم برای حل مشکل شروع می‌شود.

1. تحلیل داده‌ها

امروزه تحلیل داده‌ها با استفاده از ابزارها و تکنیک‌هایی که در این زمینه وجود دارند، بسیار ساده شده است. تحلیل داده‌ها انواع مختلفی دارد که در ذیل به آنها اشاره می‌شود:

تحلیل آماری: بسته‎های تحلیل آماری مانند (S++)که می‎توانند با پایگاه داده‎ها در ارتباط باشند.

داده کاوی :داده کاوی جستجو می‎کند تا دانش را به شکل الگو‏ها و قواعد آماری از پایگاه داده‎های بزرگ به طور خودکار کشف نماید.

پایگاه داده تحلیلی :یک پایگاه داده تحلیلی، اطلاعات جمع آوری شده از منابع متعدد را بایگانی نموده و آن‎ها را بر اساس یک طرح یکپارچه در یک سایت ذخیره می‎کند. برای کسب و کار‏های بزرگ مهم است که از بخش‎های متعدد و در صورت امکان در سایت‎های متعدد، داده تولید نمایند.

1. پایگاه داده تحلیلی

منبع داده جمع‌آوری شده از داده‏های منابع اطلاعاتی مختلف و حتی ناهمگن، تحت یك ساختار و در یك محدوده وسیع زمانی با هدف پاسخ‏گویی به پرسش‏های تحلیلی كاربران است. پایگاه داده تحلیلی تفاوت‌هایی را با پایگاه های عملیاتی دارند، از جمله می‌توان به مشخصات ذیل در پایگاه داده تحلیلی اشاره نمود:

1. انواع داده‌ها در پایگاه داده تحلیلی

داده های متنوعی در پایگاه داده تحلیلی ذخیره می‌شوند که عبارتند از:

داده جاری: داده‏های فعلی منابع عملیاتی

داده قدیمی: داده‏های قدیمی منابع اطلاعاتی

داده خلاصه شده: داده‏های نتیجه شده از داده‏های موجود و پردازش‏های مرتبط

فراداده: شامل اطلاعات مربوط به داده‏ها، دیكشنری از اطلاعات پایگاه، راهنمایی جهت نگاشت داده از محیط عملیاتی به محیط پایگاه داده تحلیلی و قواعد استفاده شده برای خلاصه‌سازی است.

برای ایجاد یک پایگاه داده تحلیلی فرآیند ذیل باید انجام شود:

در شکل زیر به طور شماتیک به چهارچوب هوش تجاری شرکت مایکروسافت در پیاده‌سازی سیستم‌های تحلیلی داده اشاره شده است.

1. دیدگاه IBM در پیاده‌سازی سیستم‌های تحلیلی داده

شرکت IBM برای پیاده سازی سیستم‌های تحلیلی داده‌ها در یک سازمان چند مسئله پایه و مهم را بیان می‌کند. IBM می‌گوید قبل از پیاده‌سازی BI در سازمان خود به ۵ سؤال زیر پاسخ بدهید:

1. اطلاعاتی بحرانی با توجه به مأموریت سازمان که باعث کسب مزیت رقابتی می‌شود کدامند؟
2. چه کسی، در چه زمانی و به چه شکلی نیازمند اطلاعات فوق است؟
3. چه فعالیت‌ها و پروسه‌هایی برای مدیریت و حفاظت داده‌ها به کار گرفته می‌شود؟
4. آیا سازمان از لحاظ مالی استطاعت پیاده سازی این فرایندهای جدید را دارد؟
5. آیا سازمان توانایی ایجاد و مدیریت مهارت‌ها و سیستم‌های مورد نیاز برای جمع‌آوری، تصدیق (validate) و هماهنگ (synchronize) کردن داده‌ها را دارد؟

IBMپیشنهاد می‌دهد برای جواب به سؤالات بالا، باید ۴ لایه زیر را در نظر گرفت. این لایه‌ها در تعریف زیرساخت سیستم‌های تحلیلی مورد نیاز سازمان استفاده می‌شوند:

لایه اول

شناسایی اطلاعات mission-critical و عوامل مهم موفقیت سازمان: اطلاعات mission-critical یعنی اطلاعاتی که با توجه به مأموریت سازمان برای سازمان حیاتی هستند. چه داده‌هایی برای سازمان ارزش حیاتی دارند و برای کسب‌وکار آن استراتژیک و تاکتیکی قلمداد می‌شوند. این اطلاعات مهم‌ترین پایه‌های یک راهکار سیستم تحلیلی هستند. با استفاده از این اطلاعات، سازمان در شرایط رقابت باقی می‌ماند. برای تعیین این اطلاعات باید یک تحلیل سراسری انجام شود و فرآیندی برای بررسی و شناسایی این اطلاعات تعریف شود.

لایه دوم

تعیین کسانی که به سیستم‌های تحلیلی نیاز دارند: هدف این سیستم‌ها نگه داشتن سازمان در یک سطح رقابتی خوب است. سطح رقابتی خوب به این معنی است که نسبت به فرصتها و تهدیداتی که در محیط رقابتی ایجاد می‌شود، پاسخ مناسب داد. سیستم هوش تجاری باید آمار حیاتی مورد نیاز سازمان را مدام تحت نظر داشته و آنها را در اختیار افرادی که مسئول هستند، قرار دهد. تعیین اینکه چه کسی نیاز به دسترسی دارد و چه فرایندی برای کنترل دسترسی مورد استفاده قرار خواهد گرفت می‌تواند طراحی شبکه ارتباطی، انجام فرایند و تحلیل هزینه‌ها را تحت تأثیر قرار دهد.

لایه سوم

محاسبه هزینه‌ها: عوامل مختلفی می‌تواند هزینه به‌کارگیری یک سیستم هوش تجاری را تعیین کند. اینکه چه مقدار اطلاعات جمع‌آوری شود و در تحلیل‌ها مورد استفاده بگیرد. در چه دوره های زمانی اطلاعات نیاز به بهنگام شدن دارند. همچنین با توجه به این که تحلیل‌های خاص و مدل‌سازی‌های زمان‌بر گران تمام می‌شوند، کدام یک از تحلیل‌ها و مدل‌سازی‌ها را استفاده نمود. تصمیمات گرفته شده در مورد هزینه‌ها، می‌تواند طراحی سیستم مانند انتخاب نوع سرور، نرم افزارها و غيره را تحت تأثیر قرار دهد.

لایه چهارم

ساخت سیستم‌ها و ایجاد مهارت‌های لازم: پس از تعیین گزینه های مورد نیاز و هزینه به‌کارگیری راهکارهای هوش تجاری در سازمان، باید تعیین کرد که چه نوعی از سیستم‌های تحلیلی داده در سازمان ایجاد خواهد شد. آیا سیستم‌های فعلی می‌توانند با ارتقای برخی مؤلفه‌ها نیازهای سیستم جدید را برآورده کنند؟ آیا ارتقای محلی در آینده امکان‌پذیر خواهد بود؟ آیا استفاده از سیستم‌های جدید به جای ارتقای سیستم‌های قبلی مقرون به صرفه است؟

1. سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

MIS^[4] یا سیستم اطلاعات مدیریت، به سیستمی کامپیوتری گفته می‌شود که برای مدیران ابزارهایی جهت سازماندهی، ارزیابی و مدیریت واحدها در سازمان فراهم می‌کند. تعریف دیگری از سیستم اطلاعات مدیریت توسط ویکی‌پدیا ارائه شده است، در این تعریف MIS، سیستمی است که روی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی تمرکز می‌کند تا تصمیم‌گیری راهبردی/استراتژیک را کارا و اثربخش کند. این مفهوم ممکن است دربردارنده عبارات سیستم‌های پردازش تراکنش، سیستم‌های تصمیم‌یار، سیستم‌های خبره و سیستم‌های اطلاعات مدیریت اجرایی باشد. بنابراین ممکن است گاهی با مفاهیم دیگری مانند انفورماتیک، سیستم اطلاعاتی، فناوری اطلاعات همپوشانی داشته باشد.

برای این که MIS بتواند اطلاعات گذشته، حال و پیش‌بینی آینده را تدارک ببیند باید شامل اجزای زیر باشد:

• نرم‌افزارهایی که تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند
• منابع داده مانند پایگاه داده‌ها
• منابع سخت‌افزاری
• سیستم‌های تصمیم‌یار (DSS)
• برنامه‌های کاربردی برای مدیریت افراد و مدیریت پروژه

1. مزیت‌های سیستم اطلاعات مدیریت

• بعضی از فواید به‌کارگیری MIS به شرح زیر است.
• شرکت‌ها قادر خواهند بود نقاط ضعف و قدرت خود را با گزارش‌های درآمد، عملکرد کارکنان و … شناسایی کنند و فرآیندهای تجاری خود را بهبود دهند.
• تصویری کلی و کامل از شرکت بدست بیاورند.
• از MIS به عنوان ابزار ارتباطاتی و برنامه‌ریزی استفاده کنند.
• با در دسترس بودن داده‌های مشتری و بازخورد آن شرکت می‌تواند فرآیندهای تجاری خود را با نیازهای مشتریان هم راستا کند. مدیریت موثر داده‌های مشتری به سازمان در انجام درست بازاریابی مستقیم و فعالیت‌های تشویقی کمک کند.
• سیستم‌های MIS به شرکت‌ها در بدست آوردن مزیت رقابتی کمک می‌کنند.

1. مدیران سیستم‌ اطلاعات مدیریت

نقش مدیران MIS تمرکز بر اطلاعات سازمانی و سیستم‌های فناوری است. مدیران MIS بعضاً مسائل کسب‌وکار را تحلیل می‌کنند و سپس برنامه‌های کاربردی را طراحی و نگهداری می‌کنند تا مشکلات سازمانی را حل و فصل کنند. در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ واحدی که مسئول سیستم‌های اطلاعات مدیریت است گاهی واحد MIS نامیده می‌شود، نام‌های دیگر این واحد، سیستم‌های سازمانی (IS) و فناوری اطلاعات (IT) است.

1. سیستم‌های اطلاعات مدیریت اجرایی

اصولاً سیستم اطلاعات مدیریت اجرایی از رده سیستم‌های تصمیم‌یار در سازمان هستند که به مدیران اجرایی ارشد و عالی در تحلیل، مقایسه و شناسایی روندهای متغیرهای مهم کمک می‌کنند، بنابراین می‌توانند عملکرد را نظارت کنند و فرصت‌ها و مسائل را شناسایی کنند.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت اجرایی یا ^[5]EIS با عنوان سیستم پشتیبانی مدیریت اجرایی (ESS) نیز شناخته می‌شوند. همان‌طور که از نام این نوع از سیستم‌ها مشخص است کاربران مدیران اجرایی هستند. پس بهتر است اول تعریف مدیر اجرایی را بدانیم، در پایگاه بیزينس دیکشنری تعریف مدیر اجرایی به این شکل آمده است:

فرد یا گروهی که منصوب شده و مسئولیت مدیریت امور یک سازمان به او محول شده و اختیار تصمیم‌گیری در محدوده‌ای مشخص به او داده شده است. تعریف مدیر در همان پایگاه به شکل زیر آمده است: فردی که متصدی گروه یا وظایف یا زیرمجموعه‌ای از یک شرکت است.

در تعاریفی که از سیستم مدیریت اجرایی آمده است، از EIS به عنوان سیستمی که نیازهای اطلاعاتی و تصمیم‌گیری مدیران ارشد اجرایی را تأمین می‌کند و دسترسی آسان به اطلاعات داخلی و خارجی مرتبط به اهداف سازمانی را فراهم می‌کند، یاد شده است و آن را شکل تخصصی یک سیستم تصمیم‌یار (^[6]DSS) می‌دانند. EIS بر استفاده از نمایش‌های گرافیکی و رابط کاربری که استفاده از آن آسان باشد تاکید دارد. EIS و فناوری‌های انبار داده در بازار سیستم‌های اطلاعاتی همگرا هستند.

مزیت‌های سیستم اطلاعات مدیریت اجرایی (EIS)

• کاربری و استفاده آسان برای مدیران اجرایی عالی (نیازی به تجربه و دانش رایانه‌ای زیادی ندارد)
• اطلاعات خلاصه و زمان‌بندی شده را تحویل می‌دهد و مدیر می‌تواند بدون معطلی تصمیم‌گیری کند.
• اطلاعاتی که ارائه می‌دهد بهتر درک می‌شوند.
• پیگیری اطلاعات را بهبود می‌دهد.
• به تصمیم‌گیرندگان پیشنهادهای موثری ارائه می‌دهد.

1. راه حلی کارآمد جهت ایجاد ارزش از داده‌ها

به طور کلی در همه سازمان‌ها و شرکت‌ها، درخواست گزارش و اطلاعات از لایه مدیریت ارشد و به بالطبع تهیه و آماده نمودن گزارشات در لایه کارشناسی، به عنوان یکی از معمولی‌ترین روال‌های اداری محسوب می‌گردد که این گزارشات مبنای تصمیم‌گیری کلان و استراتژیک سازمان می‌باشد.  با بررسی سازمان‌ها و شرکت‌ها در لایه کارشناسی، درمی یابیم که اکثر از ابزارهایی همچون اکسل برای تهیه و تولید گزارشات استفاده می‌کنند. برخی دیگر هم از ابزارهای گزارش ساز استفاده می‌کنند. اما سؤال اینجاست که آیا مدیران ارشد همیشه به نیاز خود در دریافت گزارشات بهینه، جامع و سریع رسیده‌اند یا خیر؟ آیا صرفاً با طرح یک گزارش از سوی مدیریت ارشد، کارشناسان می‌توانند دقیقاً همان چیزی که مدیران خواسته‌اند را فراهم نمایند و ده‌ها پرسش دیگر…

یکی از این ابزارها که بسیار کارامد است و قابلیت مرتفع کردن نیازهای گزارشی مدیران ارشد را داراست، ابزارهایی در حوزه هوش کسب و کار می‌باشد که با استفاده از آن، علاوه بر تجمیع اطلاعات در یک بستر، امکان تهیه گزارشات، داشبوردهای مدیریتی و تحلیل‌های مورد نیاز را در سریع‌ترین زمان فراهم می‌گردد. یکی از قابلیت‌های این سیستم‌ها، پیاده‌سازی هرگونه داشبورد و گزارش با هر سناریویی که از طرف مدیریت درخواست می‌گردد، می‌باشد.

1. داشبورد در سیستم‌های اطلاعات

در سیستم‌های اطلاعات نیز داشبورد  به صفحه ای اطلاق می‌شود که به صورت خیلی ساده با استفاده از اعداد و نمودار گرافیکی،  شاخص‌های کلیدی  و وضعیت کنونی سازمان را نشان می‌دهد. بدون این صفحه مدیر می‌بایستی گزارش‌های چند صفحه‌ای را بخواند که معمولاً وقتی برای آن ندارد و یا اینکه به اطلاعات غیر مستند همکاران خود اکتفا کند.

سازمان‌ها در جستجوی روش‌هایی ساده، برای دستیابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات بوده تا با تحلیل آنها، عملکرد سازمان را اندازه‌گیری نمایند، تصمیمات مناسب و به موقع را اتخاذ و در نهایت هزینه‌ها را کاهش دهند. این سازمان‌ها از جمله استفاده‌کنندگان داشبوردهای مدیریتی هستند.

داشبورد مدیریتی، ابزاری است غنی از شاخص‌ها، گزارشات و نمودارها که به صورت پویا عمل کرده تا مدیران با استناد به آن بتوانند در هر لحظه عملکرد سازمان را مشاهده و وضعیت آن را نسبت به چشم‌اندازهای کوتاه و بلند مدت مقایسه و بررسی نمایند.

داشبوردها از ابزارهای کسب و کار بوده و شامل مجموعه ای از شاخص‌های عملکردی (PI)، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) و سایر اطلاعات مرتبط با کسب و کار هستند. شاخص‌های کلیدی عملکرد، اساساً نشان دهنده میزان موفقیت کسب و کار در دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان هستند و از این جهت در معرض توجه و بررسی قرار دارند. باید این نکته را در نظر داشت که هدف یک داشبورد، بررسی و استفاده از کلیه اطلاعات موجود نیست. بلکه حصول بینشی جامع از کسب‌وکار و اتفاقات درون آن می‌باشد، به نحوی که تصمیم‌گیری‌های بهینه مدیریتی و پیش بینی روال‌های آتی ممکن گردد.

با ابزار داشبورد، امکان تعریف شاخص‌ها با توجه به نیاز هر سازمان فراهم می‌گردد و بسته به نوع و ماهیت شاخص‌های تعریف شده، اطلاعات از پایگاه داده و سایر انباره های داده، به صورت لحظه‌ای یا دوره‌ای، بازیابی و در قالب‌ها و نمودارهای از پیش تعریف شده به نمایش در می‌آید. ابزار داشبورد، با ملموس‌تر نمودن اطلاعات، تسهیل در مشاهده و گروه بندی اطلاعات، امکان اندازه‌گیری عملکرد سازمان و مقایسه آن با وضعیت برنامه‌ریزی شده را فراهم می‌کند.

در نوشتار آتی به طور مفصل، داشبوردها و انواع آنها مورد بررسی قرار می‌گیرند. همچنین درباره شاخص‌های کلیدی عملکردی مورد نیاز در هر سیستم اطلاعاتی نیز بحث خواهد شد.