دیتا بار GS1 راه دستيابی به اطلاعات مديريتی و مبادلهای كالا
فصلنامه شماره 39 (پاییز 1398)
چکیده:
سازمان جهاني GS1 پيشرو در زمينه تكنولوژيهاي نوين باركد و راهكارهاي بهرهبرداري از كد استاندارد بر پايه سهگام شناسايي، ضبط و انتشار اطلاعات كالا و تأمينكنندگان در زنجيره تأمين است. اين سازمان داراي روشهاي استاندارد مختلف جهت پيادهسازي و عملياتي نمودن اين تكنولوژيها است كه در سراسر دنيا و در فروشگاههايي همچون Amazon، eBay، Alibaba، Tesco و Walmart و غیره مورداستفاده قرارگرفته است. با توجه به آنكه يكي از مأموريتهاي سازمان جهاني GS1 و نمايندگان آن در كشورهاي مختلف تسهيل تجارت در زنجيرههاي تأمين كالا است، مركز ملي شمارهگذاري كالا و خدمات ايران زير نظر مؤسسه مطالعات و پژوهشهاي بازرگاني اين مأموريت را در داخل كشور عهدهدار است.اين مركز با مدنظر قرار دادن ظرفيتها، پتانسيلها و زيرساختهاي موجود، جلساتي با مديران ارشد فروشگاههاي زنجيرهاي برگزار و چالشها، گلوگاهها و مشكلات موجود در فرآيندهاي جاري را جمعآوري و تحليل كرده است. لذا با توجه به ماهيت مشكلات و سياستگذاري دولت، برخي راهكارهاي موجود در اين امر ميتواند راهگشا باشد و مشكلات اصلي زنجيره تأمين را در داخل كشور حل كند. ازاینرو در اين سند ابتدا انواع كالا به لحاظ چگونگي عرضه در فروشگاههاي زنجيرهاي معرفیشده است. سپس مشكلات و چالشهاي موجود كه در حال حاضر دغدغه فعالان زنجيره تأمين در داخل ايران است عنوانشده و درنهایت به تفكيك به راهكارهاي مربوط به مشكلات مطرحشده پرداختهشده است.راهكارهاي عنوانشده بخشي از راهكارهاي GS1 است كه در حال حاضر و با توجه به شرايط كشور و روند فرآيندهاي موجود، در کوتاهمدت قابليت عملياتي و اجرايي شدن دارد و در اين سند به ساير راهكارهاي كلان همچون شبكه جهاني همزمانسازی دادهها (GDSN) كه بايد در بلندمدت پيادهسازي شوند اشارهاي نشده است.
1- مقدمه
بانك اطلاعاتي مركز ملي شمارهگذاری كالا و خدمات ايران با بيش از 90 هزار شركت عضو كه شامل توليدكنندگان، تأمينكنندگان و بازرگانان كشور است داراي غنيترين بانك اطلاعاتي زنده كالا با ثبت بيش از 3 ميليون و 600 هزار قلم كالا در كشور است. اين بانك اطلاعاتي بدين لحاظ بانك زنده ناميده ميشود كه روزانه بر تعداد آن افزوده ميشود و اطلاعات واقعي تماس با شركتها در صورت تغيير، ويرايش شده و اطلاعات هر كالايي كه در كشور توليد شود جهت اخذ باركد در اين بانك اطلاعاتي ثبت و بر ركورد آن هرروز افزوده ميگردد. اين در حالي است كه از اين تعداد كد ثبتشده بيش از 900 هزار كد قلم كالا مربوط به خردهفروشيها است كه در طي تلاشي 24 ساله جمعآوري، بهروزرسانی و نگهداري شده است.
در پي جمعآوري و مديريت اين بانك اطلاعاتي و استناد به استانداردهاي سازمان جهاني GS1، در مورد چگونگي استفاده از اطلاعات، بوميسازي استانداردها در داخل كشور انجامشده و در سازمانهاي دولتي و غیردولتی مورد بهرهبرداري قرارگرفته است.
بهطوریکه خردهفروشان، انبارداران، توزیعکنندگان، تأمینکنندگان و تولیدکنندگان برای اداره کارآمدتر کسبوکارشان، اطمینان از دقت اطلاعات محصول و حداقل سازی هزینهها به استانداردهای GS1 متکی هستند. استانداردهای GS1 نهتنها امکان تحقق این نتایج را درون هر کسبوکاری فراهم میکنند بلکه بر روی زنجیرههای تأمین هر کسبوکار نیز مؤثر هستند.استانداردهای GS1 همانند DNA اقلام و محصولات درحرکت در سراسر زنجیره تأمین هستند. با شناسایی منحصربهفرد هریک از این محصولات این امکان فراهمشده که تکتک محصولات با اطلاعاتشان در بانك اطلاعاتي بهروز مرتبط شوند.ازاینرو شايسته است اين استانداردها جهت رفع مشكلات موجود مورد بهرهبرداري قرار گيرند. لذا مجموعهاي از اطلاعات آموزشي جهت چگونگي كاربرد بارکدها در ادامه ارائهشده است. مطالب زير بيانگر آن است كه ميتوان زيرساخت بهینهشدهای جهت مديريت فرآيندهاي تجاري ايجاد كرد.
2- انواع كالا در نقطه فروش
بنابرگزارش سايت مكنزي در سال 2012 روزانه بيش از 6 ميليارد باركد در نقطه فروش فروشگاهها اسكن ميشوند: (httpss://www.mckenzieinstitute.org/). اما تمام اين كالاها داراي بستهبندي اوليه نبوده و تعدادي از آنها در داخل فروشگاه بستهبندیشده و بر روي آنها باركد داخلي فروشگاه درج ميشود. اين در حالي است كه كالاهاي شمارش پذیر هم ميتوانند بهصورت تكي و يا جعبهاي با تعداد مشخص فروخته شوند؛ اما درنهایت و بهطورکلی دودسته كالاي شمارش پذیر و فلهاي وجود دارد كه در نقطه فروش اسكن ميشود.
كالاي شمارش پذیر همان اقلام تجاري با مقياس ثابت هستند و كالاي فلهاي، اقلام تجاري با مقياس متغير. اين اقلام در نقطه فروش (POS[1]) خردهفروشي در تعداد بسيار زياد اسكن ميشوند. هر قلم تجاري بايد بهوسیله يک GTIN-8 يا GTIN-12 يا GTIN-13 شناسايي شود و بايد يك كد ميلهاي از خانواده نمادهاي EAN/UPC يا يك نماد از خانواده دیتا بار GS1 داشته باشد.
درست همانند قلم تجاري اندازه ثابت، قلم تجاري اندازه متغير نيز موجوديتي است كه مشخصات از پيش تعریفشده دارد، مانند طبيعت كالا يا محتواي آن. برخلاف قلم تجاري اندازه ثابت، قلم تجاري اندازه متغير حداقل داراي يك ويژگي است كه از یکقلم به قلم ديگر تغيير ميكند. مثلاً در مورد مواد غذايي تازه، ويژگيهاي تغيير يابنده ميتواند شامل وزن، ابعاد، تعداد اقلام موجود يا حجم باشد. راههاي متفاوتي براي مديريت فرآيند اقلام اندازه متغير وجود دارد. بهعنوانمثال:
- مصرفكننده اقلام مصرفي فلهاي را در يك كيسه يا پاكت قرار داده و برچسب كد ميلهاي توليد و بر روي آن الصاق ميكند.
- كاركنان فروشگاه برچسب باركدي را كه در فروشگاه تولیدشده است بر روي اقلام فله يا با وزن متغير از پيش بستهبندیشده الصاق ميكنند.
- در صندوق فروشگاه (POS)، اقلام فله وزن ميشوند و قيمت آنها محاسبه ميگردد.
خردهفروش اين اختيار را دارد كه نحوه محاسبه قيمت را تعيين و هر يك از فرآيندهاي فوق را انتخاب كند.
جهت صدور باركد كالاهاي فلهاي در سامانههاي فروشگاهي، راه استاندارد و صحيح آن است كه هر فروشگاه پس از اعلام نياز خود به مركز ملي شمارهگذاري كالا و خدمات ايران، تفاهمنامه همكاري امضا، كرده و پیششماره داخلي فروشگاهي از اين مركز دريافت كند تا بتواند كالاهايي كه به اين صورت فروخته ميشوند رديابي نمايد.
3- مشكلات نقطه فروش
مشكلاتي كه در زير به آنها اشارهشده است تمامي مشكلات فروشگاه در نقطه فروش نيست؛ اما عمده مشكل و گلوگاه مطرحشده توسط نمايندگان فروشگاهها شامل مواردي است كه در زير به آنها اشارهشده است و رفع آنها ميتواند درصد بالايي از مشكلات را حل و هزينهها را كاهش دهد.
3- 1 عدم همخوانی قيمت
طبق استانداردهاي GS1 صاحبان كالاهايي كه تغيير قيمت در آنها رخ ميدهد ميبايست جهت صدور كد جديد براي كالا اقدام نمايند؛ اما اين امر در كشورهايي كه داراي تغيير و نوسان زياد قيمتها هستند قابل پيادهسازي نبوده و هزينه بيشتری به توليدكننده اعمال ميكند. از طرفي امكان دارد دو كالاي يكسان در قفسه فروشگاه موجود باشد كه به علت تغيير قيمت محصول و با توجه به تاريخ توليد و سری ساخت، روي هرکدام يك قيمت متفاوت با ديگری ثبتشده باشد. درنتیجه چالشهايي به لحاظ عدم تطابق بين قيمت ثبتشده روي قفسه، قيمت ثبتشده روي كالا، قيمت ثبتشده در صندوق و قيمت كالاهاي تخفيفدار، براي مشتری و فروشگاه پديد میآيد. اين مشكل باعث تأخير و ايجاد صف در كانتر فروش ميشود و اگر مشتري در آن لحظه متوجه اين اختلاف نشود و پس از خريد اقدام به كنترل فاكتور نمايد و متوجه تناقض موجود گردد نارضايتي از خريد و درنتیجه نارضايتي مشتري اتفاق ميافتد.
3- 2 قرائت اطلاعات بهصورت اشتباه توسط بارکد خوان
هنگامیکه بارکد كالا در يک محيط اسکن يا برنامه کسبوکار موجود معرفي ميشوند، بارکدهای موجود بايد قابلقبول و قابلخواندن باشند. بدين معني كه اطلاعات بايد در ديتابيس فروشگاه درست ثبت شوند. در برخي فروشگاهها مشاهدهشده است كه بانك اطلاعاتي مورداستفاده داراي مشكلاتي است كه در اثر عدم وجود رويهاي صحيح يا ورود اطلاعات اشتباه توسط اپراتور مربوطه به وجود آمده است. درنتیجه در كانتر فروش فروشگاه در زمان اسكن باركد اطلاعات اشتباه قرائت ميشود كه با كالاي موردنظر مطابقت ندارد و كارمند مستقر در كانتر فروش مجبور است اطلاعات اشتباه را از فاكتور حذف نمايد. فرآيند حذف آيتم اشتباه از فاكتور در برخي مواقع داراي پروسهاي وقتگير بوده و علاوه بر ثبت توسط كارمند فروش مستقر در كانتر، تأييد مسئول مربوطه را نيز ميخواهد. اين مشكل باعث تأخير و ايجاد صف در كانتر فروش شده و نارضايتي مشتري را به همراه دارد. درزمانی كه اطلاعات باركد از سمت ديتابيس اشتباه خوانده شود مشكل قابلحل نبوده و اصلاحات بايد از انبار و قفسه انجام شود و عملاً فروش محصول كنسل خواهد شد.
3- 3 خوانا نبودن باركد
صاحبان كالا پس از مراجعه به مركز ملي شمارهگذاري كالا و خدمات ايران و اخذ كد GTIN بايد باركد را بر روي كالا چاپ نمايند. جهت جلوگيري از مشكلات چاپ باركد و توليد باركدي استاندارد كه توسط بارکد خوانها خوانده ميشود لازم است صاحب كالا از طريق استانداردهايي كه جزئيات آن در سايت https://nncgs1.com/ و با عنوان “بايدها و نبايدهاي چاپ باركد” اطلاعرساني شده است باركد درست و صحيح را بر روي كالا چاپ كند؛ اما بسياري از صاحبان كالا به شركتهاي چاپ اطمينان كرده و استانداردها را مرور نميكنند و چاپ باركد را به چاپخانه ميسپارند. علیرغم آنكه باركد نمونهاي از هر كالا در هنگام پذيرش انبار فروشگاه اسكن و تست ميشود اما باركدهايي وجود دارند كه در كانتر فروش فروشگاه خوانده نميشوند. هنگامیکه يك بارکد كالا بر روي يك كالا چاپ ميشود بايد رنگ زمينه، فاصله حاشيهها، سايز چاپ، شكل و نوع باركد با توجه به بستهبندي و محل قرارگيري باركد بر اساس استانداردهاي GS1 باشد. زيرا در تمام مواردي كه ذكر شد مطالعات تخصصي انجامشده و بهترين روش استخراجشده است و در تمام دنيا بدين گونه مورداستفاده قرارگرفته است.
در بسياري از فروشگاهها دیدهشده كه به علت عواملي كه در بالا ذكر شد باركدها در كانتر فروش فروشگاه خوانده نميشوند. اين مشكل باعث تأخير و ايجاد صف در كانتر فروش شده و نارضايتي مشتري را به همراه دارد و در برخي مواقع نيز در صورت نياز لازم است مشتري جنس مشابه ديگري را كه داراي باركد خوانا است مجدداً از قفسه فروشگاه به كانتر آورده و آن را جايگزين كالايي كند كه باركد آن ناخواناست.
4- راهكارهاي پيشنهادي سازمان GS1
همانطور كه اشاره شد آنچه در حال حاضر در فضاي تأمين و زيرساختهاي اطلاعاتي فروشگاههاي زنجيرهاي مختلف، توسط تأمينكنندگان آنها مهيا است؛ باعث بروز مشكلاتي جهت مديريت اطلاعات و قيمتگذاري صحيح اقلام شده است. چنانکه در مورد ايجاد فرآيندهاي كارآمد، راهكارهاي علمي، تدوين آييننامه و مقررات اجرايي توسط فروشگاههاي زنجيرهاي و نقشآفرينان زنجيره تأمين اعلام نياز شده است. با توجه به مشكلات مطرحشده در بخش 3، راهكارهايي وجود دارد كه در زير به آنها پرداختهشده است.
4- 1 استفاده از GS1 دیتا بارها
امروزه باركدهاي GS1 به همراه نسخه جديدي از باركدها كه دیتا بار نامیده میشود مورداستفاده قرار ميگيرند. دیتا بار GS1 کوچکتر از نمونههاي قبلی است و میتواند اطلاعات بیشتري همچون اطلاعات كد محصول، تاريخ انقضاي محصول، سري ساخت محصول (لات نامبر يا شماره بچ) و قيمت محصول را در خود داشته باشد. نماد دیتا بار GS1 يك نماد خطي بوده كه براي پشتيباني كاربردهاي جديد، حامل دادههای بيشتر مورد تأیید GS1 (كه داده اضافي همراه GTIN در آنها كد ميشود) ميتواند طي توافق دوجانبه بين شركاي تجاري به كار گرفته شود. اين در حالي است كه بارکد خوانها و مكانيزمهاي فروشگاهي بدون كوچكترين تغيير در زيرساخت سيستم خود، قادر به قرائت اطلاعات موجود در GS1 دیتا بار هستند؛ بدين معنا كه هزينهاي به فروشگاه تحميل نميشود. دیتا بار GS1 توسط توليدكننده محصول، در انتهاي خط توليد بهوسیله جت پرينت يا ليبلهايي جداگانه در كنار باركد كالا روي محصول ثبت ميشود. در شكل 1 دو نمونه از GS1 دیتا بار نشان دادهشده است كه با توجه به فضاي روي بستهبندي محصول، يكي از آنها مورداستفاده قرار ميگيرد.
(01)06260500510216
(17)010211
(10)9709
(8005)49000
شكل 1- نمونههايي از GS1 دیتا بار
پس از قرائت باركد توسط بارکد خوان، شناسههاي كاربردي (AI ها) در GS1 فراخواني ميشوند و بيانگر معنا، ساختار و كاركرد هر يك از انواع رشتههاي عناصر GS1 هستند. در دو شكل درجشده كه هر دو مربوط به دیتا بار يك محصول است پس از قرائت باركد، 4 رشته اطلاعات فراخواني ميشوند كه در ابتداي هرکدام يك شناسه كاربردي وجود دارد. شناسه کاربردي (01) بيانگر كد GTIN يا همان كد محصول، شناسه کاربردي (17) بيانگر تاريخ انقضا، شناسه کاربردي (10) بيانگر سري ساخت (لات نامبر يا شماره بچ) محصول و شناسه کاربردي (8005) بيانگر قيمت محصول است.
در حال حاضر باركد 13 رقمي GS1 روي محصولات چاپ ميشود كه حاوي اطلاعات نام و قيمت محصول است. درحالیکه سري ساخت و تاريخ انقضاي محصول از روي اين باركد خوانده نميشود و اين مسئله و چالشهايي همچون رعايت اصول FIFO (first-in, first-out) بايد بهگونهای ديگر توسط فرآيندهاي پيچيده انبار مديريت شود. در زير يك باركد 13 رقمي GS1 نمايش دادهشده است.
شكل 2- نمونههايي از GTIN-13
در كشور ايران كه مشكلات نوسان قيمت در مورد كالاهاي توليدي وجود دارد جهت رهايي از دغدغههاي موجود ميتوان از نماد دیتا بار در كنار باركدهاي قبلي استفاده كرد و به مزيتهاي زیردست يافت.
- كاهش هزينههاي ثبت و پردازش اطلاعات توسط تأمينكننده و فروشگاه
- دسترسي به اطلاعات تكميلي محصول با يك اسكن
- حذف هزينه نگهداري سرور اطلاعات
- دسترسي به بانك اطلاعاتي تراكنشي محصول بهصورت رايگان و آنلاين
- همزبانی و يكسانسازي فرآيند دريافت اطلاعات در تمام فروشگاهها و خردهفروشيها
- حذف خطا در تبادل اطلاعات
- امكان تسريع در توزيع و فروش محصول در تمام فروشگاههاي سطح كشور
- اجراي ساده FIFO براي توليدكننده و خردهفروش
4- 2 استفاده از بانك اطلاعاتي مرجع كالا
در حال حاضر مطابق شكل 3 هر يك از تأمينكنندگان جهت مبادله كالاي خود ناگزير هستند اطلاعات كالاها و قيمت آنها را به تكتك فروشگاهها به تفكيك ارسال كنند.
شكل 3- مدل ارسال و دريافت اطلاعات در كسبوكار فروشگاهها
هزينههايي كه بهعنوان هزينههاي سربار در اين مدل به زنجيره تأمين اعمال و درنهایت موجب افزايش قيمت نهايي محصول ميشود و مواردي به شرح زير را به همراه دارد:
- هزينه نفر ساعت جهت تحليل، جمعآوري و ارسال اطلاعات به هر فروشگاه طبق قالب اعلامشده آن فروشگاه
- هزينه نفر ساعت جهت دريافت، تحليل و آمادهسازي استفاده از اطلاعات در فروشگاه
- هزينه نفر ساعت جهت ثبت قيمت و اطلاعات تكميلي محصولات در بانك محلي و آفلاين هر فروشگاه
- فرآيند غير يكسان دريافت اطلاعات بين خردهفروشيها
- هزينه نگهداري سرور و اطلاعات در بانكهاي اطلاعاتي تأمينكننده و فروشگاه
- بروز خطا در تبادل اطلاعات
- عدم امكان بازاريابي اصولي و تعامل تأمينكننده در حوزه توزيع و فروش كالاي خود در تعداد زياد فروشگاه
- عدم امكان مديريت مكانيزه تاريخ انقضا، برحسب سري ساخت محصول و قبول هزينههاي ريالي پيامد آن
- عدم امكان تهيه گزارشهاي مديريتي و تحليل بازار
- عدم امكان نظارت سيستمي دستگاههاي بازرسي و دولت
مسئله موردتوجه در مدل موجود آن است كه هر توليدكننده يا تأمينكننده مجبور است به ازاي هر فروشگاه یکبار اطلاعات جديد را ثبت و ارسال نمايد. زماني كه توليدكننده بخواهد با فروشگاههاي زيادي همكاري داشته باشد و يا كسبوكار خود را توسعه دهد فرآيند زمانبر، تكراري و پرهزينه خواهد داشت. شكل 4 مدل بهينه ارسال و دريافت اطلاعات در كسبوكار فروشگاهها را نشان ميدهد.
شكل 4- مدل بهينه ارسال و دريافت اطلاعات در كسبوكار فروشگاهها
امروزه كشورهاي توسعهیافته بهترين بهره را از دنياي باركدها بردهاند و ديتاي اطلاعاتي مراكز GS1 هر كشور را بهعنوان بانك اطلاعاتي مرجع و واسط بين تأمينكنندگان و فروشگاهها قرار داده و از پراكندگي و افزايش تصاعدی فرآيندها در زنجيره تأمين جلوگيري كردهاند.
4- 3 شناسايي و رفع مشكل باركدها
همانطور كه در بخش 3. 3 اشاره شد لازم است صاحبان كالا با استفاده از استانداردهاي سازمان جهاني GS1 كه جزئيات آن در سايت https://nncgs1.com/ و با عنوان “بايدها و نبايدهاي چاپ باركد” اطلاعرساني شده است اقدام به چاپ باركد كنند. لذا پيشنهاد ميگردد كه قبل از چاپ باركد در خط توليد، نمونه باركد محصولات براي مركز GS1 ايران ارسال شود تا توسط كارشناسان مربوطه بررسي و تصديق شود.
«سرويس تصديق باركد» براي همين منظور و توسط دستگاههاي پيشرفته در مركز GS1 ايران انجام ميشود و پس از انجام آزمايشهاي لازم بر روي باركد، گزارشي درباره كيفيت باركد محصولات براي صاحبان كالا ارسال خواهد شد كه آنها را براي ارتقاي كيفيت باركدها راهنمايي ميكند تا مطمئن شوند محصولات در هر فروشگاه و توسط هر اسكنري بهراحتی شناسايي ميشوند.
مشتريان و فروشگاهها نيز به همين دليل از صاحبان كالا سپاسگزار خواهند بود!
مراحل انجام فرآیند به شرح زير است:
- ارسال درخواست و ليبل ها به امور مشترکین توسط نمايندگي يا متقاضي
- انجام امور اداري مربوطه
- صحهگذاری باركدها توسط امور مشترکین مركز
- ارسال (ايميل) گزارش تحليل به عضو توسط امورمشتركين
- ارائه آموزش و توضيحات گزارش صحهگذاري توسط امور مشترکین به عضو
5- نتيجهگيري
مطالب فوق بيانگر آن است كه ميتوان زيرساخت بهینهشدهای جهت مديريت فرآيندهاي تجاري ايجاد كرد. در شرايطي كه به نفع مشاغل و كسبوكارها نيست كه هزينههاي سربار بر روي قيمت تمامشده محصول اعمال و مصرفكننده نهايي و مشتري بهاي آن را بپردازند و با توجه به اينكه بهرهمندي از دیتا بار GS1 ميتواند در قيمت رقابتي كالاهاي توليد داخل نسبت به كالاهاي وارداتي تأثيرگذار باشد و با اين اهرم از توليد داخلي و اشتغال حمايت شود، همچنين نميتوان بدون اين ابزار، نظارت و بازرسي دقيقي از تخلفات و كشف فسادهايي كه در اثر خلأ سيستمها رخ ميدهد در دست داشت، در راستاي حمايت از توليدكننده و مصرفكننده و نظر به مهيا شدن زيرساخت صدور باركد دیتا بار با رعايت استانداردهاي سازمان جهاني GS1 در اين مركز و همچنين بانك اطلاعاتي كالا كه طبق مصوبه شوراي عالي فناوري اطلاعات و مطابق با ابلاغیه مورخ 11/6/1393 از سوی ریاست محترم جمهوری، بهعنوان یکی از 12 بانک اطلاعاتی مرجع کشور و تنها بانک مرجع کشور در حوزهی کالا و خدمات شناساییشده است، جهت رفع اين مشكلات، گلوگاهها و بهينهسازي فرآيندها مورداستفاده قرار گيرد.