سیستم‌های بین سازمانی و کیفیت داده در سطح صنعت: یافته‌های اکتشافی استفاده از استانداردهای GS1 در بازار خرده فروشی هلند

فائزه شکری-فصلنامه شماره 50(پاییز1402)

چکیده

استانداردها به‌طورکلی نوید کارایی و اثربخشی بیشتر را در تجارت الکترونیکی‌‌ می‌دهند. دستیابی به این دستاوردها به توسعه و پذیرش استاندارد در محیط تجاری آن بستگی دارد. چندین مطالعه در مورد تحقیق در مورد تبادل الکترونیکی داده‌‌ها (EDI[1]) و ارزش‌افزوده آن در همکاری بین سازمانی انجام شده است. هدف از پیام‌های EDI این است که سازمان‌‌ها را قادر به تبادل الکترونیکی ‌‌تأمین‌کنندگان‌‌ می‌کند و تحقیقات کافی در مورد خرید محتوای مرتبط به‌عنوان‌مثال سفارش‌های خرید مشتری و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول در روابط بین کسب‌وکار ارائه‌‌ می‌دهد. به این منظور 22 سازمان در زنجیره تأمین FMCG[2] هلند برای دستیابی به یک نمای کلی صنعت در مورد به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول انجام شد. موارد نشان داد که کیفیت داده‌ها برای موفقیت همکاری بسیار مهم است و این موارد باید بهبود یابد. سپس در مرحله دوم، ایجاد یک مکانیسم بازخورد – حلقه پیشنهاد شده است.

1. مقدمه

معماریِ IT زنجیره تأمین کالاهای مصرفیِ هلند را‌‌ می‌توان به‌عنوان یک سیستم اطلاعاتی گسترده در صنعت با چندین راه‌حل اختصاصی توصیف کرد؛ اما پذیرش و توسعه استانداردهای باز هنوز ادامه دارد. یک مثال خوب بارکد است. استانداردی که به طور گسترده پذیرفته شده است و هر روز از آن استفاده‌‌ می‌شود و قصد دارد موانع معنایی را کاهش دهد؛ به‌ویژه در زنجیره‌های عمودی. استانداردهای سیستم‌های اطلاعات عمودی (VIS[3]) برای افزایش اتصال بین سازمان‌ها برای دستیابی به یکپارچگی فرآیند روان‌تر در سطح بین سازمانی توسعه داده شده است، زیرا آن‌ها هزینه‌های همکاری را کاهش می‌دهند. ازاین‌رو، دستیابی به این دستاوردها به توسعه و پذیرش استاندارد در محیط تجاری آن بستگی دارد. اگرچه حجم وسیعی از تحقیقات بر ارزش مبادله الکترونیکی داده‌‌ها در روابط خریدار و فروشنده متمرکز شده است، اما همان‌طور که دکوربییر[4] اشاره‌‌ می‌کند، تحقیقات نسبتاً کمی بر روی اشتراک اطلاعات محصول در روابط بین کسب‌وکار متمرکز شده است. اطلاعات محصول مانند وزن، اندازه محصول، جعبه بیرونی آن و نحوه چیدمان آن بر روی یک پالت تعریف می‌شود. در کنار این اطلاعات، اقدامات فنی و لجستیکی و ویژگی‌های بازاریابی را نیز‌‌ می‌توان در نظر گرفت.

به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول در بخش FMCG هلند معمولاً یا از یک اتصال مستقیم نقطه‌به‌نقطه یا به طور فزاینده‌ای از اجرای استاندارد GS1 GDSN[5] استفاده‌‌ می‌کند. GS1 یک سازمان بین‌المللی خنثی و غیرانتفاعی است که استانداردهایی را برای زنجیره‌های عرضه و تقاضا در چندین بخش توسعه داده و حفظ‌‌ می‌کند. ‌‌تأمین‌کنندگان اطلاعات محصول خود را به مخزن داده (متمرکز) GS1 ارسال‌‌ می‌کنند. ‌‌خرده‌فروشان‌‌ می‌توانند اطلاعات محصول را از این مجموعه‌داده بازیابی کنند. مزیت مهم مجموعه ‌داده این است که ‌‌خرده‌فروشان به‌جای مدیریت مجموعه‌ای از اطلاعات، ادغام آن‌ها، چالش‌های مربوط به فاکتور‌سازی، مشکلاتی که به دلیل تفسیر مختلف آن‌ها ایجاد می‌شود، تنها باید یک رابط واحد برای بازیابی اطلاعات ایجاد کنند که شامل چندین محصول و ‌‌تأمین‌کننده ذخیره شده در یک فروشگاه است.

بازار FMCG هلند را‌‌ می‌توان به‌عنوان یک بازار ناهمگن و تکه‌تکه با ‌‌خرده‌فروشان و ‌‌تأمین‌کنندگان کوچک و همچنین بزرگ توصیف کرد.

مقالات بیان‌‌ می‌کنند که توجه بیشتر به صنعت باعث گسترش و اصلاح دانش خواهد شد. هدف این تحقیق کمک به مجموعه دانش، پذیرش و استفاده از استانداردهای صنعتی و به طور خاص به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول بین تولیدکنندگان و ‌‌خرده‌فروشان در زنجیره تأمین FMCG است.

• بازار خرده‌فروشی هلند و سیستم‌های بین سازمانی
• شواهد تجربی از بازار خرده‌فروشی هلند

زنجیره تأمین FMCG هلند یک بازار متنوع و پراکنده است. ‌‌خرده‌فروشان طیف وسیعی از محصولات را ارائه‌‌ می‌دهند از جمله میوه و سبزی‌ها، غذاهای لبنی، مواد غذایی (خشک)، تا محصولات داروخانه مانند خمیردندان. این محصولات از گروه متنوع و ناهمگونی از ‌‌تأمین‌کنندگان، با تفاوت‌های زیادی در اندازه سازمانی و بلوغ، ایجاد می‌شوند. شرکت‌هایی نیز چندملیتی هستند که برندهای جهانی را در مقابل تأمین‌کنندگان کوچکی که یک محصول محلی عرضه می‌کنند، ارائه می‌دهند. شکل 2 یک نمای کلی از زنجیره تأمین از تولیدکننده تا خرده‌فروش را نشان‌‌ می‌دهد. جریان فیزیکی کالا از سازنده را نشان می‌دهد که کالایی را در جعبه بسته‌بندی می‌کند و از طریق توزیع‌کننده به سمت فروشگاه خرده‌فروش روی یک پالت انباشته می‌شود. قبل از اینکه یک سازنده بتواند محصولات خود را ارسال کند، تمام اطلاعات مربوط به محصول باید در محل موجود باشد و باید مجوز برای خرده‌فروش ترتیب داده شود. این اطلاعات ،اطلاعات مربوط به محصول، مانند اندازه و تاریخ مصرف را به‌تفصیل شرح‌‌ می‌دهد. خرده‌فروش می‌تواند از این اطلاعات برای هدایت فرآیندهای داخلی خود مانند برنامه‌های جمع‌آوری قفسه‌ها استفاده کند.

• معماری فناوری اطلاعات بین سازمانی

مخزن داده GS1، وسیله‌ای برای فعال‌کردن این فرآیند ارائه‌‌ می‌دهد. باتوجه‌به معماری IT نشان‌داده‌شده در شکل 2، تأثیر گسترده اطلاعات محصول در زنجیره تأمین می‌توان اهمیت اطلاعات باکیفیت را تشخیص داد.

تولیدکنندگان، داده‌‌ها را در مجموعه‌داده‌های GS1 منتشر‌‌ می‌کنند تا ‌‌خرده‌فروشان بتوانند داده‌های منتشر شده را دریافت کنند. در ثبت کد جهانی معمولاً فقط چند مورد از یک محصول را ثبت‌‌ می‌کنند، به‌عنوان‌مثال کد GTIN[6] و SSCC[7]. به شکل 3 مراجعه کنید. چهار گزینه برای تولیدکنندگان برای انتشار داده‌‌ها وجود دارد:

1. خرده‌فروش جدید، محصول جدید
2. خرده‌فروش جدید، محصول موجود
3. خرده‌فروش موجود، محصول جدید
4. خرده‌فروش موجود، جهش محصول موجود

همه این گزینه‌‌ها باید توسط جریان‌های اطلاعاتی و سیستم‌های نشان‌داده‌شده در شکل زیر پشتیبانی شوند.

یافته‌ها

اولین یافته‌‌ها تنوع و ناهمگونی زنجیره تأمین FMCG است. این از قبل شناخته شده بود اما‌‌ می‌توان آن را در چند گروه طبقه‌بندی کرد. سازمان‌های کوچک فاقد مهارت‌‌ها و دانش فناوری اطلاعات در مورد نوآوری فناوری اطلاعات هستند. علاوه بر این، مشخص شد که پر کردن مخزن داده‌های GS1 برای آن‌ها کار معمولی نیست؛ زیرا سازمان‌های کوچک با محصولات کم تنها یک‌بار در سال از این مجموعه‌داده استفاده می‌کنند. در مقابل سازمان‌های بزرگ (r) دارای پرسنل فناوری اطلاعات هستند؛ ولی از طرف دیگر از فرآیند اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول در سازمان‌های خودآگاهی کمی دارند. به همین ترتیب، کسب‌وکار فاقد دانش فناوری اطلاعات است. نتیجه‌‌ می‌شود که همکاری بین سازمانی یک چالش مهم است، به این دلیل که افراد در یک سازمان از اهداف یکدیگر آگاه نیستند و زندگی کاری روزانه خود را دارند و از تأثیر تصمیمات خود بر دیگران در سازمان آگاه نیستند.

• کیفیت داده

مجموعه‌ای از یافته‌های مهم از پرونده‌ها همگی به کیفیت داده‌های اطلاعات محصول به اشتراک گذاشته شده بین تولیدکنندگان و خرده‌فروشان مربوط می‌شوند. با توجه به اینکه ‌‌خرده‌فروشان به طور فزاینده‌ای از اطلاعات محصول به‌دست‌آمده به‌عنوان ورودی برای فرآیندهای تجاری خود استفاده‌‌ می‌کنند، کیفیت این داده‌‌ها بسیار مهم‌‌ می‌شود.

تحقیق حاضر کیفیت داده‌‌ها را به‌عنوان ترکیب چند ویژگی تعریف‌‌ می‌کند:

• کامل‌بودن اطلاعات محصول: به‌عنوان‌مثال وزن، اندازه، ماندگاری، انباشته پالت، بسته‌بندی انعطاف‌پذیر. GS1 مکانیسم اعتبارسنجی را برای شناسایی اینکه آیا فیلدهای اجباری واقعاً حاوی اطلاعات هستند معرفی می‌کند.
• صحت: یک جنبه دیگر است. فیلدها ممکن است پر شوند؛ اما اطمینان نمی‌دهد که داده‌‌ها به‌درستی پر شده‌اند. GS1 از مکانیسم کنترل منطقی استفاده‌‌ می‌کند. باتوجه‌به اندازه اقلام، تعداد اقلام در بسته‌بندی یا پالت قابل‌محاسبه و کنترل است.
• سازگاری داده‌‌ها: همچنان یک مسئله است. درگذشته به دلیل مشکلات فنی سیستم، همه داده‌‌ها در مخزن داده GS1 به‌روز نبودند، چالشی که در حال حاضر توسط GS1 از طریق پایگاه‌های داده جدید برطرف‌‌ می‌شود. بااین‌حال، منابع اصلی ناسازگاری‌ها، تولیدکنندگانی هستند که اطلاعات به‌روزرسانی شده‌ای در مورد محصولات دارند که در مجموعه‌داده‌ها منتشر نمی‌شوند و این اطلاعات هرگز به خرده‌فروشان نمی‌رسد. تحقیقات نمونه‌های متعددی از این موضوع را نشان می‌دهند. خرده‌فروشان محصولات تغییر‌یافته را دریافت می‌کنند، اما از هیچ تغییری آگاه نبودند که گاهی باعث ایجاد مشکلات جدی می‌شود.
• تفسیر: یک چالش بزرگ برای اطلاعات محصول در FMCG است. مخصوصاً اطلاعات سطح اقلام کالاهای خشک، کالاهایی که باتوجه‌به عرض، ارتفاع و عمق دارای مرز/حاشیه بسیار کمی هستند. قوانین اندازه‌گیری (استاندارد) همیشه در زنجیره تأمین FMCG واضح نیستند. در عمل عرض، ارتفاع و عمق با یکدیگر اشتباه گرفته‌‌ می‌شوند. در نتیجه، ‌‌خرده‌فروشان از اطلاعات اشتباه برای برنامه‌های چیدمان قفسه استفاده‌‌ می‌کنند.
• ارتباط فیلدهای داده: در هنگام کدزنی GS1، چند فیلد ستاره‌دار برای پر کردن وجود دارد که هنگام ثبت کد تکمیل آن‌ها اجباری است. چند مورد از این فیلدها فقط مربوط به کالاهای خشک هستند و ارتباط کمی با میوه و سبزیجات (که تر می‌باشند) دارند. به‌عنوان‌مثال پیاز در جعبه‌های باز چیده می‌شود و در سطح این اقلام، چیدمان قفسه‌های خرده‌فروشی چندان مهم نیست. اما GS1 پر کردن فیلد نحوه چیدمان قفسه را برای ثبت کد اجباری کرده است.
• به‌موقع بودن داده‌‌ها:خرده‌فروشان بیان‌‌ می‌کنند که 12 هفته قبل به تمام اطلاعات مربوط به محصول نیاز دارند، اما تا آن زمان همه اطلاعات محصول در دسترس نخواهد بود. در واقع، ممکن است این اتفاق بیفتد که هنوز محصولاتی وجود نداشته باشند. برای محصولاتی که هنوز درحال‌توسعه هستند و قبلاً توسط سازنده فروخته‌‌ می‌شوند. در هفته‌های قبل از عرضه محصول، توسعه به پایان می‌رسد و جنبه‌هایی مانند اندازه/مقدار محصول و بسته‌بندی آن (مثلاً یک جعبه یا یک کیسه پلاستیکی) تنظیم می‌شود.
• حلقه بازخورد:مشاهده می‌شود که هم تولیدکنندگان و هم خرده‌فروشان نیاز به ایجاد حلقه‌های بازخورد برای بهبود کیفیت داده دارند. بااین‌حال، در حال حاضر استاندارد GS1 GDSN چنین مکانیسمی را ارائه نمی‌دهد. ‌‌خرده‌فروشان مشتاق به راه‌اندازی مکانیسم‌های بازخورد هستند، زیرا اطلاعات محصول یک ورودی مهم و ضروری برای فرآیندهای تجاری آن‌هاست. حلقه‌های بازخورد می‌توانند کیفیت داده‌ها را بهبود بخشند، به‌عنوان‌مثال، خرده‌فروشان می‌توانند میزان بررسی‌های کیفیت داده‌ها را کاهش دهند. علاوه بر این، داده‌های بهتر می‌تواند به کاهش تعداد اختلالات در انبارها و میزان خطا در تسویه‌حساب کمک کند.

• نتیجه‌گیری

مقالات محدودی در مورد سیستم‌های اطلاعاتی در سطح صنعت وجود دارد. رابی و همکاران[8] (2008) توضیح می‌دهند که فناوری‌های کنونی سیستم‌های بین سازمانی (IOS[9]) امروزه تا حد زیادی با موج اول GS1 که به جای فناوری‌های انعطاف‌پذیرتر با استفاده از استانداردهای باز، بر روی پیاده‌سازی EDI[10] متمرکز بود، متفاوت است.

موفقیت همکاری‌های درون یک ‌زنجیره‌تأمین به عوامل مختلفی بستگی دارد. تحقیق ارائه شده در اینجا بر به ‌‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محصول بین شرکا در ‌زنجیره‌تأمین متمرکز بود. موارد تعجب آور نیست که کیفیت داده برای موفقیت این همکاری‌ها بسیار مهم است و موارد زیادی باید بهبود یابد. همچنین ایجاد یک مکانیسم حلقه بازخورد پیشنهاد شده است. چرا که استفاده از یک استاندارد به تنهایی کافی نیست. موفقیت تا حد زیادی به چگونگی استفاده از استاندارد، محیط پیاده‌سازی، دانش و مهارت افراد استفاده کننده از استاندارد و به ویژه شش ویژگی کیفیت داده شناسایی شده بستگی دارد.

موارد فوق در خصوص موفقیت همکاری در زنجیره تأمین، اهمیت اطلاعات محصول را برای ‌‌خرده‌فروشان نشان‌‌ داد. زیرا این اطلاعات ورودی بسیار مهمی برای هدایت فرآیندهای تجاری آن‌ها با پشتیبانی سیستم‌های IT است.

• منابع

Chiasson, M. W., and Davidson, E. 2005. “Taking industry seriously in information systems research,” Mis Quarterly, pp. 591–605.

De Corbière, F. 2007. “Interorganizational Information Systems and Data Quality Improvement: The Case of Product Information in the French Large Retail Industry,” Proceedings of the 12th International Conference on Information Quality (ICIQ), Cambridge, MA.

De Corbiere, F., and Rowe, F. 2013. “From ideal data synchronization to hybrid forms of interconnections: architectures, processes, and data,” Journal of the Association for Information Systems (14:10), pp. 550–584.

Dabhilkar, M. 2013. “One standard fits all? Disentangling multi-vs. single-brand retail supply chains, visibility benefits, and the role of GS1 global standards,.”

Markus, M. L., Steinfield, C. W., and Wigand, R. T. 2006. “Industry-wide information systems standardization as collective action: the case of the US residential mortgage industry,” Mis Quarterly, pp. 439–465.

Robey, D., Im, G., and Wareham, J. D. 2008. “Theoretical foundations of empirical research on interorganizational systems: assessing past contributions and guiding future directions,” Journal of the Association for Information Systems (9:9), p. 4.

Steinfield, C., Markus, M. L., and Wigand, R. T. 2011. “Through a glass clearly: standards, architecture, and process transparency in global supply chains,” Journal of Management Information Systems (28:2), pp. 75–108.

---

[1] Electronic data interchange

[2] Fast moving consumer goods

[3] Vertical Information Systems

[4] De Corbière

[5] GS1 Global Data Synchronisation Network

[6] شناسه جهانی قلم کالای تجاری مخفف Global Trade Item Number، شماره‌اي است كه براي شناسايي منحصربه‌فرد و يكتاي اقلام تجاري در سراسر دنيا از آن استفاده مي‌شود.

[7] کد سریال بسته ارسالی (Serial Shipping Container Code) یکی از کلیدهای شناسایی GS1 است که برای شناسایی یک واحد لجستیکی مورداستفاده قرار میگیرد.

[8] Robey et al

[9] inter-organisational systems

[10] EDI مخففElectronic Data Interchange  و به معنی تبادل الکترونيکی داده‌ها است.  تبادل الکترونيکی داده‌ها به معني تبادل مستقيم مستندات تجاري مانند سفارشات، صورتحساب‌ها، قراردادها، برنامه‌ريزي، حمل و نقل، حواله‌ها و … از يک ماشين به ماشين در شرکت‌های مختلف است.