کاربرد استانداردهای GS1 در صنعت بهداشت و درمان جهان

فصلنامه شماره 43 (تابستان 1400)

چکیده

مدیریت زنجیره تأمین یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که هر شرکت و فعال تجاری با آن سروکار دارد. شرکت‌های تجاری برای بهینه‌کردن مدیریت زنجیره تأمین خود نیاز به استفاده از استانداردها، فناوری‌های جدید و ارتباط بیشتر و هماهنگ‌تر با شرکای تجاری خود دارند. به این منظور اکثر شرکت‌های بزرگ و موفق در سراسر جهان رو به استفاده از زبان جهانی کسب‌وکار یعنی GS1 آورده‌اند. استانداردهای GS1 در بخش‌های مختلف صنعت بسیار پرکاربرد بوده و موفق به ایجاد ارزش افزوده زیادی در بحث مدیریت زنجیره تأمین شده است. این مقاله قصد دارد دو نمونه موفق پیاده‌سازی این استانداردها را در صنعت بهداشت درمان را بازگو کند.

1 مقدمه

جهانی را تصور کنید که در آن، سوابق پزشکی یک بیمار هر آنچه در مورد تعداد، دز و برند هر دارویی که به وی تجویز شده است و مشخصات هر وسیله پزشکی که وی استفاده کرده است، همچنین نام و مشخصات پزشکان و دست ­اندرکاران خدمات درمانی، همه ‌و همه قابل ثبت و ضبط و ردیابی باشد، در این صورت در هر زمان می‌توان مشخص کرد که آیا یک بیمار، داروی لازم را در دز موردنیاز و در زمان صحیح دریافت کرده است یا خیر.

در اینجا بیمارستان‌ها و داروخانه‌ها، مکان دقیق تأمین‌کنندگان در دسترس انواع تجهیزات پزشکی و داروها و نیز زمانی که سفارشاتشان به دست آن‌ها می‌رسد را کاملاً می‌دانند. جهانی را تصور کنید که ناظران و تنظیم‌کنندگان مقررات در هر لحظه قادر هستند برای جمع‌آوری محصولات مشکوک و دارای مشکل فراخوان بزنند و مطمئن باشند که این فراخوان، با سرعت و دقت بالا داروهای مشکل‌دار را از هر نقطه­ ای از زنجیره تأمین جمع ­آوری خواهد کرد و بالاخره جهانی را تصور کنید که در آن تولیدکنندگان داروها و تجهیزات پزشکی قادر هستند در هر زمان وضعیت بازار و تقاضا را رصد کرده و برنامه زمان بندی تولید خود را طبق اطلاعات دقیق و لحظه ­ای از بازار تنظیم کنند.

در این سیستم، بیماران به طور مستمر احساس امنیت بیشتری داشته و از کارایی خدمات سلامت اطمینان دارند. فعالیت‌ها و هزینه های اضافی از بخش سلامت حذف شده و منجر به کاهش هزینه های خدمات درمانی و افزایش رفاه اجتماعی جامعه می‌شود. پزشکان و پرستاران وقت کمتری را صرف امور کاغذی کرده و زمان بیشتری را با بیماران صرف می ­کنند.

این دنیای خیالی، اکنون با به‌کارگیری استاندارد‌های GS1، در زنجیره‌های تأمین سلامت و یکپارچه ساختن فرایندهای مختلف این زنجیره تأمین، در خیلی از کشورها شکل واقعیت به خود گرفته است و کشورهایی همچون ترکیه، استرالیا، انگلستان، آمریکا توانسته‌اند با پیاده‌سازی استانداردهای GS1 در زنجیره­ های تأمین سلامت خود، همه آنچه که در بالا توصیف شد را برای اجزای مختلف زنجیره تأمین سلامت و خصوصاً بیماران به ارمغان آورند.

در ادامه دو نمونه کاربردی موفق در پیاده‌سازی این استانداردها در بیمارستان آلبرت انیشتین برزیل و همکاری یک شرکت تولیدکننده تجهیزات دندانپزشکی به نام LM-Dental و دانشگاه دندانپزشکی کپنهاگ در کشور فنلاند، به‌منظور آشنایی فعالان، کارشناسان و متخصصان بخش بهداشت و درمان با عملکرد و مزایای این استانداردها آورده شده است.

2 سیستم ردیابی دارو در بیمارستان آلبرت انیشتین (HIAE) (مورد مطالعاتی کشور برزیل)

ایمنی بیمار، هدف اساسی بیمارستان آلبرت انیشتین (HIAE) است. این بیمارستان طی ۱۵ سال گذشته، استانداردهای GS1 را پیاده‌سازی و از آن­ ها استفاده کرده است که به‌کارگیری از این استانداردها قابلیت ردیابی داروها را برای بهبود مراقبت و امنیت بیمار فراهم می­کند. بیمارستان HIAE با تأمین‌کنندگان خود همکاری کرده است تا اطمینان حاصل کند که به‌تمامی داروها در سطح تک دز، یک شناسه منحصربه‌فرد اختصاص‌داده‌شده است. (GTIN)، شماره بچ/ لو و تاریخ انقضا که در بارکد GS1 DataMatrix کد­گذاری شده ­اند). با استفاده از استانداردهای شناسایی GS1، بیمارستان می تواند با اسکن بارکد داروها، مسیر حرکت آن­ ها را از بستر بیمار تا مرکز جراحی رصد کند و سیستم ردیابی سراسر (end-to-end) را تکمیل کند.

با هر اسکن بارکد اطلاعات ضبط شده در سیستم مدیریت موجودی بیمارستان و سیستم الکترونیکی سابقه پزشکی جدید (EMR) بیمارستان بارگیری (دانلود) می­ شود. در هر ماه بیش از 240000 واحد تک دز، در سایت­ های تولید­کنندگان برچسب­ گذاری می­ شوند و بیمارستان HIAE ماهیانه بیش از 600 ساعت و 13620 دلار در هزینه­ های نیروی کار صرفه ­جویی می­ کند.

2-1 تعهد به مراقبت از بیمار

بیمارستان آلبرت انیشتین یک سیستم بهداشت و درمان یکپارچه در سائوپائولوی برزیل است که بیش از 13000 کارمند که بیش 1200 نفر آن پزشک هستند، دارد.

در سال 1999،این بیمارستان اولین بیمارستان در جهان بود که توانست اعتبار کمیسیون مشترک بین­ المللی (JCI) را دریافت کند. در سال 2018، HIAE به اولین بیمارستان معتبر JCI تبدیل شد که توانسته بود هفتمین گواهینامه متوالی اعتبار­سنجی مجدد را دریافت کند.

این بیمارستان طیف وسیعی از خدمات درمانی را ارائه می­دهد که شامل مواردی مانند پیشگیری، تشخیص، درمان و توان‌بخشی می‌شود.

بیمارستان HIAE باتوجه‌به تعهد مراقبت از بیمار، یک سیستم ردیابی داخلی برای اطمینان از ارائه خدمات با­کیفیت و ایمن برای کلیه بیماران خود ایجاد کرده است.

2-2 داروخانه ­ها در این مسیر پیش ­قدم هستند

چشم‌انداز بیمارستان یک سیستم ردیابی بود که امکان مشاهده داروهای تک دزی را در تمام مراحل دریافت، توزیع، نسخه‌پیچی و مدیریت بیمارستان فراهم کند. در آن زمان، ایجاد قابلیت ردیابی امکان‌پذیر نبود زیرا داروهایی که توسط تولید‌کنندگان تأمین می­ شدند، حداقل الزامات شناسایی را برای چنین کنترل­ هایی نداشتند. حتی اگر تأمین­ کنندگان، بارکدهایی را بر روی داروهای خود اعمال می کردند، آن­ ها فقط نوع دارو را مشخص می­ کردند و بارکدها نیز فقط برای بسته­ بندی­ های ثانویه اعمال می­ شدند. برای دست یابی به قابلیت ردیابی، ضروری است که بارکد حاوی اطلاعات شناسایی کامل باشد، نه فقط نوع محصول بلکه همراه با شماره بچ/لو و تاریخ انقضای آن. علاوه بر این، به‌منظور اهداف مدیریتی، هر مقدار داروی تجویز شده (دز مصرفی) بایستی شناسایی و برچسب‌گذاری شود.

2-3 برچسب‌گذاری مجدد در داروخانه

برای پاسخ به این نیاز، داروهای ورودی که به طور مناسب بارکد گذاری نشده بودند و یا فقط حاوی GTIN بودند، توسط کارکنان داروخانه­ ی بیمارستان مجدداً شناسایی و بارکد گذاری شدند. یک بارکد داخلی به این منظور ساخته شده است که نوع محصول، شماره بچ/لو و همچنین اطلاعات بارکد را به فرمت قابل خواندن توسط انسان تهیه می­ کند. اطلاعات ذخیره شده در بارکد با ترکیب منحصربه‌فرد اطلاعات موجود در سیستم ERP بیمارستان که تاریخ انقضا را اطلاع می­ دهد، مطابقت دارد.

این اقدام برای آمپول­ ها و ویال­ ها به دلیل اندازه­ های کوچک آن­ ها کار دشواری بود. بااین‌حال، هنگام مواجه با داروها به شکل­ های جامد (به‌عنوان‌مثال قرص و کپسول)، این وضعیت بحرانی­تر شد. به‌منظور داشتن اطلاعات شناسایی دقیق موردنیاز بر روی هر دز مصرفی، داروخانه مجبور شد بسته­ های اصلی قرص را برش دهد و هر واحد را جداگانه رونویسی کند. برای تسهیل این فرآیند، بیمارستان یک دستگاه بسته­ بندی تک‌دز قرص را خریداری کرد.

در سال 2005، در ابتدای این پروژه، بیمارستان حدود 80،000 ماده جامد خوراکی را مجدداً بسته‌بندی کرد و حدود 250،000 آمپول یا ویال را هر ماه برای استفاده 460 بیمار، مراقبت­ های اضطراری و دو یونیت سرپایی برچسب­ گذاری مجدد کرد. امروزه همچنان بیش از 200،000 ماده جامد خوراکی و 200،000 آمپول یا ویال هر ماه به‌منظور پشتیبانی از 630 بیمار، مراقبت اورژانسی و هفت یونیت سرپایی برچسب‌گذاری مجدد می­ شوند.

اخیراً با به‌کارگیری از یک راه­کار تمام خودکار، به نام Swisslog PillPick® پیشرفت­ های چشمگیری در شناسایی و کنترل مواد جامد خوراکی صورت‌گرفته است. این دستگاه، فرآیندها را در هر مرحله تولید دومرتبه کنترل می ­کند، از جمله سیستم اعتبارسنجی مبتنی بر دوربین، برش ورقه­ های قرص، رونویسی از آن­ ها و شناسایی تک دزهای مصرفی با بارکد GS1 DataMatrix که شماره GTIN، شماره بچ/لو، تاریخ انقضا و شماره سریال را حمل می­ کند. در حال حاضر بیش از 100،000 واحد دارو در ماه به این روش شناسایی می­ شوند.

برچسب‌گذاری مجدد در این فرآیند، ممکن است ریسک و خطری با خود به همراه داشته باشد زیرا ممکن است داروها به‌درستی شناسایی نشوند. علاوه بر این، این امر نیاز به زمان و منابع قابل‌توجهی دارد. برای جلوگیری از بروز خطا، بعد از برچسب‌گذاری یک مرحله کنترل کیفیت باید راه ­اندازی و توسعه داده شود. این امر به معنای افزایش هزینه­ ها خواهد بود (در درجه اول هزینه ­های بالای نیروی کار). بیمارستان توجه ویژه­ ای به کیفیت بارکد دارد. زیرا بارکد محو شده یا مخدوش شده هنگام اسکن خوانده نمی­ شود، بنابراین توانایی ضبط داده­ ها و اطمینان از قابلیت ردیابی را به خطر می‌اندازد.

امروز، ما نیاز داریم که همه تأمین‌کنندگان ما محصولات خود را در سطح دز مصرفی با بارکد GS1 DataMatrix کدگذاری کنند. در حال حاضر، حدود 70% محصولات، همراه با بارکد GS1 DataMatrix از تأمین‌کنندگان دریافت می‌شوند که نشان‌دهنده حدود 240،000 واحد دز مصرفی در ماه است.

2-4  تأمین‌کنندگان به سیستم شناسایی GS1 ملحق می­ شوند

با کمک GS1 برزیل، بیمارستان موفق شد تأمین‌کننده‌ای به نام شرکت Hypofarma را شناسایی کند که چالش چاپ بارکد GS1 DataBar را بر روی هر واحد آمپول الکترولیتی در خط تولید خود، بپذیرد. این بارکد می­ تواند اطلاعات موردنیاز و اضافی مربوط به یک بچ/لو و تاریخ انقضا را در خود قرار دهد. این مشارکت به بیمارستان نشان داد که داشتن تأمین‌کننده‌ای که بارکدهای محصولات را در منبع تخصیص می­ دهد و الصاق می­ کند، بسیار ارزشمند است. بارکد GS1 DataMatrix در سال 2008 معرفی شد.

بارکد GS1 DataMatrix برای محصولات حوزه بهداشت و درمان بسیار مناسب است زیرا می­ تواند مقادیر زیادی داده را در یک محدوده بسیار کوچک نگه­داری کند. (برای بطری­ های کوچک، کپسول­ های تک دزی و ویال ­ها ایده ­آل هستند.) در آن زمان، سایر شرکت‌های تأمین‌کننده مانند Baxter ،Isofarma و Eurofarma با شناسایی منحصربه‌فرد داروهای خود در سطح دز مصرفی، به‌وسیله بارکدهای GS1 DataMatrix، با بیمارستان همکاری داشتند. طولی نکشید که سایر تأمین‌کنندگان نیز از آن­ ها پیروی کردند.

امروز، ما نیاز داریم که همه تأمین‌کنندگان ما محصولات خود را در سطح دز مصرفی با بارکد GS1 DataMatrix کدگذاری کنند.

با این ‌وجود، بیمارستان بی‌وقفه به مذاکره با تأمین‌کنندگان جدید ادامه می­ دهد. تأمین‌کنندگانی که تطابق با بارکد­گذاری را امری دشوار می‌دانند، آن­ هایی هستند که در سراسر دنیا با امکانات و تسهیلات مختلفی تولید دارو می ­کنند.

با استفاده از داروهایی که در منابع تولیدی تأمین­ کنندگان برچسب‌گذاری شده­ اند، هر ماه بیش از 600 ساعت و 13،620 دلار (در رابطه‌ با هزینه­ های نیروی کار مرتبط با آن) صرفه ­جویی می­ شود، چرا که داروخانه دیگر نیازی به برچسب­ گذاری مجدد داروها ندارد. علاوه بر این، این امر ریسک اشتباه در فرآیند شناسایی را به حداقل می ­رساند.

2-5  حجم زیاد داده، در یک فضای کوچک

بارکدها چالش­ های به‌خصوص خود را برای بیمارستان به همراه دارند. بعضی از تأمین­ کنندگان اطلاعات مختلفی را با فرمت قابل خوانا توسط انسان (HRI)، چاپ می­ کردند. برخی دیگر، بارکدها را به‌گونه‌ای چاپ می­ کردند که دستگاه ­های قرائت‌گر نمی­ توانستند بارکد چاپ شده را “بخوانند” مانند بارکدهایی که بر روی پس‌زمینه مشکی چاپ شده بودند. این یک تجربه یادگیری برای ما و تأمین‌کنندگان ما بود. بیمارستان همچنین در مورد نحوه “بهترین همکاری” با تأمین‌کنندگان خود به‌منظور تشویق و الزام آن­ ها به استفاده از بارکدها، چالش دارد.

ما همچنین مجبور شدیم منطق رمزگشایی بارکد را در سیستم ERP بیمارستان­ ارتقا دهیم تا بتوانیم اطلاعات صحیحی از هر AI (شناسه کاربردی) بدست آوریم. دستگاه­ های قرائت‌گر بارکد ما، به دلیل ساختار AI در بارکدهای GS1، بایستی مجدداً پیکربندی می­ شدند. در طول پیاده­ سازی، GS1 برزیل با راهنمایی­ های خود بسیار کمک کرده است.

بارکد GS1 DataMatrix برای استفاده در بخش بهداشت و درمان، جایی که قرارگیری حجم قابل‌توجهی اطلاعات در یک فضای کوچک ضروری است، ایده ­آل می­ باشد.

2-6  قابلیت ردیابی سراسری (End-to-end) برای ایمنی بیمار

در مسیر داروخانه، با استفاده از اسکن بارکد در هر مرحله از مسیر، فرایندهای لجستیکی ایمن ­تری از جمله سیستم سفارش­ دهی الکترونیکی، پیاده­ سازی شده است. هم ­اکنون بیمارستان بارکدهای دارویی را در مراحل زیر اسکن می­ کند:

دریافت: ­با دریافت داروها،­بارکدهای ­GS1 DataMatrix برای ثبت نوع دارو، شماره بچ/لو، تاریخ انقضا و مواد تشکیل‌دهنده فعال آن در سیستم موجودی بیمارستان اسکن می­ شوند.
توزیع: با انتقال داروها از انبار به داروخانه، بارکدهای GS1 DataMatrix برای ثبت و ضبط حرکت داروها از یک مکان به مکان دیگر اسکن می­ شوند.
نسخه‌پیچی: هنگامی‌که مقدار دز تجویز شده برای مصرف بیمار آماده­ سازی و جمع ­آوری می­ شود، بارکد GS1 DataMatrix اسکن می­ شود. زیرا دارو توسط داروخانه یا در زمان ترکیب دارو در داخل اتاق تمیز درون نرم‌افزار IV Workflow نسخه‌پیچی می­ شود.
داروهای ترکیبی، یک برچسب حاوی کد منحصربه‌فرد (بیمار­، دارو، فرم­، دز و طریقه مصرف را شناسایی می­ کند) و یک شماره سریال به (بیمار، دارو، دز، طریقه مصرف، تاریخ انقضا، شماره لو، بهترین زمان مصرف (BUD)، تکنسین ترکیب و میزکار جریان هوای چندلایه (LAFW) که دارو در آن تهیه شده است، اشاره دارد) که توسط EMR تولید شده است را برای اهداف ردیابی دریافت می کنند. کد سیستم EMR در مرحله مصرف در قالب بارکد DataMatrix GS1 چاپ می‌شود.
مصرف: بعد از اینکه مراقب وارد سیستم EMR می­ شود، بارکد GS1 DataMatrix دارویی را که برای بیمار استفاده کرده است به همراه بارکد مچ‌بند بیمار اسکن می­ کند و نوع دارو (دارو، دز و فرم) را ثبت می­ کند. ثبت و ضبط شماره بچ/لو و تاریخ انقضای دارو در حال تکامل است.

داروهایی که فاقد بارکد GS1 DataMatrix توسط تأمین­ کنندگان است، دارای یک کد EMR (با فرمت بارکد DataMatrix) هستند که در برگیرنده کد داخلی محصول و شماره بچ/لو است. این شناسایی در فرآیندهای برچسب­ گذاری مجدد که قبلاً درباره آن توضیح داده شد، اعمال می­ شود؛ سیستم EMR برای شناسایی دارو، فرم و دز آن­ ها به شیوه مناسبی پیکربندی شده است. داروهای ترکیبی داروخانه نیز با یک کد منحصربه‌فرد EMR شناسایی می­ شوند.[1]

2-7  ردیابی تا اتاق عمل

مرحله بعدی پروژه ردیابی، شناسایی تجهیزات جراحی به‌وسیله بارکد‌های GS1 DataMatrix است. از آن جایی که محصولات برای استفاده در اتاق عمل اسکن می­ شوند، اطلاعات آن­ ها در سیستم موجودی بیمارستان و همچنین سیستم EMR ثبت می­ شود.

اکنون می­ توان اطلاعات شناسایی درباره لوازم جراحی و محصولات استفاده شده در یک روش به‌خصوص در اتاق عمل را برای ردیابی پرونده پزشکی الکترونیکی بیمار، ضبط و ثبت کرد. این قابلیت جدید به بیمارستان کمک کرده است تا ردیابی را تا سطح بیمار توسعه دهد. بیمارستان می­ تواند بر اساس اطلاعات لو و تاریخ انقضا، مواد مورد استفاده برای هر بیمار را آنالیز و کنترل کند.

2-8  مزایای سیستم بیماران

مهم ­ترین مزیت، ایمنی بیمار است که از طریق ردیابی مصرف دارو از مرحله دریافت تا مرحله نهایی، تحقق می­ یابد.

اثرات مثبت ردیابی از طریق اسکن بارکد GS1 عبارت‌اند از:

قابلیت ردیابی سراسری (End-to-end) داروها (در داخل و خارج از بیمارستان) از داخل مراکز تولیدی تأمین ­کنندگان تا بسترهای بیمارستان و مرکز جراحی
چابکی در فرایند نسخه‌پیچی و به‌روزرسانی موجودی داروخانه ­ها به‌صورت آنلاین
تصدیق داروهای نسخه‌پیچی شده مطابق با دستور
تأیید نسخه‌پیچی داروهایی که منقضی و یا فراخوانی نشده ­اند.
امکان مکان­ یابی سریع محصولات فراخوانده شده و ارتباط با بیمارانی که از آن دارو به روشی استفاده کرده ­اند.
کنترل خودکار بالینی داروهای تجویز و مصرف شده و اطمینان از کنترل 7 فاکتور کنترلی که شامل، بیمار درست، داروی صحیح، دز مصرفی صحیح، زمان درست، طریقه مصرف صحیح، فرم و اسناد درست، می­ باشد.
قابلیت اساسی و ضروری برای اخذ گواهینامه­ های کیفیت

در آینده نزدیک که بیمارستان را قادر می‌سازد اطلاعات مفصل­ تری را درباره داروها ثبت و ضبط کند و در صورت وجود شماره سریال، آن را نیز ثبت کند. همچنین برنامه­ ریزی شده است که در اتاق عمل، برای ردیابی محصولات گران‌قیمت تکنولوژی RFID به همراه کد الکترونیکی محصول (EPC) استفاده شود.

3  همکاری شرکت LM-Dental و دانشگاه دندانپزشکی کپنهاگ در پیاده‌سازی EPC / RFID بر اساس استانداردهای GS1 مورد مطالعاتی کشور فنلاند

3-1 شرکت LM-Dental

شرکت LM-Dental، یک تولید­کننده پیشرو در محصولات دندانپزشکی، در فنلاند است. این شرکت پیاده‌سازی استانداردهای GS1 را با ابزارهای دستی دندانپزشکی خود شروع کرده است. دلیل انجام این کار توسط شرکت LM-Dental، قوانین صادر شده در مورد شناسایی منحصربه‌فرد تجهیزات (UDI) اداره غذا و داروی ایالات متحده (FDA) است. از سال 2015، شرکت LM-Dental استفاده از سیستم EPC RFID (شناسایی فرکانس رادیویی) و شناسه­ های GS1 را برای ابزارهای دستی دندانپزشکی خود به کار برده است. مشتریان LM-Dental مانند بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها و کلینیک­ های دندانپزشکی هم‌اکنون می‌توانند با استفاده از استانداردهای GS1، دستگاه­ های دندانپزشکی را با استفاده از سیستم ردیابی خودکار سیستم ردیابی LM-Dental ردیابی کنند. ابزارها از زمان ارسال برای استفاده، زمان پردازش، زمان استریلیزاسیون و زمان بازگشت به انبار قابلیت ردیابی دارند.

دانشگاه بهداشت دهان و دندان کپنهاگ یکی از بیمارستان­ هایی است که از محصولات و تولیدات شرکت LM-Dental برای پیشرفت­ های مداوم در کار روزانه و برنامه­ ریزی طولانی‌مدت خود برای افزایش ایمنی بیمار بهره گرفته است. با استفاده از استانداردهای GS1، کارکنان بیمارستان کنترل بیش­تری بر وضعیت عفونت و سطح موجودی ابزارها دارند و موفق شده‌اند هزینه­ های کنترل موجودی را حدود 10 درصد کاهش دهند.[2]

3-2 چشم ­انداز دانشگاه دندانپزشکی کپنهاگ

آقای بودانیلسن سال در سال 2010 به‌عنوان رئیس دانشکده بهداشت و درمان دهان و دندان منصوب شده بود. درحالی‌که بودجه دانشکده را برای سال بعد مرور می­ کرد، کمی احساس اضطراب داشت. دانشکده و کلینیک بدون نقص کار می­ کردند و بودجه متعادل بود و وی احساس اطمینان داشت که سال بعد نیز همانند سال قبل خواهد بود. بااین‌حال، دانیلسن از کارکنان خود می­خواست که وقت خود را برای تدریس و تمرکزشان را بر روی بیماران بگذارند. به عبارتی، به‌جای گذراندن وقت در اتاق استریلیزاسیون و تهیه گزارش ­های موجودی و برآوردهای بودجه، بر روی فعالیت­ هایی که منجر به ایجاد ارزش افزوده می‌شوند، تمرکز کنند. دانیلسن توضیح می­ دهد: “من احساس کردم که ما برای تصمیم­ گیری منطقی درمورد کارکنان اتاق استریلیزاسیون و نیاز به ابزارهای جدید، به اطلاعاتی درباره­ ی میزان استفاده از ابزار و وسایل و گردش آن ­ها میان کلینیک ­ها، نیاز داریم.” دانشکده دقیقاً نمی­ داند که چه میزان بودجه برای آینه­ های جدید، کورت­ ها و دیگر ابزارهای دستی دندانپزشکی موردنیاز است چراکه نهایتاً سال آینده باید تعویض شوند. در سال­ های گذشته، تیم دانیلسن نیاز به نوسازی ابزارآلات را بر اساس شهود و نه بر اساس داده­، تخمین می ­زدند.

برای شناسایی تعداد ابزارهای اضافی لازم بود چندین عامل را بررسی کند. اولاً، همیشه همه­ ی ابزارها در زمان مناسب و در مکان مناسب قرار ندارند. در هر زمان معینی، تعدادی از ابزارها در اتوکلاو و برخی در دیگر مراحل چرخه، پردازش مجدد خواهند شد و بعضی از آن­ ها نیاز به تعویض خواهند داشت. ثانیاً، تقاضا برای ابزارها بسته به تعداد درمان­ های برنامه ­ریزی شده و نوع اقدامات بالینی، روزبه‌روز متفاوت خواهد بود. در نهایت، ظرفیت بخش پردازش مجدد متغیر است. تأمین منبع اتاق استریلیزاسیون و تهیه برنامه­ های احتمالی مانند هنگامی‌که کارکنان بیمار شوند و یا موقعی که ظرفیت موردنیاز نامشخص باشد، بسیار دشوار خواهد بود. دانیلسن همچنین دریافت که ابزارهایی که در جای اشتباهی گذاشته می­ شوند، نمایانگر یک هزینه پنهان، اتلاف و هدررفت هستند. در بعضی مواقع، کارکنان و دانشجوها برای وسیله یا ابزار موردنظر خود باید از یک اتاق عمل به اتاق دیگری بروند. این مورد به این دلیل که ابزار کافی وجود نداشته اتفاق نمی‌افتد بلکه به این دلیل که وسایل در مکان درست و در زمان درست قرار نگرفته ­اند، روی می‌دهد. شاید نادیده‌گرفتن وقت مصرف شده برای این کارهای جزئی، بسیار آسان باشد، اما هر قدم اضافی به معنای هزینه اضافی، کارکنان ناامید و مدت‌زمان انتظار طولانی ­تر بیماران است. همچنین این بدان معناست که سرمایه­ های سرمایه­ گذاری شده در تسهیلات و یونیت­ های دندانپزشکی، به طور عاقلانه بکار گرفته نمی­ شود و زمان دانشجو صرف چیز دیگری به‌غیراز معالجه بیماران و یادگیری می­ شود. به طور خلاصه، به دلیل اتلاف وقت و فرآیندهای ناکارآمد هزینه­ های بیمار و هزینه­ ی هر دانشجو افزایش می­ یابد. دانیلسن می­ گوید: “ما دقیقاً نمی­ دانستیم که تأثیر این ناکارآمدی­ ها بر هزینه ­ها چقدر شدید بوده و در صورت بهینه‌سازی فرآیندها، می­توان چه مقدار کار بیشتری با همان منابع انجام داد. در جلسات طوفان فکری قبلی درباره اینکه چگونه ردیابی بی­ سیم ابزارها می­ تواند هم نحوه تعیین بودجه و هم نحوه انجام عملیات روزانه در کلینیک را تغییر دهد ایده­ هایی مطرح شده بود. در بهار سال 2015 ، تصمیم گرفتیم که اقدامی انجام دهیم.”

3-3 از چشم‌انداز تا واقعیت

شرکت Planmeca با همکاری شرکت LM-Dental، به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین فعالین در بخش دندانپزشکی خصوصی، موفق شدند چشم‌انداز دنیلسن را خیلی زود به واقعیت تبدیل کند.

“توسعه سیستم ردیابی تجهیزات در دانشکده از سال 2016 آغاز شد. زمانی که یک تصمیم استراتژیک برای توسعه ابزارهای دستی LM-Dental، با طراحی جدید و هوشمند­سازی آن­ ها، گرفته شد. هدف هوشمندسازی ابزارها، منجر به آغاز تجزیه و تحلیلی عمیق از جدیدترین تکنولوژی ­ها برای فعال­ سازی جابه­ جایی و ذخیره داده ­های مرتبط با استفاده­ ی یک ابزار خاص شد. شرکت LM-Dental پس از تحقیق و آزمایش، UHF EPC / RFID را به­ عنوان فناوری بهینه برای تحقق این هدف یافت. آقای Timo Helenius، مدیرعامل LM-Dental می­ گوید: “سیستم ردیابی علاوه بر ردیابی ابزارهای خودمان، باید تمامی وسایل و ابزارهای باارزش موجود در کلینیک را قرائت و ردیابی کند.”

تیم تحقیق و توسعه LM-Dental با توجه به الزام رعایت قوانین UDI مربوط به سازمان غذا و دارو آمریکا استانداردهای GS1 را برای پیاده‌سازی این پروژه انتخاب کردند. این شرکت با استفاده از فناوری UHF RFID و بر اساس استانداردهای EPC / RFID GS1 که برای ردیابی بی­ سیم ابزارها و مواد اولیه در محیط­ های دندانپزشکی ارائه شده بود، موفق به انتخاب بهترین گزینه شدند.

همچنین LM-Dental در حال برنامه­ ریزی برای اجرای گسترده UDI در سطح سازمان بود. بس از بررسی نظرات و خواسته‌های مشتریان، LM-Dental تلاش کرد تا اطمینان حاصل کند که اولین مرحله از پروژه UDI روی ابزارهای دستی دندان‌پزشکی، به‌عنوان بخشی از پورتفولیوی پروژه LM-Dental ایجاد شده است. این بدان معنی است که LM-Dental جلوتر از الزامات نظارتی پیش می ­رود تا بتواند شناسایی منحصربه‌فرد و نشانه‌گذاری EPC / RFID را ارائه دهد.

در حال حاضر، هر ابزار LM-Dental با وجود گزینه شناسایی شدن به‌صورت منحصربه‌فرد توسط یک شماره جهانی قلم کالای تجاری (GTIN) و شماره سریال که در یک تگ کوچک EPC / RFID رمزگذاری شده است، می­ تواند به ­صورت بی­سیم و در یک‌ لحظه، بدون کند شدن روال ­های عادی روزانه ­ی کلینیک اطلاعات مهمی در اختیار کاربر قرار دهد. بر همین اساس تمامی سرنگ ­های آسپیراسیون، توربین­ های دندانپزشکی و قطعات دستی میکروموتوری، با یک برچسب کوچک و قابل اتوکلاو EPC / RFID تجهیز شده ­اند. دانشکده بهداشت و درمان (دهان و دندان) کپنهاگ به یک قرائت‌گر RFID بی سیم در نقطه تحویل مجهز است و دیگر قرائت‌گرهای RFID نیز در کنار اتوکلاو، اتاق پردازش مجدد و انبارها که به قسمت­ های مختلف کلینیک خدمت‌رسانی می­ کنند، قرار داده شده است.[1]

3-4 مزایایی برای تمامی ذی‌نفعان

درحالی‌که LM-Dental در تلاش برای توسعه یک سیستم ردیابی بی­سیم و برآورد الزامات قانونی، با استفاده از استانداردهای GS1 و UHF-RFID پیش می ­رفت، متوجه شد که شناسه­ ها و حامل­ های داده مورداستفاده منجر به ایجاد ارزش افزوده در فرآیندهای تجاری LM-Dental می‌شود. این شرکت فهمید که استفاده از سیستم شناسایی UDI علاوه بر سودمند بودن برای سازمان، برای مشتریان نیز سودمند هستند. به‌ویژه زمانی که پیاده‌سازی استانداردهای GS1 برای تمامی محصولات به ­کار گرفته می­ شود. به‌طورقطع برای بیمارستان­ هایی مانند بیمارستان دانشگاه کپنهاگ مزایای این سیستم روشن است. وقتی دانیلسن پشت رایانه خود می ­نشیند، وارد سروری (مبتنی بر کاربر) می ­شود که تمام اطلاعات را از دستگاه­ های قرائتگر دریافت می­ کند، اطلاعاتی که از تگ ­های EPC / RFID ابزارهای موجود در کلینیک، اسکن و جمع آوری شده است. دانیلسن می ­گوید: “من از روی صفحه نمایش می­ توانم ببینم که هر وسیله کجا قرار دارد و آیا آماده استفاده بالینی می ­باشد و یا آلوده است و در انتظار پردازش مجدد قرار دارد. تاریخچه کامل ابزار خاص نیز مستند شده است، از جمله اطلاعاتی در مورد زمان اتوکلاو شدن و اینکه توسط چه کسی انجام شده است.”

3-5 دستیابی به قابلیت دید، ایمنی و تسهیل آموزش در بیمارستان

امروزه، در هر ماه هزاران رویداد خاص برای تجهیزات و ابزار دندانپزشکی ثبت می­ شود. از دید دستیاران دندانپزشکی، مالن نیلسن و نانا سورنسن، استفاده از سیستم جدید ردیابی مبتنی بر استاندارد GS1  آسان و سریع است. هر کسی از تیم دانیلسن می­ تواند داده­ ها را از منظر نقش و مسئولیت خود مشاهده کند. دانیلسن توصیه می ­کند: “هنگام تعیین بودجه، می­ توانیم یک گزارش آماری دریافت کنیم. برای نمونه می‌توانیم ببینیم چند درصد از توربین ها بیش از 250 بار مورد استفاده قرار گرفته و اتوکلاو شده است، درنتیجه ممکن است در طول سال بعد نیاز به تعویض داشته باشند.” همچنین، فرد مسئول تدارکات کلینیک می ­تواند هر بعد از ظهر گزارشی تهیه کند تا وضع موجودی ابزارهای “آماده‌ی استفاده” را بررسی کند و براساس سطوح موجودی، تصمیم بگیرد که کدام ابزار بایستی قبل از پایان روز برای استفاده در اتاق عمل یا انبارهای مختلف برای استفاده در صبح روز بعد تحویل داده شود. با نظارت روزانه سطوح موجودی، می­توان اطمینان حاصل کرد که در هر عملیات، مقدار دارو و ابزار مناسب وجود دارد و داروها و لوازم غیر­ضروری در یک مکان انباشت نمی ­شوند. اساتید می­ توانند اطمینان حاصل کنند که تمامی ابزارهایی که به دانشجویان داده شده است، بازگردانده شده‌اند. به همین ترتیب، ابزارهایی که دانشجویان در تمرین شبیه‌سازی بالینی از آن ­ها استفاده نکرده ­اند، یا از آن­ ها استفاده نشده است را می ­توان ردیابی کرد. اساتید با استفاده از این داده ­ها می توانند در زمانی که یک اقدام اساسی انجام نشده باشد و یا شاید سوء تفاهمی وجود داشته باشد، بازخورد به موقع بدهند. کنترل بیماری و ایمنی بیمار از اولویت­ های اصلی در دانمارک است. دانیلسن می ­گوید: “در حالی که ممکن است جایی برای خطای انسانی وجود داشته باشد، شما باید تلاش کنید سیستمی ایجاد کنید که بتوان رویارویی با این خطاها را آسان کند و به طور سازنده با آن­ ها برخورد شود.” با سیستم ردیابی، یک بررسی ایمنی خودکار، بدون هیچ گونه مسئولیت اضافی بر کارکنان نگهداری و کلینیک، افزوده می­ شود. زمانی که یک شناسه ابزار در تگ EPC / RFID قرائت می شود، وضعیت آن به طور خودکار بررسی می شود. اگر ابزار برای استفاده بالینی مناسب نباشد، هشدار داده می ­شود، به‌عنوان‌مثال، اگر مدت ماندگاری استریل منقضی شده باشد. به همین ترتیب، می ­توان یک یادآوری تعمیر و نگهداری را فراهم کرد تا اطمینان حاصل شود که کورت ­ها تیز مناسب هستند و همانطور که برنامه­ ریزی شده، وسایل دندانپزشکی روغن‌کاری شده­ اند.

3-6 چشم انداز تا واقعیت و مزایای ملموس

دانیلسن نتیجه می­ گیرد: “با استفاده از سیستم جدید ردیابی، ما داده های ضروری را برای بهبود عملکرد روزانه خود، پشتیبانی از آموزش، بهبود برنامه ­ریزی و بودجه ­بندی بلند­مدت و دستیابی به داده های بزرگ که می­ توان از آن ­ها برای اهداف آنالیز و تحقیقات استفاده کرد، به دست می­ آوریم.”

مزایای ویژه تحقق یافته توسط دانشکده بهداشت و درمان دهان و دندان، عبارت است از:

چندین ساعت در هفته توسط هر کارمند ذخیره می ­شود زیرا دیگر نیازی به جستجوی ابزارهایی که جابجا شده ­اند، نیست.
فرآیندهای به هنگام (just-in-time) نگهداری ابزار، هزینه­ های موجودی را حدود 10 درصد کاهش داده است.
قابلیت دید یادآورهای تعمیر و نگهداری و تعداد مصرف، زمان لازم برای بررسی دستی ابزارها را بیش از 100 ساعت در سال، برای 250000 سازه استریل شده، کاهش داده است که معادل سه نیروی کار در هفته می­ باشد.
فرآیندهای به هنگام برای نگهداری ابزار، هزینه­ های موجودی را حدود 10٪ کاهش داده‌اند.

3-7 درس­ های آموخته شده

همکاری میان LM-Dental و دانشگاه کپنهاگ منجر به پیاده­ سازی بسیار موفق استانداردهای GS1 برای برآورد الزامات FDA UDI و همچنین ایجاد مزایای قابل توجه برای دانشکده بهداشت و درمان دهان و دندان شده است. LM-Dental در طی این فرآیند چیزهای زیادی آموخته است که به پیاده­ سازی­ های آسان ­تر در آینده و اجرای استانداردهای ­GS1 برای محصولات باقیمانده کمک خواهد کرد. تجربه نشان داده است که بسته به بستر مورد استفاده برای تولید ابزارهای جراحی، نشانه­ گذاری اطلاعات UDI به فرمت قابل خواندن توسط انسان می­ تواند گاهی اوقات چالش برانگیز باشد. بنابراین، تست مکانیسم­ های مختلف نشانه­ گذاری مستقیم بسیار مهم است. به طور کلی، LM-Dental توصیه می­ کند که “درک نیاز مشتریان” بایستی در راس تمرکز باشد، با توجه به اینکه اگر کلینیک­ ها در صدد حمایت از قابلیت ردیابی محصولات در زنجیره تأمین خود هستند بایستی روی آن سرمایه ­گذاری کنند. برقراری بحث­ های باز برای درک جریان ­های فعلی لجستیکی در کلینیک، برنامه­ های کلی کلینیک و چگونگی پیاده ­سازی فناوری RFID برای کاربردهای خاص که می­ تواند با اهداف بلند مدت کلینیک­ ها متناسب باشد، بسیار مهم است. خصوصاً با توجه به روند کلی فعلی صنعت برای استفاده از بارکد‌گذاری UDI. زمانی که ردیابی در سطح قلم کالای ابزارهای LM-Dental موردنیاز است، مزیت صرفه جویی در زمان ناشی از نرخ بالای قرائت UHF RFID تأثیر قابل توجهی نسبت به مدیریت سنتی روزانه خواهد داشت.