خدمات مرکز GS1 ایران به فروشگاههای زنجیرهای
چکیده
20 تا 25 سال پیش وقتی به مغازه یا فروشگاهی برای خرید مراجعه میکردیم و اقلامی را در پیشخوان جهت محاسبه قیمت و پرداخت وجه قرار میدادیم فروشنده مبلغ را با ماشین حساب یا چرتیکه حساب میکرد و مثلا برای 10 قلم بعد از دو دقیقه قیمت را اعلام میکرد. اما این همه ماجرا نبود. اگر خریدار نسبت به نحوه محاسبه قیمت اعتراض میکرد فروشنده مجبور بود یکبار دیگر فرایند محاسبه را اجرا کند و در حالت خوشبینانه جمع دوم با محاسبه اول یک عدد بود و قائله ختم میشد و در نهایت در زمانی حدود 5 دقیقه برای 5 قلم خرید به اتمام میرسید و خریدار از پیشخوان فروش خارج میشد یعنی به ازای هر قلم جنس حدود یک دقیقه زمان تلف میشد. حال اگر فروشنده قرار بود تخفیفی را برای هر جنس لحاظ کند مانند آنچه در حال حاضر در هایپر مارکتها اتفاق میافتد یعنی کالای 1 با 10 درصد تخفیف، کالای 2 با 15 درصد، کالای 3 و 4 با 20 درصد و کالای 5 با 12 درصد تخفیف به نظر شما مشتری چقدر باید معطل میشد؟ در آن زمان اگر مشتری برای محصول خریداری شده فاکتور میخواست چه زمانی از دست میرفت؟
در این مقاله سعی شده است با هدف آشنایی فروشگاههای زنجیرهای و هایپر مارکتها از خدمات مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران، به مواردی که امروزه میتواند برای رفع مشکلات فروشگاهها راهگشا و راهکار باشد پرداخته شود.
- مقدمه
تکنولوژی بارکد و بارکدخوانها به عنوان یک نجاتدهنده با هدف کمک به افزایش سرعت و دقت فرایندهای کسبوکار وارد عمل شد و در واقع به کمک خردهفروشیها و فروشگاهها آمد؛ چنانکه امروزه نه تنها در کانتر فروش فروشگاههای زنجیرهای بزرگ و هایپرمارکتها شاهد استفاده از بارکدها هستیم بلکه حتی در هیچ فروشگاه محلی و مغازه کوچک نیز نمیتوان موردی یافت که از این تکنولوژی بهره نبرد.
امروزه بارکد و بارکدخوانها قادرند در زمانی حدود 5 دقیقه برای 100 قلم کالا، جمع صورتحساب، میزان تخفیف و فاکتور را محاسبه کنند و حتی روی فاکتورها بن تخفیف برای خرید بعد چاپ کنند.
در بدو ورود تکنولوژی بارکد وقتی یک مغازهدار یا فروشگاهدار در مورد این تکنولوژی پرزنت میشد تن به تغییر نمیداد و قائل بر این بود که با ماشین حساب و چرتیکه امور انجام میشود و هیچگاه فکر نمیکرد بارکد در این حد کارگشا باشد. اینمشکل امروزه گریبانگیر فروشگاههایو هایپر مارکتهاست که علی رغم اطلاعرسانیها و فرهنگسازی انجامشده در مورد تواناییهای جدید بارکدها که امروزه فروشگاههایی چون آمازون و والمارت را متحول ساختهاند تغییر را سخت دیده و بر روشها و فرایندهای فعلی سیستم خود اصرار دارند. غافل از اینکه به زودی باید نسبت به اعمال تغییرات و بروزرسانی فرآیندها و استفاده از تکنولوپیهای به روز اقدام نمایند.
حال در این زمینه سوالاتی نیز از جانب صاحبان فروشگاه و تامینکنندگان کالا و خریداران مطرح است. سوالاتی همچون؛ بارکدها از کجا میآیند و چگونه تولید میشوند؟ برای آنکه یک تولیدکننده یا واردکننده کالا بتواند برای کالای خود بارکد بگیرد چگونه باید اقدام کند. آیا از طریق اینترنت و یک جستجوی ساده و با استفاده از نرمافزارها و اپلیکیشنهای موجود در بازار میتوان برای یک کالا بارکد دریافت کرد؟ بارکدخوانها چند نوعند و قادرند چه اطلاعاتی را از بارکدها بخوانند؟اطلاعات موجود در بارکدها از چه دیتابیسی فرا خوانده میشوند و چگونه میتوان به اطلاعات صحیح و قابل اطمینان کالاها و تولیدکنندگان و تأمینکنندگان دست یافت؟ جواب تمام این سوالات، در مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران است. بدین معنا که هر کس در کشور درخواست صدور بارکد دارد باید به این مرکز مراجعه کند. هر کس در کشور نیاز به اطلاعات کالا دارد باید به این مرکز مراجعه کند. هرکس در کشور نیاز بهاطلاعات تولیدکنندگان و تامینکنندگان کالا دارد باید از این مرکز کمک بگیردو در نهایت هر کس میخواهدروشهای نوین جهانی را در کسب و کار خود اجرا کند باید از توانایی این مرکز بهره ببرد.
مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران به عنوان قطب کدینگ کشور در ایران است. این مرکز تا به حال بیش از 3600000 کد ملی و کد بینالمللی کالا ثبت کرده که در دیتابیس اطلاعاتی آن موجود است و این تعداد کد، از بیش از 90 هزار شرکت که شامل تأمینکنندگان، تولیدکنندگان و واردکنندگان کالا به کشور است و با ارائه اطلاعات و مدارک حقیقی یا حقوقی به عضویت این مرکز در آمدهاند اخذ و ثبت شده است؛ بدین معنا که این مرکز اطلاعات کالاهای تولیدی، اطلاعات آدرس و تماس و موقعیت جغرافیایی تمام این شرکتها را داراست و میتوان از این اطلاعات جهت استفاده از زیرساختهای اطلاعاتی کالا در کشور بهره برد. همچنین از سوی ریاست محترم جمهوری نیز بانک اطلاعاتی این مرکز مطابق با ابلاغیهای در تاریخ 11/6/1393 بهعنوان یکی از 12 بانک اطلاعاتی برتر کشور و بانک اصلی مرجع در حوزهی کالا و خدمات شناساییشده است.
همچنین این مرکز نماینده سازمان جهانی GS1 میباشد که این اعتبار در سطح بینالمللی با دریافت نمایندگی انحصاری سازمان GS1 جهانی با تخصیص پیششماره 626 به ایران برای شناسهدار کردن کالاها افزایش یافته و مرکز صاحب کرسی رأی در مجامع بینالمللی است.
سازمان جهانی GS1 به عنوان سازمانی بینالمللی و غیرانتفاعی با بیش از ۱۱5 نمایندگی در جهان، متولی امر کدینگ و طراحی، توسعه و پيادهسازیاستانداردهای شناسایی کالا، ضبط خودکار دادهها و تبادل الکترونیکی اطلاعات است. مقر اصلی این سازمان در بروکسل بلژیک است و در حال حاضر، ارتباط حرفهای با دفتر مرکزی GS1 مستقر و همچنین ارتباط با سایر سازمانهای عضو وجود دارد و مرکز GS1 ایران نامی شناخته شده در جهان محسوب میشود. سازمان جهانی GS1 به عنوان پیشتاز و متولی صدور بارکد در دنیا، با استفاده از همین بارکدها و با همراهی بخشهای صنعتی و بازرگانی، گستره وسیعی از خدمات و راهکارهای اجرایی را برای بهبود کارایی و شفافسازی زنجیرههای تأمین و تقاضا در سطح جهانی و بخشهای مختلف صنعتی و تجاری ارائه داده است.
سیستم GS1 بهعنوان سیستم یکپارچهای از استانداردهای جهانی، اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت زنجیره تأمینکالا را از طریق شناسایی یکتا و منحصربفرد موجودیتهای ثابت و در گردش از قبیل اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی، داراییها و مکانهای فیزیکی و با الصاق یک بارکد مرتبط و منحصر به فرد فراهم میآورد. این بارکدها برای تشخیص منحصربهفرد تمامی محصولات یا اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی، مکانها، داراییها و ارتباطات سراسر زنجیره تأمین از تولیدکننده تا مصرفکننده نهایی استفاده میشوند.
پس از آن با ضبطخودكار و بهاشتراكگذاری اطلاعات، شركتها را قادر میسازند كه بهسادگی و با زبان مشترك درباره محصولات، مكانها و ساير موجوديتهای زنجيره تأمين با هم ارتباط برقرار كنند و امور كسبوكار و معاملات تجاری و بازرگانی خود را با هماهنگی و كارآيی بيشتری انجام دهند. استفاده از استانداردها و راهحلهای GS1 موجب تسهيل در تجارت،كاهش هزينهها در سازمان، افزايش شفافيتدر زنجيره و بهبود فرايندها در كسبوكار میشود. این امر باعث پذیرش و مقبولیت این سازمان در سطح جهان شده است به طوری که روزانه بيش از 6 ميليارد تراكنش تجاری مبتنیبر استانداردهایGS1 در دنيا اتفاق میافتد. لذا صاحبان کسب و کار و صنعتگران که در عرصه بینالمللی نیز فعالیت دارند کدهای سازمان GS1 را بر کالاهای خود الصاق کرده و در مراودات تجاری خود از آن بهره میبرند.
حال با توجه به توضیحاتی که در مورد مرکز و سازمان GS1 داده شد به مشکلات فعلی فروشگاههای زنجیرهای داخل کشور اشاره میشود و در ادامه به خدماتی که مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران جهت حل مشکلات فروشگاههای زنجیرهای و هایپر مارکتها ارائه میدهد به تفصیل پرداخته خواهد شد.
- مشکلات فروشگاههای زنجیرهای
فروشگاههای زنجیرهای با تعاملاتی که تا به حال با مرکز داشتهاند به دنبال ارائه فضایی جهت تعامل با شرکای تجاری در یک محیط کاری مشترک بودهاند.
همچنین به اشتراکگذاری و آموزش بهترین شیوهها جهت پیشرفتهای عملیاتی را در دستور کار داشتهاند که اهم آنها عبارتند از:
- نیاز به تعریف راه حلها با هدف انطباقپذیری با استانداردهای جهانی با توجه به قابلیت ردیابی، رهگیری و ایمنی مواد غذایی
- عدم بهرهمندی از تخصص، دانش و خدمات پشتیبانی کدینگ
- عدم امكان رديابي صحيح كالا
- تغییرات شدید قیمت
- مواجه بودن با تأمینکنندگان بابت دریافت اطلاعات
- پراکندگی در دسترسی به تمام تأمینکنندگان بهصورت یکجا
- تفاوت تاریخ تولید در قفسهها و درنتیجه تفاوت قیمتها
- عدم برنامهریزی صحیح برای جانمایی اقلام در قفسهها
- چالش FIFO و عدم مدیریت قفسهبندی صحیح اقلام درون انبار
- وجود تکرار و duplicate در سامانهها و ایجاد هزینه
- هزینه برچسبگذاری مجدد
- خدمات مرکز به فروشگاههای زنجیرهای
-
- وب سرویس استعلام اطلاعات کالا
ازنظر GS1 دادههای باکیفیت بالا در طول فرآیند زنجیره تأمین و همچنین برای مصرفکنندگان ضروری است، چراکه شرکای تجاری نیاز به اطلاعات خوب و قابل اطمینانی برای ایجاد زنجیره تأمین کارآمد دارند و همچنین مصرفکنندگان نیز نیاز به اطلاعات خوب و قابل اعتماد برای خرید آگاهانه دارند.
از طرفی دادههای باکیفیت، فروش آنلاین را شامل میشود. یکیاز خدمات GS1 بررسی و صحهگذاریاطلاعات محصولات و نمایش آنها در قالب یک کاتالوگ الکترونیکی است که با اسکن بارکد محصول نمایان خواهد شد.
اطلاعات باکیفیت با چند ویژگی کامل، منسجم، دقیق و معتبر بودن معین میگردد. بر این اساس، شرکتها از کدهای GTIN برای شناسایی منحصربهفرد تکتک اقلام خود استفاده خواهند کرد. درنهایت، کاتالوگ الکترونیکی صحیح و معتبر کالا با استفاده از استانداردهای طبقهبندی و کاتالوگینگ GS1 ایجاد میشود و این کاتالوگها بر روی شبکه GDSN به اشتراک گذاشته خواهند شد.
در این خدمت مرکز میتواند در قالب یک وبسرویس آنلاین تمام اطلاعات کالاهای حوزه مورد نظر (به عنوان مثال مواد غذایی یا اقلام بهداشتی) را در قالب نام مختصر و نام استاندارد ملی به فروشگاهها ارائه نماید.
این سرویس مزایای زیر را برای فروشگاه به دنبال دارد:
- همزباني با نظام كدينگ بينالملل و امكان توسعه كسبوكار در جامعه جهاني
- تأييد صلاحيت اطلاعات
- اطلاعات (حقوقي) تامين كننده
- اطلاعات كالا مطابق با DQ استاندارد
- انجام Data Entry، (ورود اطلاعات) و استفاده از نيروي انساني در ساير فرآيندها
- Sourcing، (منبعيابي) در سطح ملي و بينالمللي
- اتصال فروشگاههای زنجیرهای به شبکه NDSN و بعد GDSN
- امکان استفاده از سرویسهای تبادلالکترونیکی داده
- امکان استفاده از سرویسهای ردیابی و رهگیری کالاEPCIS
- وب سرویس اطلاعات تامینکنندگان
در این سرویس خدمات زیر ارائه میگردد.
- ارائه مشخصات تأمينكنندگان خارجي و داخلي محصول
- امكان سفارشيسازي خدمات و گزارشها
- بازگردانی اطلاعات صحیح کدها
فروشگاههای زنجیرهای میتوانند اطلاعات کدهای کالاهای ثبت شده در بانک اطلاعاتی خود را به این مرکز ارائه دهند و از صحت اطلاعات کالاها در سیستم خود مطمئن شود و در صورت وجود مغایرت اطلاعات کالا، اقدام به اصلاح آن نمایند.
-
- بازگردانی اطلاعات صحیح تامین کنندگان
فروشگاههایزنجیرهای میتوانند اطلاعات تامینکنندگان بانک اطلاعاتی خود را به این مرکز ارائه دهند و از صحت اطلاعات آنها در سیستم خود مطمئن شود و در صورت وجود مغایرت اطلاعات تامینکنندگان، اقدام به اصلاح آن نمایند.
-
- صفت انتشار تامین کنندگان
در صورتی که فروشگاهها بخواهند اطلاعات بیشتری از محصول (مانند مشخصات فنی) را در دسترس داشته باشند میتوانند سوالات خود را در مورد هر کالایی مطرح کنند و به ازای هر محصول به اطلاعات مفیدتری دست یابند. مثلا در مورد کالایی مانند آبمیوه اگر میزان کالری و میزان انرژی در 100 سیسی مهم باشد در سرویس صفت انتشار که توسط تولیدکننده محصول تکمیل میشود به پاسخ این دسته از سوالات دست مییابند.
-
- صحه گذاری بارکد
حتما برای خیلی از افراد پیش آمده که در کانتر فروش فروشگاه بارکد یک کالا خوانده نشده و باعث برگرداندن جنس به انبار یا معطی سایر مشتریان بابت تعویض کالا شده است. دلیل این معضل آن است که صاحبان كالا با استفاده از استانداردهاي سازمان جهاني GS1 كه جزئيات آن در سايت https://nncgs1.com/ و با عنوان “بايدها و نبايدهاي چاپ باركد” اطلاعرساني شده است باید اقدام به چاپ باركد كنند و آنها به این استانداردها توجه نکردهاند. در نتیجه عدم امکان قرائت بارکد توسط بارکدخوان رخ داده و باید مشکل رفع شود. برای رفع این مشکل سرویس صحهگذاری بارکد قادر است ایرادهای بارکد چاپ شده را شناسایی و اعلام نماید.
مزایای استفاده از این خدمت موارد زیر است.
- افزایش سرعت اسکن کالا
- جلوگیری از دریافت اطلاعات اشتباه توسط بارکدخوان
- جلوگیری از حذف و اضافه تکراری اطلاعات در فاکتور فروش
- دیتابار
دیتابار یک بارکد یک بعدی است که با زیرساختها و تجهیزات فیزیکی کانتر فروش و انبار فروشگاههای زنجیرهای همخوانی داشته و قادر است اطلاعاتی بیشتر از نام را درخود ذخیره نماید. اطلاعاتی همچون تاریخ انقضا و سری ساخت و قیمت محصول که چالشهایی را در قفسه و کانتر فروش فروشگاهها ایجاد میکند از طریق دیتابار GS1قابلحل خواهد بود. در كشور ايران كه مشكلات نوسان قيمت در مورد كالاهاي توليدي وجود دارد جهت رهايي از دغدغههاي موجود ميتوان از نماد دیتابار در كنار باركدهاي قبلي استفاده كرد و به مزيتهاي زیردست يافت.
- كاهش هزينههاي ثبت و پردازش اطلاعات توسط تأمينكننده و فروشگاه
- دسترسي به اطلاعات تكميلي محصول با يك اسكن
- حذف هزينه نگهداري سرور اطلاعات
- دسترسي به بانك اطلاعاتي تراكنشي محصول بهصورت رايگان و آنلاين
- همزبانی و يكسانسازي فرآيند دريافت اطلاعات در تمام فروشگاهها و خردهفروشيها
- حذف خطا در تبادل اطلاعات
- امكان تسريع در توزيع و فروش محصول در تمام فروشگاههاي سطح كشور
- اجراي ساده FIFO براي توليدكننده و خردهفروش
- سرویس بارکدگذاری بر روی بستهبندی کالاها (یا محصوالت فلهای)GTIN_14
با استفاده از بارکدGTIN_14 که برای کد بستهبندیها استفاده میشود میتوان با اسکن بستهبندی محصول جعبه، محصول فله) تعداد درون آن و مشخصات محتویات آن بسته بندی را مشخص نمود.
بارکد GTIN_14 میتواند در پروژههای مختلفی ازجمله مدیریت انباردار و تعیین موجودی مؤثر باشد و این فرآیندها را سرعتبخشی کند.
-
- سرویس اپلیکیشن موبایلی برای اسکن اطلاعات کالا
اپلیکیشنها و نرمافزارهایی که امروزه در دنیایخرید دیجیتال حرفهای زیادی برای گفتن دارند به کمک تامینکنندگان، خردهفروشان و مصرفکنندگان آمدهاند تا نقشآفرینان زنجیره تأمین و مصرف را حمایت کنند. اپلیکیشن موبایلی مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران نیز از این امر مستثنی نیست و در بستری امن مورد استفاده زیادی دارد که در اختیار فرشگاهها قرار خواهد گرفت.
-
- سرویس سامانه انبار و سفارشگذاری
سامانه انبار مرکز جهت جایابی صحیح و اصولی، کنترل موجودی انبار و قفسهها و در نهایت سفارشگذاری محصول است. مزایای این سامانه برای فروشگاه به شرح زیر است:
- همخوانی سايز و ظرفيت قفسههاي فروشگاه و انبار با کالا
- كنترل موجودي انبار و سفارشگذاري
- جايگذاري اجناس و پیادهسازی FIFO
- مدیریت زمان عرضه و تقاضای اقلام یخچالی
- کنترل صندوقها
- کنترل تعداد چرخ دستيها
- کنترل تعداد قفسهها
- سرویس سامانه ردیابی
با دریافت کدهای استاندارد کالا، مکان، تجهیزات لجستیک و نفرات امکان ردیابی با استانداردهای GS1 امکانپذیر است. پایه و اساس یک زنجیره تامین کارآمدتر، امکان ردیابی و رهگیری کالاها و اطلاعات و پاسخ سریع نیازهای بازار، کلید اصلی مدیریت موفق و کارآمد زنجیره تأمین تدارکات امروز است. لذا بر اساس آنچه فروشگاههای زنجیرهای نیاز داشته باشند امکان ردیابی اقلام و کالاها در داخل و خارج از فروشگاه و از تولیدکننده تا مصرفکننده نهایی امکانپذیر است.
-
- سرویس سامانه قیمتگذاری
هدف از طراحی و راهاندازی سامانه قیمتگذاری،ایجاد زیرساخت جهت غنیسازی بانک اطلاعاتی و وبسرویس اطلاعات محصولات شامل تاریخ انقضا، سری ساخت و قیمت محصول با توجه به سری ساخت آن است که جهت ارائه خدمات کامل و بدون نقص به فروشگاهها و حتی نیاز به استفاده از کدهای GS1 دیتابار قابل استفاده میباشد. لذا خدمت زیر در نتیجه بهرهبرداری از این سامانه به فروشگاههای زنجیرهای قابل ارائه است:
- ارائه ليست محصولات داراي كد در بانك اطلاعاتي مركز به همراه آخرين قيمت ثبت شده توسط تأمين كننده به ازای سری ساخت و به تفکیک استان یا شهر
- تصویر دیجیتال
این سرویس که درفروشگاهها و قفسههای مجازی آنلاین کاربرد دارد استانداردهایی را در مورد چگونگی تهیه تصویر محصول در قفسه فروشگاه نشان میدهد. این روش که در فروشگاههای صاحب برند دنیا مورد آزمایش قرار گرفته توانسته است میزان فروش کالا را تا میزان قابل توجهی افزایش دهد. این استاندارد که بر دیدن 4 آیتم مهم (نام تجاری، فرمت، نوع، مقدار) توسط مشتری تمرکز دارد فروش محصول را آسانتر میکند. عدم مدیریت این مسئله میتواند تجربیاتی ازجمله عدم توانایی در یافتن محصولات مورد نیاز، شناسایی نادرست محصول و سفارش نادرست محصول با توجه به اندازه/ مقدار محصول مورد نیاز را در پی داشته باشد.
- نتیجهگیری
با توجه به آنچه توضیح داده شد مزایای زیر برای فروشگاه و زنجیره تأمین فروشگاه حاصل میشود و در نتیجه مدیریت صحیح و اصولی در فروشگاهها و استفاده صحیح از امکانات بارکد که در سالهای آتی در سراسر کشور همهگیر خواهد شد حاصل میشود.
- بهبود مدیریت موجودی
- بهبود مدیریت زمان
- کاهش خطاها در انتخاب
- بهبود دقت سفارشگذاری و کاهش خطاهای حسابداری
- افزایش بازده عملیاتی در تمامی فرآیندهای کسبوکاری مختلف
- بهبود آمادهسازی برای فراخوان دقیق و سریع
- حفاظت از حقوق مصرفکننده
- ارائه اطلاعات فنی و تکمیلی محصول
- شناسایی بهتر مکان و محصول از طریق فرآیندهای رهگیری و ردیابی
- امکان استفاده از سرویسهای ردیابی و رهگیری کالاEPCIS
- امکان فراخوان محصولات
- جلوگیری از ورود کالای جعلی و تقلبی
- جلوگیری از قاچاق
- امکان استفاده از سرویسهای تبادل الکترونیکی داده EDI
- امکان قرارداد امانی
- کاهش هزینههای سفارش تا پرداخت
- اتصال فروشگاههای زنجیرهای به شبکه NDSN و بعد GDSN
- انتشار آخرین تغییر اطلاعات برای استفادهکنندگان آن در کوتاهترین و سریعترین زمان
- سری ساخت، تاریخ انقضا، قیمت و غیره به کمک AIها بر روی بارکد
- امکان اطلاع از کالاهای تأمینکنندگان خارجی به طور مستقیم
- بهینهسازی بهرهوری دریافت
شاید در سالهای نه چندان دور هیچ فروشگاهی نتواند بدون استفاده از این خدمات که در این مقاله ذکر شد کسبوکاری توجیهپذیر را مدیریت نماید؛ همانگونه که امروز نسبت به سالهای گذشته کسی دیگر با منطق و امکانات ماشین حساب رومیزی و چرتیکه قادر به رقابت با فروشگاههای زنجیرهای بزرگ و هایپرمارکتهای قدرتمند نیست.