معرفی راهکار سیستم Gs1 برای طبقه بندی و کاتالوگ سازی کالاهای تجاری

تجارت الکترونیکی ، ابزار رقابت جهانی

آشنایی با موضوع پاسخگویی موثر و کارآمد به مصرف کننده (ECR)

معرفی راهکار سیستم Gs1 برای طبقه بندی و کاتالوگ سازی کالاهای تجاری

ماهنامه شماره5(دی ماه 1394)

1- مقدمه

بارها شنيده شده است كه سيستم GS1، فقط شماره‌هاي فاقد معني به كالاهاي تجاري تخصيص مي‌دهد و آنها را به‌صورت يكتا از ساير اقلام متمايز مي‌کند اما «كاتالوگ» و «اطلاعات مشخصات كالاها» در اين سيستم ايجاد نمي‌شود. اين سخن درستي است؛ اما فقط تا سال 2007 اين‌گونه بود. از چند سال پيش، سازمان بين‌المللي GS1، به دنبال بروز تقاضاهايي براي كاتالوگ و اطلاعات مشخصاتي كالاها، ايجاد سيستم و ارائه خدمات مربوطه به متقاضيان را در دستور كار قرار داده است.

در واقع، نيازي كه به طبقه‌بندي و شناسايي مشخصات كالاها در دنياي تجارت و كسب‌وكار بروز نمود، پاسخي درخور مي‌طلبيد. با توجه به فراگيري سيستم GS1 در دنيا، راهكاري براي اين موضوع ارائه شد. در اين نوشتار، راهكار GS1 براي طبقه‌بندي كالاها و ايجاد كاتالوگ براي آنها معرفي مي‌شود.

2- درباره GS1

در ابتدا لازم است اشاره شود كه GS1 يك سيستم از استانداردهاي مورد نياز در زنجيره‌هاي تأمین چندصنعتي است كه در سراسر دنيا از طريق سازوكار و سازماني به نام مراكز شماره‌گذاري كالاها و خدمات (GS1 Mo) مديريت مي‌شود. دفتر مركزي اين سازمان در بلژيك مستقر است و وظيفه طراحي استانداردها و هماهنگي با نهادهاي بين‌المللي را بر عهده دارد. سازمان GS1 و مراكز شماره‌گذاري تابعه آن بايد ماهيت و نقش غيرانتفاعي داشته باشند. اين سازمان و جامعه كاربران آن از طريق ايجاد بستري مشترك به همه فعالان حاضر در زنجيره‌هاي تأمین (شامل توليدكنندگان، واردكنندگان، صادركنندگان، توزيع‌كنندگان، خرده‌فروشان، ادارات دولتي مجوز دهنده، خدمات‌دهندگان، اتحاديه‌هاي صنفي و غیره) كمك مي‌كنند كه امور و فعالیت‌های خود را با به‌کارگیری فناوري اطلاعات و ارتباطات به نحو هماهنگ، كارا، مطمئن، قابل رديابي و شفاف انجام دهند. GS1 بر موضوعات اصلي زنجيره‌هاي تأمین متمركز شده است و تمام سعي و تلاش آن، بهبود كارايي فرايندها و حفظ امنيت مصرف‌كنندگان است.
3- انواع استانداردهاي GS1
استانداردهاي GS1 سه دسته هستند: Identify، Capture و Share. در شكل 1، اين استانداردها معرفي شده‌اند.

شكل 1- معرفي سه دسته استانداردهاي GS1

1- در دسته اول، استانداردهاي شناسايي يا «شناسه‌گذاري» قرار دارند. بر اساس استانداردهاي شناسه‌گذاري، هر يك از كاربران GS1 مي‌توانند به هر مكان، هر نوع كالاي تجاري، هر بسته بار ارسالي، هر قلم اموال، هر رابطه خدماتي، هر محموله و هر مرسوله شناسه‌ي يكتاي جهاني تخصيص بدهند.
در دسته دوم استانداردها، شماره يا شناسه به نماد باركد، ديتاماتريس يا تگ فركانس راديويي تبديل مي‌شود تا با روش‌های ماشيني با سرعت و دقت بالا خوانده و ثبت شود. باركدهاي خطي GS1 شامل نمادهاي خانواده EAN/UPC، نماد ITF-14، نماد GS1-128، نماد ديتابار GS1 مي‌شوند. نمادهاي دوبعدي شامل ديتاماتريس و QR و تگ‌هاي فركانس راديويي شامل HF RFID و UHF RFID مي‌شوند.
دسته سوم استانداردهاي GS1 شامل بانك داده‌هاي اصلي يا اطلاعات پايه مربوط به كاتالوگ كالاها، بانك داده‌هاي اصلي مربوط به طرف‌هاي تجاري و آدرس‌هاي آنها، شناسه‌هاي كاربردي تبادل الكترونيكي داده‌ها (براي ارسال الكترونيكي سفارش، ارسال اعلاميه حمل يا DESADV و غیره) مي‌شوند. همان‌گونه كه اشاره شد، استانداردهاي ايجاد كاتالوگ براي كالاها، در همين دسته سوم قرار دارند.

4- ساختار طبقه‌بندی كالاها در GS1

در سيستم GS1 ساختاري براي طبقه‌بندي كالاها طراحي شده است كه GPC نام دارد. در اين ساختار طبقه‌بندي كالاها در ابتدا به زيرمجموعه‌هايي به نام قسمت يا Segment تقسيم شده‌اند. تعداد كل سگمنت‌ها در ساختار طبقه‌بندي GPC سي‌وهشت مورد است. فهرست سگمنت‌ها در جدول 1 ارائه شده است.

جدول 1- فهرست شماره و عنوان سگمنت‌ها در ساختار طبقه‌بندي GPC

پس از اينكه جايگاه كالا در بخش خاص مشخص شد، تقسيم هر بخش به زيرمجموعه‌هايي به نام فاميلي صورت مي‌گيرد. كل 38 بخش ساختار طبقه‌بندي GPC به تعداد 115 فاميلي تقسيم شده‌اند. در مرحله بعدي، هر فاميلي به زيرمجموعه‌هايي به نام كلاس تقسيم شده است. در همه 115 فاميلي ساختار طبقه‌بندي GPC، تعداد 787 كلاس وجود دارد.
در انتهاي كار، در هر كلاس، تعدادي نام كالا يا Brick قرار دارد و براي هر نام كالا، عناصر يا مشخصه‌هاي توصيف‌كننده معرفي گرديده است. تعداد كل نام‌ها در ساختار طبقه‌بندي GPC حدود 3800 نام است. شايد اين موضوع تعجب‌آور باشد اما واقعيت سيستم اجرا شده‌ي فوق اين را اثبات نموده است كه تنوع كالاها، يا حداقل تنوع كالاهايي كه در خرده‌فروشي‌ها وارد مي‌شوند و درصد بسيار بالايي از مبادلات بازرگاني دنيا را تشكيل مي‌دهند، در همين حدود است.
لازم است اشاره شود كه تعداد كل عناصر يا مشخصه‌ها در نسخه رسمي سال 2015 سيستم مذكور، 1886 مورد و تعداد كل ارزش‌ها يا مقادير تخصيص‌يافته حدود 11000 مورد است. آمارهاي تفكيكي تعداد فاميلي، كلاس، نام، مشخصه و ارزش براي هر سگمنت GPC در جدول 2 ارائه شده است.

جدول 2- آمار تفكيكي تعداد فاميلي، كلاس، نام، عنصر و ارزش در هر سگمنت ساختار GPC

توضيح: عناصر و ارزش‌ها اگر يكتاسازي شود، تعداد مجموع آنها كاهش خواهد يافت. عناصر 1886 مورد و ارزش‌ها حدود 11000 مورد به صورت يونيك‌شده هستند.

5- جستجو در ساختار طبقه‌بندي GPC

بري جستجو در ساختار طبقه‌بندي GPC مي‌توان از مرورگر موجود در آدرس زير استفاده نمود:
https://www.gs1.org/1/productssolutions/gdsn/gpc/browser
در اين مرورگر، ابتدا زبان مورد نظر و سپس نسخه مورد توجه از ساختار GPC انتخاب شده و در ادامه، بخش، فاميلي، كلاس قابل تعيين و محدودسازي دامنه جستجو خواهد بود. درنهایت بين نام‌ها، عناصر يا نام‌ياعناصر مي‌توان به جستجوي واژه پرداخت. هنگامي كه شما يك نام را انتخاب مي‌كنيد، براي كاتالوگ‌سازي مي‌توانيد عناصر متصل به آن را با كد و تعريف عنصر ببينيد. علاوه بر آن، ذيل هر عنصر، ارزش‌های مجاز با كد ارزش درج شده است. بدين ترتيب مبنايي براي كاتالوگ‌سازي خودكار در اختيار كاربر است كه با كمك آن مي‌تواند كاتالوگ منطبق بر استاندارد GPC در سيستم GS1 را ايجاد نمايد. صفحه عكس مرورگر ساختار طبقه‌بندي GPC در شكل 2 نمايش داده شده است.

شكل 2 – نمايي از مرورگر اينترنتي ساختار طبقه‌بندي GPC

6- كاربرد و فايده ساختار طبقه‌بندی GPC

ساختار طبقه‌بندي و سازوكار كاتالوگ‌سازي GPC به همه طرف‌هاي تجاري كمك مي‌كند به داده‌هاي باكيفيت و هماهنگ درباره كالاهاي تجاري دسترسي داشته باشند. با متصل كردن كاتالوگ ايجاد شده به شماره جهاني شناسايي كالاي تجاري (GTIN)، كليد دسترسي به اين كاتالوگ ايجاد و هر كاربري كه شماره GTIN روي كالا را در اينترنت جستجو نمايد، مي‌تواند به كاتالوگ آن كالا دسترسي پيدا كند.
اگر تأمین‌کنندگان، كالاي خود را با استاندارد GPC طبقه‌بندي كنند و براي آن كاتالوگ ايجاد و كاتالوگ را در وب منتشر کنند، مقايسه كاتالوگ كالاهاي مختلف امكان‌پذير شده و جستجوي كالاي خاص و شماره باركد روي آن كالا براي همگان بسيار ساده مي‌شود.
سازمان GS1 براي يكپارچه‌سازي بانک‌های اطلاعاتي توزيع شده، به همه تأمین‌کنندگان توصيه مي‌كند كاتالوگ استاندارد GPC براي كالاهاي خود ايجاد نموده و آن را در يك انباره داده‌ها (Data Pool) ذخيره نموده و در بستر اينترنت منتشر كنند. با اتصال اين انباره‌هاي داده‌ها، شبكه جهاني هماهنگ‌سازي داده‌ها يا GDSN شكل خواهد گرفت. در شبكه GDSN فراهم‌كننده داده‌ها و دريافت‌كننده داده‌ها، همواره داده‌هاي يكساني را در سيستم‌ها و برنامه‌هاي كاربردي خود خواهند داشت. به اين ترتيب «زبان جهاني تجارت و كسب‌وكار» كه شعار GS1 و زمينه‌ساز ارتباط روان و كارا بين همه طرف‌هاي تجاري است، محقق خواهد شد.

7- معرفی اختصاریها:

GS1: Global Standard One
GS1 Mo: GS1 Member Organization
EAN/UPC: European Article Numbering
QR: Quick Response
RFID: Radio Frequency IDentification
GPC: Global Product Classification
GTIN: Global Trade Item Number
GDSN: Global Data Synchronization Network

8- نتيجه‏ گيری:

سيستم GS1 به‌دنبال موفقيت در شناسه‌گذاري كالاها و خدمات (با GTIN) و تامين‌كنندگان آنها (با GLN)، براي رفع يكي از تقاضاهاي فراگير در زنجيره تامين، امكانات و زيرساخت‌هايي را براي توليد و نشر كاتالوگ هماهنگ براي كالاهايي كه از يك نوع هستند ايجاد نموده و در دسترس همگان گذاشته است. اين امكانات شامل ساختار طبقه‌بندي GPC، فهرست نام‌ها (Brick) و عناصر و ارزش‌هاي استاندارد شده براي هر نام (Attribute & Value) است. اين اطلاعات به صورت چندزبانه در سايت GS1 قرار گرفته است. براي پيوستن تامين‌كنندگان ايراني به اقتصاد و بازرگاني جهاني، يكي از الزامات موثر، ايجاد كاتالوگ‌ براي كالاهاي ايراني بر اساس استاندارد جهاني مذكور است. در اين راستا، مركز ملي شماره‌گذاري كالا و خدمات ايران مي‌تواند زيرساخت اطلاعاتي مذكور را به صورت فارسي درآورده و بستر نرم‌افزاري و سازوكارهاي آن را ايجاد نمايد. تامين‌كنندگان ايراني و به‌ويژه آن دسته از تامين‌كنندگان حاضر در بازارهاي جهاني، به‌تدريج كاتالوگ كالاهاي خود را ايجاد و در انباره اطلاعاتي كاتالوگ كالاهاي ايراني قرار دهند. پس از مدتي مي‌توان با اتصال انباره اطلاعاتي كاتالوگ كالاهاي ايراني به ديگر انباره‌هاي اطلاعاتي دنيا، تامين‌كنندگان ايراني را وارد شبكه جهاني هماهنگ‌سازي داده‌ها (GDSN) نمود و آنها را در بازار پر رقابت كنوني توانمندتر ساخت.

تجارت الکترونیکی ، ابزار رقابت جهانی

ماهنامه شماره5(دی ماه 1394)

چكيده

توسعه روزافزون فن‌آوری‌های نوين اطلاعاتي و ارتباطي باعث افزايش چشمگير کسب‌وکارهای الكترونيكي شده و بدین‌سان تجارت الكترونيكي انقلابي نوين در زنجيره‌هاي تأمين، بنيان نهاده است. در مقاله حاضر تلاش بر اين است ضمن بررسي مزايا، اهداف و فن‌آوری‌های مقبول اين تجارت، اقدام به ارائه روشي مطلوب جهت ايجاد يك تجارت الكترونيكي با ويژگي برتر شود.

1- مقدمه

امروزه تجارت الكترونيكي از مهم‌ترین ابزارهاي رقابت جهاني است. يكي از زیرساخت‌های اين تجارت، فن‌آوری اطلاعات است كه پروتكل‌هاي استانداردي را براي توسعه ارتباطات و فعالیت‌های رايانه‌اي به وجود آورده و در طرح‌ریزی، اجرا، مديريت و نظارت بر فرايندهاي خود از آنها استفاده مي‌كند. تجارت الكترونيكي امكان دگرگوني زنجيره تأمين را به سيستمي سريع و چابك تسهيل كرده و از سوي ديگري موجب بهینه‌سازی سرمايه و امكانات شركاي تجاري مي‌شود.

2- ضرورت توسعه زنجيره تأمين نوين

فرايند توليد و تحويل كالا از زمان آغاز انقلاب صنعتي تا انتهاي قرن بيستم، در بيشتر جوامع تغيير چنداني نكرده بود. اين فرايند سنتي با پيش‌بيني تقاضا براي كالا آغاز و در مراحل بعدي آن، مواد اوليه براي توليد كالا سفارش داده مي‌شود و سپس براي پوشش دادن به تقاضاي تخميني «موجودي» ساخته و به سفارش‌ها پاسخ گفته و زمانی که «موجودي» به پايان برسد فرايند از نو آغاز مي‌شود. اين زنجيره‌اي است كه از عرضه‌کنندگان مواد اوليه تا تولیدکننده و مشتري نهايي تشكيل شده و هر پيوند تنها با پيوند قبلي و بعد از خود ارتباط برقرار كرده است. روشن است كه در اين زنجيره، فرايند عمليات به اندازه ضعيف‌ترين پيوند خود قابليت دارد و هرگونه اشتباه در هر جايي از آن مي‌تواند فرايند دروني زنجيره را با تهديد مواجه سازد. بدين خاطر سازمان‌ها جهت اثربخش كردن زنجيره تأمين خود به رويكرد جديدي نياز داشتند تا آنان را قادر سازد به مشتريان خود به صورتي مطلوب خدمات ارائه كند.
در قرن بيست و يكم، ساختار جديد اقتصاد جهاني و سرعت تحول و تغيير كالا و محصولات و امنيت فزاينده‌اي كه ذينفعان از سازمان‌ها طلب می‌كردند، باعث شد كه شيوه سنتي ناكارآمد شود؛ زيرا اين فرايند در واكنش به تغييرات تقاضا به كندي عمل نموده و از طرفي بسيار «سرمایه‌بر» و شكننده نيز هست.

شكل 1- زنجيره تأمين سنتي
شكل 1، يك مدل سنتي زنجيره تأمين است كه در آن سازنده قطعات را از تأمین‌کننده خريداري كرده و كالا را بر اساس پیش‌بینی انجام شده، توليد مي‌كند. كالا در انبارهاي سازنده يا مونتاژكننده ذخيره می‌شود. توزیع‌کننده در درجه اول می‌کوشد تا سفارش رسيده را با موجودي خود و يا با استفاده از موجودي مراكز توزيع پاسخ دهد. در غير این صورت تلاش می‌کند از طريق بازار، سفارش‌ها را تأمين كند.
شكل 2 يك زنجيره تأمين الكترونيكي را نشان مي‌دهد. در اين زنجيره از مفاهيم پيشرفته تجارت الكترونيكي در پردازش و توليد سفارش، تعريف منابع عرضه و هماهنگ كردن تحويل كالا در شبكه عرضه‌کنندگان، استفاده مي‌شود. اين امر موجب كاهش ميزان موجودي در زنجيره شده و هزينه‌هاي عملياتي را كاهش می‌دهد. تجارت الكترونيكي يك ساختار شبكه‌اي از مديريت اطلاعات در زنجيره تأمين را به وجود می‌آورد كه با توزيع اطلاعات ميان تمام شركاي موجود در شبكه، به صورتي هماهنگ تمام عناصر فعال در طول زنجيره اعم از سازندگان تجهيزات اوليه، تولیدکنندگان پيماني يا داخلي، عرضه‌کنندگان و خدمات‌دهندگان ترابري سريع كالا به مشتري را پشتيباني مي‌كند. بدین‌سان تجارت الكترونيكي از حالت تجارت عادي و عملياتي به مفهومي استراتژيك كه می‌تواند مزاياي رقابتي و مهمي را به سازمان ارائه كند، تبديل مي‌شود.

شكل 2- زنجيره تأمين الكترونيكي

3- مزايای استراتژيك تجارت الكترونيكی

3-1 . لجستيك الكترونيكي

لجستيك الكترونيكي دو مزيت اساسي دارد.

اولين مزيت لجستيك الكترونيكي اين است كه سازمان را قادر مي‌سازد ساختار خود را کوچک‌تر كرده و توانمندی‌های دروني و ذاتي خود را روشن كند و فعالیت‌های فرعي لجستيكي خود را كه سرمايه و امكانات سازمان را مصرف كرده و تأثیر منفي بر کارایی و اثربخشي دارند را به ساير بخش‌های خدماتي واگذار كند و كماكان آنها را به گونه‌اي مديريت كند كه گويي هنوز اين فرايندها در سازمان خودش اجرا مي‌شود. در اين حالت مشتريان عمده و جزء مي‌توانند به شركاي تجاري استراتژيكي مبدل شوند كه از فعالیت‌های سازمان پشتيباني نمايند.
دومين مزيت لجستيك الكترونيكي اين است با كاستن از «موجودي زنجيره» كارايي سازمان را افزايش داده و آن را قادر می‌سازد كالا و محصولات خود با اطمينان بيشتري انتقال داده و نظارت بر جريان فعالیت‌ها را بهبود بخشد و همكاري سازمان با شركا را افزايش دهد. براي مثال کالایی كه توسط يك مشتري سفارش داده می‌شود، شامل قطعاتي است كه توسط سازندگان تجهيزات اوليه و تولیدکنندگان قراردادي در اقصي نقاط دنيا توليد و به يك مركز مونتاژ در نقطه ديگر انتقال داده می‌شود. اين كالا پس از مونتاژ و تست به وسيله يك شركت حمل‌ونقل به مكان مورد نظر مشتري ارسال مي‌شود. لجستيك الكترونيكي امكان يكپارچگي جامع اطلاعات، نظارت بر فعالیت‌ها و ارائه راه حل‌هاي مديريتي مورد نياز در هماهنگ كردن اين سفارش را در طول شبكه بسيار پيچيده از شركاي لجستيكي و شركاي خدماتي، به وجود می‌آورد.

3-2 . بهبود بازگشت سرمايه (ROA)

تجارت الكترونيكي از نظر مسائل مالي نيز مزيت استراتژيك مهمي را به دنبال دارد. اين امر سازمان و شركايش را قادر می‌سازد روند بازگشت سرمايه را دقیق‌تر كنترل كنند. ROA ميانگين برگشت سرمايه يك سازمان است كه وام‌دهندگان و سرمایه‌گذاران از آن به عنوان شاخصي در محاسبه ميزان بهره‌وری دارائی‌های يك شركت استفاده مي‌كنند، زيرا دارائی‌های سازمان نيز جزء سرمايه منظور می‌شود. سطح بالاي ROA به معني آن است كه يك سازمان حداكثر سود را به سرمایه‌گذاران باز مي‌گرداند و كسب سود را در سطحي مطلوب آسان‌تر می‌كند. اين امر موجب كاستن از ميزان امكانات مصرف شده يك سازمان و شركاي تجاريش می‌شود و سازمان می‌تواند با در اختيار قرار دادن امكاناتي كه براي تحويل سفارش‌ها و ارائه خدمات خود به آنها نياز دارد، از ميزان موجودي كلي درون زنجيره تأمين بكاهد.

3-3 . كاهش ذخاير اطمينان تجارت الكترونيكي می‌تواند باعث كاهش ميزان موجودي در سطوح مختلف زنجيره تأمين شود.

هر جزئي در زنجيره تأمين سنتي، براي كاهش نوسانات موجود در ميزان تقاضاي پیش‌بینی شده و اجتناب از پيامدهاي احتمالي ناشي از اشتباهات ساير شركاي تجاري در تحويل سفارش‌ها، می‌بایست «ذخيره اطمينان» كافي را در اختيار داشته باشد. براي مثال، در صنعت نیمه‌هادی‌ها، شركت‌هاي توليدي هزاران قطعه را توليد كرده و توزیع‌کنندگان و فروشندگان نيز ميزان موجودي زيادي از هر قطعه را نگهداري می‌کنند. از آنجايي كه صنعت نیمه‌هادی يك صنعت دوره‌ای است، توزیع‌کنندگان و فروشندگان براي پاسخگويي به تقاضاي پیش‌بینی نشده می‌بایستی ميزان «ذخيره اطمينان» زيادي را در يك بازه زماني در اختيار داشته باشند. تجارت الكترونيكي به عنوان استراتژي مجازي زنجيره تأمين، با كاستن از عدم هماهنگي در حمل‌ونقل و نظارت بر موجودي تمام شركاي زنجيره، می‌تواند به ميزان قابل توجهي از ذخيره اطمينان آنها بكاهد.
همچنين توزیع‌کنندگان مي‌توانند به سفارش‌هاي كوچك پاسخ دهند و سفارش‌هاي بزرگ‌تر را بر اساس اصل بازگشت سريع و ساخت (توليد) بر حسب سفارش پوشش دهند. دليل آنكه توزیع‌کنندگان مي‌توانند ميزان کوچک‌تر و كمتري از موجودي را نگهداري كنند اين است كه زنجيره تأمين دروني به سرعت می‌تواند در مقابل نوسان تقاضا در بازار واكنش نشان داده و تولیدکننده می‌تواند شركاي تجاري توليدي خود را براي توليد قطعات بيشتر فرا خواند. مثلاً تولیدکننده پوشاك مي‌تواند بدون حفظ و نگهداري موجودي زيادي از مواد سال گذشته خود، پارچه‌ها، مدل‌ها و رنگ‌های جديدي را به بازار ارائه كند و تولیدکنندگان خودرو می‌توانند بدون نياز به ذخيره كردن موجودي عظيمي از قطعات ويژه يا جانبي، خودروها را بر اساس خواست و مشخصات مورد نظر مشتري توليد كنند.
بديهي است همكاري ميان تأمین‌کنندگان و سازمان اين امكان را به وجود می‌آورد و تجارت الكترونيكي اين همكاري را تسهيل می‌كند.

3-4 . ارسال كالا از هر جا به هر جای ديگر

تجارت الكترونيكي شبكه‌اي از شركاي تجاري هماهنگ را به وجود مي‌آورد. مي‌توان سفارش را از يك توليدكننده جزء به تولیدکننده اصلي منتقل كرد و يا اگر مواد مورد نظر در انبار موجود نبود، سفارش را به تولیدکننده‌ای كه می‌تواند كالا را توليد و ارسال كند ارجاع داد. اين نوع تجارت، شفافيت شبكه تجاري را افزايش داده و بدین‌سان سازمان را قادر مي‌سازد تا استراتژي پاسخگويي بهينه به سفارش را تعيين كنند. براي مثال يك توزیع‌کننده با دسترسي به پايگاه اطلاعاتي سازمان می‌تواند ساير شركاي تجاري كه كالا را در انبار خود دارند در هر جايي از جهان يافته و به صورتي بهينه اقدام به انتخاب تجهيزات نموده و سفارش را به انجام برساند.

3-5 . نظارت بر فعالیت‌های زنجيره تأمين

زنجيره تأميني كه فعالیت‌های خود را به ساير بخش‌ها محول كرده است، مي‌بايستي همانند زمانی که فعالیت‌های خود را، خود انجام می‌داد بر فعالیت‌های شركاي جديد نظارت داشته و درنهایت كيفيت خدمات زنجيره را ارتقاء دهد. اين نظارت دقيق نيازمند ايجاد شفافيت و آگاهي از فعالیت‌های شركاي تجاري است و می‌بایستی اين شفافيت و آگاهي را تا سطح مشتريان نيز گسترش دهد. اين موضوع سازمان را قادر می‌سازد ببيند چگونه شركاي تجاري خدمات را ارائه می‌كنند و چگونه مشتري را قادر می‌سازند تا نحوه گردآوري اجزاي يك سفارش در كنار هم را پيگيري كند. تجارت الكترونيكي از چند لحاظ می‌تواند شفافيت و نظارت بر زنجيره تأمين را به وجود آورد.

•  شفافيت و آگاهي از سفارش باعث می‌شود تا مشتريان، توزیع‌کنندگان و توليدكنندگان در خصوص وضعيت سفارش و نحوه پردازش اقلام مربوط به آن، بر اساس الگويي مشخص پيگيري و اقدام كنند.
•  شفافيت و آگاهي از ترابري، بر اساس طرح حمل‌ونقل داخلي، خارجي و حمل‌ونقل بينابيني، مراحل حمل‌ونقل كالا پيگيري شده و اگر حمل‌کننده بتواند اطلاعات مربوط به مكان را ارائه دهد، اين سيستم می‌تواند موقعيت فعلي حمل كالا را نيز نشان دهد.
•  شفافيت موجودي، موجودي بازار، مواد اوليه و موجودي در حال ساخت را در طول زنجيره تأمين رديابي می‌كند. بر اساس اين سيستم (سيستمي كه باعث شفافيت و آگاهي از عمليات زنجيره تأمين در ابعاد مختلف می‌شود) مي‌توان هشدارهايي را پیش‌بینی كرد و در صورتی که تفاوتي ميان اجرا و طرح وجود داشته باشد علائمي را جهت فرماندهي و كنترل در سرتاسر زنجيره تأمين به وجود آورد. براي مثال، فرضاً يك محموله در زمان مقرر براي بارگيري به بندرگاه نرسيده باشد. در اين حالت فرايند هشدار می‌تواند با صدور فرماني مبني بر تغيير دادن شيوه حمل كالا به حمل‌ونقل هوايي، باعث تسريع روند حمل كالا شود.

3-6 . امكان همكاری ميان شركای تجاری

تجارت الكترونيكي سازمان را قادر می‌سازد تا از تمام ظرفیت‌های شركاي تجاري استفاده كند. در يك زنجيره تأمين الكترونيكي مبتني بر همكاري متقابل، شركاي تجاري روابط دراز مدتي را با سازمان داشته و به همين دليل شرايط مناسبي را در جهت ايفاي نقش استراتژيك دارا هستند. براي مثال يك شريك تجاري لجستيكي مي‌تواند حمل‌ونقل محموله‌ها را به بهترين قيمت برنامه‌ريزي و زمان‌بندی كند، نیازمندی‌های بین‌المللی و داخلي را تعيين كرده و مدل حمل محموله را براي پر كردن ظرفيت بار کامیون‌هایی كه ظرفيت استفاده نشده‌ای را دارند زمان‌بندی كرده يا چيدمان بار و جدول تحويل محصولات را مرتب كند.

3-7 . افزايش کارایی

تجارت الكترونيكي بر یکپارچه‌سازی اطلاعات در سراسر زنجيره تأمين تأکید دارد. شركاي تجاري جهت افزايش بهره‌وری خود از اين اطلاعات استفاده مي‌كنند. افزايش بهره‌وری از طريق كاستن از ميزان ذخاير اطمينان، توانايي در انتقال كالا از جايي به جايي ديگر و نظارت بر اجراي فرايندها و همكاري بخش‌ها در زنجيره تأمين، محقق می‌شود.

4- اهداف تجارت الكترونيكی

تجارت الكترونيكي می‌بایست زنجيره‌هاي تأميني را كه وجه مشخصه آنها سرعت بالا، عدم نقص، بهينه‌گر، چابك و ارزش مدار باشد را به وجود آورد.

•  سرعت بالا
  تجارت الكترونيكي مي‌تواند سيستم‌هاي تجاري را كه سرعت بالايي داشته و داراي قابليت پاسخگویی فوق‌العاده و تقاضا محور هستند را پشتيباني كند و اين امر به ارتباطات مستمر و مداوم، شفافيت و كنترل و فرماندهي در سرتاسر زنجيره تأمين نياز دارد. اين فرايند دامنه فعالیت‌ها را از مرحله در اختيار گرفتن مواد اوليه در نقطه‌اي از جهان تا حمل كالاي توليدي و رساندن به مشتري در نقطه‌اي ديگر را نظارت و مديريت كرده و اطلاعات لحظه‌به‌لحظه را به شركاي سازمان و مشتريان ارائه می‌کند.
•  عدم نقص
  تجارت الكترونيكي می‌تواند بی‌نقص يا كم نقص عمل كند؛ زيرا ويژگي ذاتي آن (كاهش موجودي در سرتاسر زنجيره تأمين و پشتيباني از استراتژي كارآمد تقاضا مداري) فرصتي را براي خطا و اشتباهات باقي نمي‌گذارد. براي مثال در صورت وجود سيستم موجودي بهنگام، دير رسيدن قطعه باعث توقف خط مونتاژ می‌شود. يك ساختار اطلاعاتي كامل و بی‌نقص اين توانايي را به سازمان می‌دهد تا به ریشه‌یابی مسئله پرداخته و آن را بر طبق روش‌های مختلف تجزیه‌وتحلیل كند و اگر بدترين حالت ممكن به وقوع بپيوندد راه حل مناسبي را بيابد.
  عمليات بی‌عیب و نقص بدين معني است كه سازمان شركاي تجاري ویژه‌ای را جستجو كرده و بيابد كه مفهوم تجارت الكترونيكي را دريافته و در چنين محيطي احساس راحتي كنند. مثلاً يافتن شركايي كه بدون اتلاف وقت، تغيير ميزان موجودي را پيگيري كرده و مي‌توانند براي سازمان در غالب پایگاه‌های اطلاعاتي خود شفافيت را به وجود آورند يا شرکت‌های حمل‌ونقل كه براي تعيين دقيق موقعيت کامیون‌های خود از سيستم تعيين موقعيت جغرافيايي استفاده مي‌كنند و يا شرکت‌های خدماتي تحويل كالا كه مي‌توانند كالا را به‌طور الكترونيكي در مسير پيگيري كرده و تحويل آن را به هر نقطه تأیید كرده و دريافت محموله را به سازمان اطلاع دهند.
•  چابكي
  ساختار تجارت الكترونيكي امكان افزايش و يا كاهش تعداد شركاي تجاري را فراهم می‌آورد تا بدين ترتيب سازمان انعطاف‌پذیری لازم جهت عکس‌العمل نشان دادن به شرايط متغير بازار را به دست آورد. ابزارهاي چنين موضوعي پروتکل‌ها و ارتباطات استانداردي هستند كه قابليت ايجاد و يا حذف فعالیت‌های شركاي تجاري را ايجاد كرده و مجموعه این روش‌ها، عملياتي استاندارد را جهت استفاده شركاي تجاري فراهم نمايند. اين روش‌ها شركاي جديد و با سابقه را قادر مي‌سازد تا بدون صرف هزینه‌های اضافي به ساختار زنجيره تأمين سازمان متصل شده و فعالیت‌ها را به شیوه استاندارد انجام دهند و اطلاعات را با يكديگر مبادله كنند. استانداردها از اين جهت موجب چابكي ساختار زنجيره تأمين می‌شوند كه امكان انجام سريع فعالیت‌ها را به وجود مي‌آورند. اگر سازمان قصد گسترش و توسعه خود را داشته باشد، در صورتی که سازمان مذكور فرايندهاي استاندارد فن‌آورهای يكپارچگي را در راستاي به‌کارگیری شركاي تجاري ديگر فراهم كرده باشد، مشكلات كمتري خواهد داشت. زيرساخت‏هاي اطلاعاتي، پروتکل‌هاي ارتباطي استاندارد و فرايندهاي شريك تجاري به هر بخش اطمينان می‌دهد كه فرايندهاي تجاري روابط جديد تجاري، به سرعتی به جريان درآمده و اجرا شوند.
  زیرساخت اطلاعاتي چابكي كه استانداردهاي ارتباطي را عامل هماهنگي فعالیت‌های خود قرار می‌دهد، اين امكان را براي سازمان به وجود می‌آورد تا ضمن كاستن از هزینه‌های اضافي، بر روي ویژگی‌های اساسي و ذاتي خود متمركز شود.
•  بهينه شدن دارائی‌ها
  تجارت الكترونيكي نقش كليدي را در استفاده بهينه از دارايی‌های موجود در زنجيره تأمين ايفا می‌کند. نتايج حاصل از یکپارچه‌سازی فرايند تجاري تاجر به تاجر الكترونيكي اين امكان را به وجود می‌آورد تا بتوان از امكانات تأمین‌کنندگان ثالث مانند انبار، كاميون، اماكن، وسايل و امكانات توليدي را در صورتی که اين امكانات بخش كاملاً یکپارچه‌ای از سازمان را تشكيل دهند استفاده نمود. شفافيت و آگاهي از اين زنجيره، اين امكان را به وجود می‌آورند تا بتوان فرايندهايي را كه ميزان موجودي ذخاير اطمينان را به حداقل ميزان ممكن می‌رسانند، ايجاد و مديريت كرد. بدین‌سان تجارت الكترونيكي مي‌تواند تأثیر قابل ملاحظه‌ای را در بهینه‌سازی دارائی‌ها به وجود آورد و از ميزان سطوح غير ضروري موجودي بكاهد.
•  ارزش مدار
  بسياري از سازمان‌ها در حال گذار از مرحله «تمركز بر عمليات توليد» به «تمركز بر روش‌ها» هستند. اين امر تجارت الكترونيكي را به عنوان ابزاري در نحوه توليد و تحويل بی‌عیب و نقص و سريع كالا به صورتي رقابتي در هسته اصلي زنجيره تأمين قرار داده و آن را به عامل كليدي كل زنجيره مبدل ساخته است. مفاهيم تجارت الكترونيكي اين امكان را براي سازمان فراهم می‌آورد كه عمليات را در كلاس جهاني و از طريق يكپارچه كردن خدمات برتر به صورت مجازي فراهم آورد. اين مهم بدون اتلاف سرمايه و با هزینه‌ای اندك ميسر بوده و سطح عمليات را در سطح جهاني حفظ خواهد كرد و سازمان را قادر به توسعه خدمات و پشتيباني از مشتريان خود كرده و موجب بهينه‌شدن بازگشت سرمايه سازمان می‌شود.

5- ساختار ارتباطی تجارت الكترونيكی

تجارت الكترونيكي از اينترنت به عنوان زیرساخت اطلاعاتي غير انحصاری كه پس از تلفن در سطح عموم و به صورت وسيع در دسترس است استفاده مي‌كند. اينترنت سازمان را قادر مي‌سازد تا با حداقل سرمايه‌گذاري در تجهيزات يا پروتكل‌هاي ويژه، اطلاعات خود را با سايرين به اشتراك بگذارد. سازمان‌ها از مبادله الكترونيكي داده‌ها يا شبکه‌های ارزش افزوده نيز در به اشتراك گذاردن اطلاعات استفاده مي‌كنند اما هر دو اين روش‌ها داراي محدودیت‌هایی از قبيل هزينه سرمایه‌گذاری بالا و ايجاد رویه‌های ويژه هستند كه اين امر باعث كاهش مطلوبيت آنها مي‌شود. ولي اينترنت ابزاري است كه امكان ارتباط ميان سازمان و شركاي تجاري را با حداقل تأخير و هزينه به وجود می‌آورد.
ساختار ارتباطي هاب و پورتال، زیرساخت انعطاف‌پذيري را براي يكپارچه كردن اعضاي زنجيره تأمين الكترونيكي به وجود می‌آورد. مدل يكپارچه‌سازي ارتباطي كه تحت عنوان مدل نقطه‌به‌نقطه معروف است عليرغم اينكه باعث راحتي ورود شركاي جديد مي‌شود، اما افزايش تعداد اين شركاي تجاري منجر به بروز مشكلات عدیده‌ای مي‌شود زيرا افزودن يك شريك تجاري جديد به شبکه‌ای متشكل از 10 شريك در اين ساختار به معني ايجاد، هماهنگ‌سازی و برقراري خطوط ارتباطي جديد با ساير شركاي ديگر نيز هست.

6- یکپارچه‌سازی بر مبنای هاب و پورتال یکپارچه‌سازی نقطه‌به‌نقطه

ساختار ارتباطي بر مبناي هاب و پورتال كه در شكل 2 نشان داده شده است براي شبکه‌های تجارت الكترونيكي مطلوب‌تر است. در اين ساختار ارتباط بين سازمان و ساير شركاي تجاري به صورت پورتال انجام می‌شود اين روش افزايش يا حذف شركاي تجاري از شبكه را آسان‌تر می‌کند. علاوه بر اين، پورتال داده‌ها و پروتکل‌هاي ارتباطي كه سازمان‌هاي موجود در شبكه به‌وسیله آن می‌توانند با يكديگر ارتباط برقرار كنند را استاندارد می‌كند. از آنجايي كه پورتال امكان تعامل با دنياي خارج را به وجود می‌آورد، هاب مكانيزم‌هاي لازم در یکپارچه‌سازی دروني سازمان را به وجود می‌آورد.

شكل 2 – اختلاف بين ساختار يكپارچه‌سازي نقطه‌به‌نقطه و ساختار بر مبناي هاب و پورتال در شبكه شركای تجاری

7- نقش پورتال شريك تجاری

پورتال يك شريك تجاري در تعامل با دنيايي كه شركاي تجاري سازمان در آن فعال هستند نقش درب ورودي را ايفاء می‌کند. پورتال می‌تواند در قالب پروتکل‌هاي بسيار متفاوتي ارتباط برقرار كند (مانند EDI،XML ، web، client/server) كه داده‌هاي ورودي را به فرمت مورد استفاده سازمان برگردانده و اطلاعات خروجي را به فرمت مورد استفاده طرفين تجاري تغيير می‌دهد. روش مذكور اين امكان را به وجود می‌آورد شركاي تجاري بدون نياز به تغيير كلي سیستم‌های كامپيوتري و يا روش‌هاي داخلي خود بتوانند با يكديگر ارتباط برقرار كنند. مهم‌ترین مسئله در اين ميان اين است كه پورتال، نقطه واحدي را براي دسترسي به تمامي انواع تعاملات به وجود مي‌آورد مثلاً EDI شركا را قادر می‌سازد تا از پورتال مرتبط به يكديگر در حالت سيستم به سيستم استفاده كنند؛ يعني شركايي كه از نظر فني در سطح پايين‌تري قرار دارند از ظرفیت‌های وبي پورتال استفاده می‌كنند، با شركاي سيار می‌توانند از ظرفیت‌های بی‌سیم استفاده كنند و يا با شركايي كه به ارتباطات پرحجم و بی‌وقفه احتياج دارند از XML يا فن‌آوری Client/server براي اتصال سیستم‌های خود به پورتال استفاده می‌کنند.
پورتال با تعريف مجموعه‌ای از داده‌هاي تجاري (مانند سفارش خريد) و ايجاد پایانه‌های مرتبط و متنوع و اجراي عمليات تعريف شده تجاري (مانند پذيرش سفارش خريد، روزآمد كردن اطلاعات سفارش خريد) به اين نقش يكپارچه‌ساز دست می‌یابد. پورتال می‌تواند در استانداردهاي عناصر اطلاعاتي ويژه ميان شريك تجاري و سازمان مانند كد كالا، معيارهاي سنجش، واحد نرخ برابري ارزهاي رايج ميان آنها، تاريخ و موقعيت مشتري مورد استفاده قرار گيرد. همچنين پورتال جهت كنترل امنيت و يا حفاظت از اطلاعات اختصاصي سازمان، شركاي تجاري را قادر می‌سازد تا جهت كسب اطلاعات مورد نياز خود در تأمين خدمات، به سيستم‌هاي سازمان دسترسي پيدا كنند. بدین‌سان تجارت الكترونيكي شركاي زنجيره تأمين را قادر می‌سازد تا داده‌هاي خود را در قالب مفاهيم تجاري كه تمام شركاي تجاري آن را درك كرده و بر طبق آن عمل می‌کنند مبادله كنند و بدین‌سان مجموعه كاملاً جديدي از توانمندی‌ها و ظرفیت‌ها را پيش روي شركاي تجاري می‌گشاید.

8- نقش بانك اطلاعاتی

اگر عمليات اختصاصي يك سازمان يكپارچه نشده باشد، نمی‌تواند خود را با شركايش يكپارچه كند. يك روش در دستيابي به اين يكپارچگي دروني در مفهوم «اطلاعات»، عنصر كليدي ديگري از زنجيره تأمين الكترونيكي، نهفته است. بانك اطلاعاتي در اتصال برنامه‌هاي كاربردي متفاوت به يكديگر به فن‌آوری EAI اتكا می‌کند. اين فن‌آوری امكان اتوماسيون فرايندهاي تجاري پیچیده‌ای كه برنامه‌های كاربران چندمنظوره را به يكديگر متصل می‌كند، به وجود مي‌آورد. براي مثال سفارش ورودي خريد در سيستم ERP كه ميزان موجودي را مشخص می‌كند و سوابق مشتري را روزآمد می‌كند ثبت می‌شود. تمامي اقلام بيرون از انبار و موجود در سفارش خريد در سيستم MRP روزآمد می‌شوند. طرح اجرايي كلي سفارش، شامل تاريخ تحويل سفارش، جهت روزآمد كردن سیستم‌های فروش و پشتيباني مشتري به سيستم CRM انتقال داده می‌شوند. هسته اطلاعاتي موظف به يكپارچه‌سازي فرايند تجاري در سازمان است و در عکس‌العمل نشان دادن به سیگنال‌های بيروني (خارجي) ارسالي از سوي مشتريان و شركاي تجاري، در همكاري نزديكي با پورتال قرار دارد.

9- پیاده‌سازی يك تجارت الكترونيكي برتر

روش‌ها و متدولوژي مختلفي در رابطه با پیاده‌سازی تجارت الكترونيكي توسعه داده شده است ولي يكي از اين متدولوژی‌ها (وال مارت) مراحل هفتگانه‌ای را ارائه می‌كند كه باعث ايجاد يك تجارت الكترونيكي مطلوب با ويژگي برتر در بازار مي‌شود. اين مراحل عبارت‌اند از:
1- نقش شريك تجاري خود را درك كنيد.
2- فعالیت‌های اصلي و حاشیه‌ای را شناسایی كنيد.
3- فرايندهاي تجاري داخلي خود را يكپارچه كنيد.
4- پورتال شريك تجاري را ايجاد كنيد.
5- فرايندهاي تجاري مرتبط و سازگار و مجموعه پیام‌های پشتيبان شريك تجاري را ايجاد كنيد.
6- روش ايجاد شفافيت را براي سازمان اجرائي كنيد.
7- در رابطه با فرماندهي و مديريت سازمان به شفافيت و آگاهي و همچنين هماهنگي اتكا كنيد.

•  درك نقش شريك تجاری

پيش از اجراي هر پروژه تجارت الكترونيكي، دريافتن عوامل بالقوه محيطي امري حياتي است. به عبارت بهتر اين بسيار مهم و مفيد است كه شناخت جامعي از قابلیت‌ها و توانمندی‌های شركاي تجاري ايجاد شود. درك درست از آنچه شركاي تجاري می‌توانند انجام دهند مي‌تواند در واگذاري مناسب‌تر فعالیت‌های غير ذاتي و کم‌اهمیت سازمان كمك مؤثری كند. سازمان در همكاري با شركاي متفاوتي قرار دارد كه هر يك از آنها ظرفيت و توانمندی‌های اصلي و مركزي متفاوتي را دارند. براي مثال شريك لجستيكي كه به مديريت سفارش‌ها بزرگ و پيچيده می‌پردازد در مقايسه با شريك ديگري كه اقلام برگشتي را مديريت می‌کند توانايي‌ها و قابلیت‌های متفاوتي را دارد. يكپارچه كردن اين توانمندی‌ها و تبديل به يك شبكه اجرايي ساده، نيازمند روش سيستماتيكي است كه بتواند قابلیت‌های بالقوه شركاي تجاري را ارزيابي كرده و فعالیت‌های آنها را به بهترين شكل يكپارچه نموده و تجارت الكترونيك را به عنوان عامل برتري استراتژيك در بازار مبدل كند.

•  تعيين فعالیت‌ها و فرايندهاي اصلي

روشي كه سازمان‌ها براي اجراي تجارت الكترونيكي خود انتخاب مي‌كنند به ديدگاه آنها از تجارت و فعالیت‌هایی كه به عنوان توانمندی‌ها و ظرفیت‌های اصلي شناخته شده است بستگي دارد. يكي از ظرفیت‌ها و توانمندی‌های اصلي سازمان می‌تواند توليد تجهيزات اوليه فن‌آوری باشد. از این‌رو اين امر نيازمند آن است تا تنها امور مربوط به طراحي و توليد را در اختيار گرفته و تمامي امور مربوط به بازاريابي، توزيع و فروش را از سيستم خود حذف كرد، اما سازمان ممكن است تصميم بگيرد از آنجايي كه اين امور نوعي توانمندي و ظرفيت كليدي به شمار می‌رود بنا به دلايلي از قبيل مسئولیت‌پذیری، به بخش ديگري واگذار نشوند. يك شريك خرده‌فروشی كالا ممكن است حمل محموله‌های خود ميان فروشگاه‌هایش را به بخش ديگري واگذار نمايد اما امكانات مربوط به تحويل كالا را در محل حفظ نمايد. واگذار كردن عمليات جانبي و حاشیه‌ای به شركايي كه اين خدمات جزء، ظرفیت‌های اصلي آنان به شمار می‌آید اين اطمينان را به وجود می‌آورد كه هر يك از شرکا به بهترين شكل ممكن خدمات مربوطه را ارائه نمايند.

•  یکپارچه‌سازی فرايندهاي تجاري داخلي

همكاري كارآمد با شركاي تجاري كه از نظر جغرافيايي پراكنده هستند به ارتباطات استاندارد و فرايندهاي يكپارچه تجاري در داخل سازمان نياز دارد. اين امر اعضاي سازمان توسعه يافته را قادر می‌سازد تا به‌طور كامل فعالیت‌ها يا اطلاعاتي را كه بدان‌ها نياز دارد شناسایی نموده و شیوه‌ای واحد را جهت عکس‌العمل نشان دادن به آنها ارائه نمايند. مثلاً در حمل يك محموله از جايي به جاي ديگر، شیوه‌های ارتباطي استاندارد اين اطمينان را می‌دهند كه تمام پیام‌هایی كه داراي عناصر اطلاعاتي مشابهي هستند، به يك شيوه نگارش شده‌اند و عناوين مشابهي (مانند فهرست علائم و اختصارات كالا، شماره سريال، كدهاي شناسه مشتريان يا موقعيت مشتريان) را مورد استفاده قرار می‌دهند. به‌کارگیری چنين شيوه‌هایي زیرساخت‌های مورد نياز تجارت الكترونيكي در سطح بین‌المللی را كه شامل يكپارچگي، شفافيت و فرماندهي و كنترل می‌باشد را فراهم می‌آورد.

•  ايجاد ارتباط شريك تجاری

هدف يك شبكه يكپارچه از شركاي تجاري در اصل اجراي فعالیت‌هایي است كه هر يك از شركاي تجاري سازمان می‌توانند به موازات شركاي تجاري ديگر انجام دهند. پورتال شريك تجاري زیرساخت ارتباطي مربوطه را به منظور پشتيباني از فرايندهاي تجاري در تمامي سازمان به وجود می‌آورد. پورتال به عنوان «پنجره‌ای رو به جهان» است كه اين امكان را براي شركا پديد می‌آورد تا در قالب‌های استاندارد (XML،EDI،HTML،WML و client/server) به برقراري ارتباط با سازمان بپردازند.

•  ايجاد فرايندهای منطقی و سازگار

در اين مرحله بايستي نسبت به ايجاد فرايندهاي منطقي و سازگار هر يك از شركاي تجاري و مجموعه‌ای از پیام‌های پشتيبان اقدام نمود. پورتال هر يك از شركاي تجاري زیرساخت مطمئني را براي فرايندهاي آنها به وجود می‌آورد. بديهي است هر يك از اين فرايندها در قالب مجموعه‌ای از پیام‌های مختلف كه بين آنها مبادله می‌شود به جريان می‌افتد. به عنوان مثال پیام‌هایی كه بين تأمین‌کننده خدمات انبارداري (3PL) و واسطه‌های امور گمركي به جريان می‌افتد.

•  ايجاد روشي براي شفافيت و آگاهي در سازمان

توانائي يك سازمان در رديابي و پيگيري نحوه اجراي فعالیت‌ها از سوي يك شريك تجاري، در موفقيت
پایه‌ریزی تجارت الكترونيكي حياتي است. براي نمونه اگر يك سفارش مركب می‌بایستی توسط يك شركت حمل‌ونقل به نقطه ديگري منتقل شود سازمان بايد قادر باشد تا به كمك سيستم رديابي هر يك از شركاي تجاري موقعيت دقيق محموله را روشن نموده و در صورت بروز مشكل و يا تأخير در رسيدن محموله، سازمان بداند كه چگونه طرح‌های اضطراري را به اجرا بگذارد.

•  تمركز بر فرماندهی و كنترل

زمانی که شبكه شركاي تجاري به جريان اطلاعاتي يكساني دست يافت و سازمان شفافيت و آگاهي مورد نياز خود را از فعالیت‌های شركاي تجاري به دست آورد، سازمان می‌تواند به روند نظارت بر هر يك از فرايندها پرداخته و فرامين لازم براي كنترل عمليات را صادر نمايد. نظارت بر عمليات اين امكان را براي سازمان به وجود می‌آورد تا پيش از بروز اشكال آن را پیش‌بینی نموده و با شريك تجاري خود در اصلاح آن همكاري نمايد.
تجارت الكترونيكي پنجره جديدي را پيش روي سازمان‌ها و شركاي تجاري و مشتريان می‌گشاید و اين امكان را براي ايشان پديد مي‌آورد كه نحوه دريافت سفارش، اجرا، پيشرفت و تحويل آن را بر طبق طرح پیش‌بینی‌شده‌ی مشاهده نمايند.

10- نتيجه ‏گيری

تجارت سنتي بر منابع فيزيكي مورد استفاده در سفارش كالا مانند تهيه مواد اوليه توليد، عرضه‌کنندگان، تجهيزات لجستيكي، اسناد صادراتي و عوارض و گواهينامه‌هاي گمركي، تأکید دارد در صورتي كه تجارت الكترونيكي بر جريانات اطلاعاتي كه امكان به‌کارگیری كارآمدتر اين عناصر در زنجيره را به وجود می‌آورند، تمركز دارد.
طرح‌های موفق بنيان نهاده شده تجارت الكترونيكي در سطح بین‌الملل اين نويد را می‌دهد كه نگرش حاكم بر تجارت در حال تغيير و تحول «به يك مزيت تجاري استراتژيك» كه تأثیر شگرفي بر موفقيت سازمان دارد، باشد. تجارت الكترونيكي رابطه ميان سازمان و شركاي تجاري اصلي را در زنجيره تأمين به صورت اساسي تغيير داده و مشتريان را هم به شركاي تجاري استراتژيكي تبديل می‌كند. روش‌های مختلفي براي اين منظور ارائه شده است كه هر يك از آنها بر اساس مفروضات مربوطه و الزامات واقعي منطقه‌اي، اقدام به طرح‌ریزی و پیاده‌سازی تجارت الكترونيكي می‌كنند. وجه مشترك همه اين روش‌شناسی‌ها تأکید و تمركز بر اين نكته است كه موفقيت طرح تجارت الكترونيك، نيازمند وجود زیرساخت‌های اطلاعاتي، ارتباطي و عملياتي مطلوب و همچنين استانداردهاي مدون و جامع است. به عبارت بهتر قبل از هرگونه اقدام در جهت پیاده‌سازی و اجري اين طرح‌ها، ضروري است تا نسبت به تهيه و تدوين اهداف، مأموریت‌ها، اصول و استراتژی‌های سازمان در قالب يك طرح همه‌جانبه و جامع اقدام كرد.
اجراي طرح‌های تجارت الكترونيكي به برنامه‌های مدوني نياز دارد كه بتواند به‌طور تدريجي پياده شده و از تغييرات احتمالي پشتيباني كند. به عنوان نمونه اگر بسته نرم‌افزاری جديدي، رویه‌های اطلاعاتي (مانند نگهداري نشاني و سفارش‌ها مشتري) را تغيير داد، هر بخش شبكه نيز می‌بایست بتواند بر طبق تغييرات به وجود آمده، تغييراتي را در خود اعمال كند.
تجارت الكترونيكي پنجره جديدي را پيش روي سازمان‌ها و شركاي تجاري و مشتريان می‌گشاید و اين امكان را براي ايشان پديد مي‌آورد كه نحوه دريافت سفارش، اجرا، پيشرفت و تحويل آن را بر طبق طرح پیش‌بینی‌شده‌ی مشاهده كنند.
يكي از ابزارهاي مهم در رسيدن به راه‏حل‏هاي استفاده از تجارت الكترونيكي و زنجيره تامين به كارگيري استانداردهاي GS1 است كه در شماره‏هاي آتي ماهنامه به ارائه مقالاتي در اين خصوص پرداخته خواهد شد.

آشنایی با موضوع پاسخگویی موثر و کارآمد به مصرف کننده (ECR)

ماهنامه شماره5(دی ماه 1394)

چکیده

افزایش یکپارچگی زنجیره‌های تأمین و سرعت تبادل اطلاعات بین شرکای تجاری امروزه یکی از مباحث مهم و کلیدی در پژوهش‌های حوزه مدیریت و مهندسی صنایع است. یکی از راه‌های دستیابی به چنین مهمی استفاده از فناوری‌های نوین تکنولوژی اطلاعات مانند تبادل الکترونیکی داده‌ها، خودکار کردن فرایندهای زنجیره تأمین، به اشتراک‌گذاری داده‌ها بین شرکای تجاری و غیره است. بدون شک یکی از نتایج مهم یکپارچگی زنجیره تأمین، حذف هزینه‌های غیرضروری است. پاسخگویی مؤثر و کارآمد به مصرف‌کننده (ECR) يک استراتژي مديريت زنجيره تأمین ‌است که تلاش ‌مي‌کند تا فعالیت‌های غير مؤثر که منجر به موجودي بيش از اندازه و هزينه‌هاي غيرضروري در تمامی سطوح زنجيره تأمین می‌شود را از بین ببرد. در این راستا کشورهای پیشرو در قاره‌های مختلف جهان تاکنون اقدام به راه‌اندازی مراکز ECR کرده تا از این طریق بتوانند ضمن از بين بردن هزينه‌هايي که براي مشتري ارزش ايجاد نمي‌کنند، به نحو مؤثری تقاضاها و انتظارات مصرف‌کنندگان را برآورده سازند. در این مقاله ضمن تشریح این مفهوم و کارکردها و مزایای آن، با استناد به راه‌اندازی چنین مراکزی در کشورهای مختلف جهان، پیشنهاد تأسیس چنین مرکزی در کشور خودمان به منظور از بين بردن هزينه‌هاي غير ضروري در زنجيره تأمین و سرويسدهي بهتر، سریع‌تر و با کمترين هزينه به مشتريان از طريق فعاليت هماهنگ شرکاي تجاري داده شده است.

1- مقدمه

پاسخگويي مؤثر و کارآمد به مصرفکننده (ECR) شامل مهندسي مجدد، طراحي مجدد و كامپيوتري كردن زنجيره تأمین است كه به خلق ارزش بيشتر براي مصرف‌کننده كمك مي‌كند
از سال 1993 تاكنون ECR در بسياري از كشورهاي جهان و در بازارهاي بین‌المللی، به طور موفقیت‌آمیزی پياده شده است و اين كشورها از مزاياي آن، كه در بخشهاي بعد به تفصيل بيان شدهاند سود ميبرند. در همين راستا در تحقيق حاضر ما نيز به دنبال معرفی ECR و بررسي چگونگی اجراي آن در كشورهاي مختلف و استفاده از تجربيات و يافتههاي آنها در اين زمينه هستیم. در ادامه به دليل ارتباط تنگاتنگ ECR و کدگذاري کالاها، به بررسي ارتباط ميان آن و نظام‌هاي کدگذاري کالاها (ازجمله GS1) پرداخته شده است.

2- تعاريف و اصطلاحات

• پاسخگويي مؤثر و کارآمد به مصرفکننده (ECR)

يک گروه مشارکتي تشکيل شده از عناصر زنجيره تأمین که جهت بهبود و بهینه‌سازی مديريت زنجيره تأمین و تقاضا با همديگر فعالیت ‌مي‌کنند تا مزايايي مانند کاهش قیمت‌ها، تنوع بيشتر انتخابها و در دسترس بودن محصولات را براي مشتريان ايجاد کنند. مأموریت ECR خدمتدهي بهتر، سریع‌تر و با کمترين هزينه به مصرف‌کننده ‌است.

•  نقطه فروش الکترونيکي (EPOS)

محلي براي ثبت فروش کالاها به وسیله اسکن کردن بارکد آنها در محل صدور صورتحساب.

•  سفارش دهی به کمک کامپيوتر (CAO)

سيستمي ‌است كه هنگامي‌كه موجودي يك قفسه به مقدار كمتر از سطحي كه قبلاً تعريف شده ميرسد، به طور خودكار، سفارش بازپرسازي را توليد ميكند. يك سيستم كامپيوتري، موجودي تمام كالاهاي فروشگاه را پيگيري مي‌كند و مقادير خروجي و ورودي را اصلاح ميكند.

•  برنامه بازپرسازی دوره‌ای (CRP)

اين عمل عرضه پيوسته كالاها ميان يك عرضه‌کننده و شريك تجاری‌اش را تضمين مي‌كند كه اين كار بر اساس تبادل خودكار اطلاعات مربوط به ميزان موجودي فعلي، ميزان تقاضا و اطلاعات جابجايي اقلام در قالب چارچوبي است كه به وسیله سياست تأمین و عرضه پذيرفته شده باشد. در اين سيستم، عرضه‌کننده در برابر ميزان ذخيره در مركز توزيع خرده‌فروش، مسئول است.

•  تحويل مستقيم و بی‌واسطه به مشتری (DSD)

شيوه تحويل كالاي تجاري به طور مستقيم از توليدكننده به فروشگاه خرده‌فروش و حذف انبار خرده‌فروش.

•  مرکز توزيع خرده‌فروشی (RDC)

يک نقطه توزيع عملياتي که مقدار مشخصي موجودي در يک منطقه نگهداري ‌مي‌کند. به عبارت ديگر کالا به طور مستقيم از توليدکننده به خرده‌فروش نمي‌رسد، بلکه واسطه‌هايي به عنوان عمده‌فروش وجود دارد.

• نظام کدگذاری اطلاعات اقلام در گردش (GS1 در سطح بین‌الملل)

سيستم کدگذاري کالاها به تما‌مي ‌اقلام و موجوديهاي اطلاعاتي مربوط به آنها کد يگانه تخصيص مي‌دهد. اين کد در قلمرو مورد نظر يکتاست و نظام تخصيص و مديريت آنها در ايران بر عهده مرکز ملي شماره‌گذاری کالا و خدمات ايران است.

•  هزينه يابی بر اساس فعاليت (ABC)

يک روش حسابداري که يک کسب‌وکار را قادر ‌مي‌سازد تا بيشتر و شفافتر چگونگي و کجايي يک مزيت و سود را درک کنند. در ABC همه فعالیت‌های اصلي در مرکز هزينه مشخص ‌مي‌شوند و هزينه‌هاي انجام هر يک محاسبه ‌مي‌شود شامل هزينه‌هايي که در مرزهاي ميان کارکردي هستند.

•  مهندسی مجدد فرايند کسب‌وکار (BPR)

بازنگري تمام فعالیت‌های شرکت براي بهبود خدمات ارائه شده به مصرف‌کننده.

•  دسته/طبقه (Category)

يک دسته يا طبقه، گروهي مجزا و قابل مديريت از کالاها يا خدمات است که بر اساس نياز مصرف‌کنندگان به هم وابسته ‌مي‌شوند.

•  بازپرسازي مؤثر و کارآمد (ER)

فعاليت مشارکتي تأمین‌کننده و خرده‌فروش براي اطمينان از تدارک محصول خوب، در مکان صحيح، در زمان مناسب، با بيشترين کيفيت و از مؤثرترین راه ممکن.

•  تبادل الکترونيکي داده‌ها (EDI)

انتقال اطلاعات تجاري از يک کامپيوتر به کامپيوتر ديگر بين شرکاي تجاري بر اساس قالبهاي همسان و مجموعهاي از تراکنشهاي استاندارد.

•  انتقال الکترونيکي وجه (EFT)

مديريت جريان پول و زمان پرداخت بين تأمین‌کنندگان و خرده فروشان با استفاده از تبادل الکترونيکي داده ها.

3- تعاريف پاسخگويی مؤثر و کارآمد به مصرف‌کننده (ECR)

ویکی‌پدیا ECR را به صورت زير تعريف کرده است.يک گروه صنعتي و تجاري که به صورت مشارکتي در بخش خواربارفروشی فعاليت ‌مي‌کند تا پاسخ بهتري به تقاضاي مشتريان بدهد و هزينه‌هاي غير ضروري در زنجيره تأمین را از بين ببرد.
ECR در اواسط دهه 1990 به وسیله پيدايش اصول جديد مديريت مشارکتي در طول زنجيره تأمین آغاز شد. در اين دوران بود که برخي مؤسسات متوجه شدند که شرکت‌ها ‌مي‌توانند از طريق فعاليت گروهي شرکاي تجاري، بهتر، سریع‌تر و با هزينه کمتر به مشتريان خود خدمت کنند. پيشرفتهاي سريع تکنولوژي اطلاعات، افزايش رقابت، ساختارهاي تجارت جهاني و تقاضاي مصرف‌کنندگان که بر انتخاب بهتر، خدماتدهي بهتر، کيفيت، تازگي و ايمني کالا تمرکز دارد باعث شده که يک تجدید نظر اساسي در روش مؤثر تحويل کالاهاي خوب به مشتريان با کمترين قيمت صورت پذيرد.
فعالیت‌های عملياتي غيراستاندارد و جدايي جدي از نقش‌هاي سنتي توليدکننده و خرده‌فروش ايجاب ‌مي‌کرد که عمليات غيرضروري زنجيره تأمین متوقف شوند تا فعاليت همافزايي از طريق ابزارهاي برنامهريزي و تکنولوژي‌هاي اطلاعاتي جديد ايجاد شود. از سوي ديگر ECR به شرکت‌ها اجازه ‌مي‌دهد تا مزاياي رقابتي را از طريق نشان دادن توانايي تأمین‌کننده در کار گروهي با شرکاي تجاري براي ايجاد ارزش افزوده براي مشتريان پيدا کنند.
تعاريف ديگري از ECR به صورت زير نيز ارائه شده است:

•  ECR يک استراتژي مديريت زنجيره تأمین ‌است که تلاش ‌مي‌کند تا فعالیت‌های غير مؤثر که منجر به موجودي بيش از اندازه و هزينه‌هاي غيرضروري در تمامی سطوح زنجيره تأمین صنعت خواربارفروشی ‌مي‌شود را مشخص کند.
•  ECR يک گروه تجاري و صنعتي است که در بخش اقلام مصرفي فاسدشدني (FMCG) جهت از بين بردن هزينه‌هاي غيرضروري در زنجيره تأمین فعاليت ‌مي‌کند. هدف ECR کمک به عناصر زنجيره تأمین در سرويسدهي بهتر، سریع‌تر و با کمترين هزينه به مشتريان از طريق فعاليت هماهنگ شرکاي تجاري است. مهم‌ترین ابزار چنين هدفي بازپرسازي مؤثر ‌است.
•  ECR به جريان اطلاعات بدون کاغذ، دقيق و به موقع از طريق تبادل الکترونيکي داده‌ها و ايجاد پيوستگي استراتژيک بين عناصر زنجيره تأمین گفته ‌مي‌شود. هدف ECR از بين بردن هزينه‌هايي است که براي مشتري ارزش ايجاد نمي‌کنند. ECR پيرامون اثربخشي توليد در زنجيره تأمین خرده‌فروشي در 4 مورد فرايند کسب‌وکار اصلي شامل طبقه‌بندی موجودي، بازپرسازي مؤثر، بهبود و ارتقاء مؤثر و تهيه محصول مؤثر بحث ‌مي‌کند. شکل 1 تعريف ECR را به صورت گرافيکي نشان ‌مي‌دهد.
•  ECR يك استراتژي در صنعت خواربار است كه در آن خرده‌فروشها، عمدهفروشها، دلالها و واسطه‌ها و درنهایت عرضه‌کنندگان اصلي به منظور فراهم نمودن ارزش بيشتر براي مصرف‌کننده، در ارتباط تنگاتنگي با يكديگر هستند. تعريف فوق حاكي از اين است كه ECR در صنعت خواربارفروشی آغاز شد. اما امروزه وارد تمام صنايع كالاهاي مصرفي شده و تعريف آن نيز عموميت يافته است. ECR يك استراتژي و آرمان است كه بر اساس ارتباط، اعتماد و مشاركت ميان توليدكنندگان و خرده‌فروشها بر پايه تكنيكهايي براي از بین بردن ناکارآمدی‌های موجود در زنجيره تأمین طراحي شده است و همچنين بر توجه به نيازهاي مشتري، تمركز ميكند و درنهایت سودي را براي تمامی افراد درگير ايجاد ‌مي‌کند.

شکل 1- تعريف گرافيکی ECR

4- مزایای ECR و چگونگی شکل گیری آن

ECR داراي مزايايي براي همه عناصر زنجيره تأمین است. بسياري از اين مزايا منتج به بهبود سراسري در کارايي زنجيره تأمین ‌مي‌شود. ساير مزايا به طور مستقيم براي استراتژی‌های خاص به‌کارگیری ECR معني ‌مي‌يابند. مزاياي عمو‌مي ‌ECR، بهبود کارايي زنجيره تأمین و کاهش هزينه‌هاست؛ چرا که هم‌اکنون شرايط موجود سيستم توزيع کارآمد نيست و شبکه‌هاي توزيع مشتاق هستند تا هزينه‌هاي اضافي را حذف کنند. مزاياي عمو‌مي‌‌ مي‌بايست براي همه عناصر ظاهر شود.
علاوه بر اينها به کار گرفتن ECR زمان عمليات را کاهش داده و هزينه‌ها را کم ‌مي‌کند. همان‌طور که گفته شد، فرايندهاي داراي ارزش افزوده در سراسر زنجيره خواربارفروشی داراي چهار استراتژي ويژه هستند:
1. طبقه‌بندی و دسته‌بندي کارآمد موجودي‌ها
2. بازپرسازي مؤثر
3. بهبود و ارتقاء مؤثر و کارآمد
4. معرفي و شناساندن کارآمد محصول
ECR براي اولين بار در سال 1992 در نتيجه تهديد ناشي از گسترش و گوناگوني انواع فروشگاه‌ها و زنجيره تأمین آنها در ايالات متحده به وجود آمد كه ناکارآمدی فرم سنتي خواربارفروشی‌ها، فروشگاه‌ها، سوپرماركتها و زنجيره تأمین آن‌ها را نمايان كرد. مفهوم ECR از استراتژي پاسخ سريع QR نشأت مي‌گيرد كه قبلاً در صنعت پارچه و صنايع وابسته آن وجود داشت و QR نيز خود بر پايه مفهوم توليد به هنگام (JIT) بنا نهاده شده بود.
ECR مربوط به بازپرسازي يا مهندسي مجدد زنجيره تأمین خواربارفروشی‌ها از حالت سيستم فشاري (هل دادني) به سيستم كششي است يعني جايي كه شركاي تجاري روابط جديد شراكت خود را تعريف مي‌كنند و بازپرسازی قفسه كالاهاي فروشگاه با استفاده از داده‌هاي نقطه فروش انجام مي‌شود. مفهوم JIT ساده بود: توزيع مواد خام به ناحيه‌هاي توليد به مقدار مورد نياز و دقیقاً در زماني كه به آن نياز است.
استفاده از مواد خام، نياز به مواد خام جديد ديگري در فرايند توليد را به وجود مي‌آورد. مفهوم توليد JIT در اواسط دهه 1980 ميلادي در صنايع نساجي آمريكا به منظور رقابت و جلوگيري از نفوذ توليدكنندگان خارجي اعمال شد. اين ابتكار در صنايع نساجي تحت عنوان QR نام گرفت و تلاش شد تا از طريق آن، مقدار موجودي كه در زنجيره تأمین نگهداري مي‌شود كاهش يابد. QR خرده‌فروش را ملزم مي‌كند تا داده‌هاي نقطه فروش را به منظور بهبود جريان محصول و كالا در زنجيره تأمین به اشتراك بگذارند. صنعت خواربار شاهد و گواه خوبي بر موفقيت رويكرد QR در مديريت داده‌هاي زنجيره تأمین بود و خروجي آن يك سيستم بازپرسازي تحت عنوان ECR بود.
به طور خلاصه ‌مي‌توان گفت، ECR به دنبال خلق جريان به موقع، دقيق و بدون كاغذ اطلاعات است و تكيه آن نيز بر تبادل الكترونيكي داده‌ها و پيوستگي و اتحاد استراتژيك ميان اعضاي زنجيره تأمین است. هدف ECR برآمدن از عهده هزينه‌هايي از زنجيره تأمین است كه چيزي به زنجيره ارزش مصرف‌کننده نمي‌افزايد. ECR به دنبال ايجاد کارآمدی در زنجيره تأمین خواربارفروشی است كه اين عمل را در چهار ناحيه اصلي از فرايندهاي کسب‌وکار كه به آنها اشاره شد، جستجو مي‌كند.

5- عناصر استراتژيك ECR

چهار عنصر استراتژيک ECR عبارت‌اند از:

5-1 . طبقه‌بندی و دسته‌بندی کارآمد موجودی طبقه‌بندی و دسته‌بندی کارآمد موجودی

اين اطمينان را ‌مي‌دهد که فضاي انبار محصولات به بهترين شکل مورد استفاده قرار گيرد تا سوددهي خرده‌فروش و تأمین‌کننده را افزايش دهد. همچنين به بهينهسازي طبقهبندي در يك فروشگاه كه در مورد آن، ميان خردهفروش و توليدكننده تضاد وجود دارد، كمك ميكند. خرده‌فروشها به دنبال بيشترين درآمد ممكن از تمامي‌ مجموعه كالاهاي خود هستند درحالی‌که توليدكنندگان تنها به دنبال اين هستند كه كالاهاي توليدي خود را به شيوهاي بهينه ارائه دهند. يكي از الزامات طبقهبندي کارآمد، مديريت اقلام است. از ديد مصرف‌کننده، تمام محصولات به دستههاي مختلفي طبقه‌بندي ميشوند كه به عنوان واحدهاي تجاري مستقل اداره ميشوند (مراكز سود). ECR به طور فزايندهاي بر مديريت اقلام كالا تمركز ميكند. وظايف اصلي مدير اقلام كالا عبارت‌اند از: توسعه کارآمد محصول، معرفي، ترويج و ارتقاي آن. مديريت اقلام كالا نيازمند اطلاعاتي در مورد تمامي‌ عوامل مؤثر بر دستهبندي است. به منظور دست يافتن به الگوهاي خريد منطقهاي و ساختارهاي مختلف مشتريان، دستههاي طبقهبندي شده مورد آزمايش قرار گرفته و وارد بازار شدهاند. با استفاده از دادههاي نقطه فروش، فضاي موجود قفسهها بهينه شده است. نتيجه آن، افزايش رضايت مشتري و گردش مالي بهتر است.

5-2 . بازپرسازی مؤثر

بازپرسازي مؤثر به فراهم کردن محصول خوب، در مکان خوب، در بهترين زمان، به مقدار مناسب و بهترين روش ممکن کمک ‌مي‌کند. اجزاي ECR به وسیله يک جريان آزاد اطلاعات دقيق و به موقع حمايت شده و با جريان کالا در سراسر زنجيره تأمین يکپارچه ‌مي‌شوند. دادههاي نقطه فروش از طريق اسکنر جمعآوري و سپس تحليل ميشوند. سفارشها به طور خودكار به توليدكننده مخابره و اجرا مي‌شوند. جريان اطلاعات و كالاها بهينه و موجودي غيرضروري حذف ميشود (به طور مثال از طريق 1Cross-docking: رسيدن كاميونهاي توزيع در يك انبار مركزي به طور همزمان به منظور حذف ذخيره در مكان مياني). از اين رو سيستم حمل‌ونقل به وسيله مصرف‌کننده نهايي نظاممند ميشود. مزاياي عمده ER عبارت‌اند از: نياز به موجودي كمتر، استفاده کارآمدتر از وسايل نقليه، بهبود عمليات انبارش، كاهش كالاهاي فروخته نشده و اقلام برگشتي و شكايتهاي كمتر مصرف‌كنندگان.
يك چالش كليدي در ECR از تقاضاي نامطمئن ناشي مي‌شود. يك تئوري مهم در اين زمينه، اثر شلاقي است: نوسانات تقاضا از خرده‌فروش به عمده‌فروش، توليدكننده و عرضه‌کننده مواد خام افزايش مييابد بدون اينكه نوسان اساسياي در تقاضاي مصرف‌کننده به وجود آمده باشد. علت آن، پيشبيني تقاضا است كه باعث نوسان زياد اندازه سفارشها و همچنين قیمت‌ها ميشود. ميتوان با كمك EDI هزينههاي ثابت سفارش را كاهش داد. واگذاري کار به يك شركت حمل‌ونقل، هزينههاي ثابت حمل‌ونقل را كاهش ميدهد. يكي از پيشنيازهاي اصلي اين امر، اين است كه دادهها و اطلاعات كنوني نقطه فروش، بی‌درنگ در دسترس تمامي‌ شركاي زنجيره تأمین قرار گيرد .

5-3 . بهبود و ارتقاء مؤثر و کارآمد

بهبود و ارتقاء مؤثر و کارآمد يکي ديگر از استراتژی‌های خاص ECR است که بهبود تجاري و ارتقاء جايگاه مصرف‌کننده را به وسیله عناصر زنجيره تأمین تضمين و به افزايش كارايي در بهبود فروش كمك ميكند. دادههاي نقطه فروش براي تعيين واكنش مصرف‌کننده به اندازه بالا بردن (قيمت فروش)، به كار ميرود. نتيجه حاصل از اين امر، به انتخاب محصولات بهينه براي كاهش قيمت و تفاوت بين هزينه و قيمت بهينه كالا، كمك ميكند. استراتژي ديگر،EDLP است: تمام فعالیت‌های افزايش و کاهش مقادير در سمت توليدكننده و خرده‌فروش حذف ميشود. EDLP منجر به كاهش هزينههاي لجستيک و سفارشدهي ميشود. ECR ‌مي‌تواند به ارائه پيشنهادهاي خاص EDLP کمک کند.

5-4 . معرفي و شناساندن کارآمد محصول

معرفي و شناساندن کارآمد محصول، كه بر اساس تبادل داده‌هاي نقطه فروش، يافتههاي تحقيق بازار و اطلاعات مربوط به نظر مصرف‌کننده است، فرايند معرفي محصول جديد را تسهيل ميكند و علاوه بر آن به دنبال آزمايش محصول جديد، تعيين قيمت بهينه آن، ارائه استراتژي ارتقاي مناسب، تخصيص يك مكان مناسب در قفسه و اجراي انطباق لازم در حمل‌ونقل است. ارتباط نزديك خرده‌فروش و توليدكننده، هزينهها را كاهش داده و كيفيت و مقبوليت محصول جديد را افزايش ميدهد.
معرفي و شناساندن کارآمد محصول تضمين ‌ميكند که توليدکنندگان، عمده‌فروشان، خرده‌فروشان و مصرفکنندگان به صورت نزديک براي فراهم کردن محصول مرغوب، سریع‌تر و ارزان‌تر با هم کار ‌‌کنند. بازارها به صورت فزايندهاي تعداد زيادي از محصولات جديد را توسعه دادند. زماني که محصولات ‌قابل برگشت دادن هستند، عمدهفروشان و خرده‌فروشان تلاش اندکي ‌مي‌کنند تا تنها محصولاتي را که مشتريان نياز دارند تهيه کنند. معرفي مؤثر محصول ‌مي‌تواند يک استراتژي مهم باشد. درگير کردن مصرفکننده در ابتدا در فرايند دورهاي فعاليت نظارت بر نقطه فروش جهت جذب در فروش‌ها ‌مي‌تواند به توسعه بهتر محصول کمک کند.

6- فعالیت‌ها/ ابتکارهای تجاری ECR

براي به دست آوردن و رسيدن به اين چهار عملکرد كارا، ECR نيازمند فعاليت‌ها و كارهاي ذيل است:
1- برنامه بازپرسازی پيوسته (CRP)
2- سفارش به وسيله رايانه (CAO)
3- توزيع از ميان ظرف‌ها يا کامیون‌ها (برداشت از قفسه کالاهاي مختلف) (Cross-docking)
4- هزینه‌یابی بر اساس فعاليت
5- مديريت دسته‌هاي كالا
6- تبادل الكترونيكي داده‌ها

6-1 . برنامه بازپرسازی پيوسته (CRP)

بازپرسازي كه معمولاً به وسيله توليدكننده مديريت مي‌شود، برنامه‌اي است كه براي كنترل و نظارت بر جابجايي كالاها از توليدكننده به انبار/ توزیع‌کننده به كار مي‌رود.
در CRP به جاي انبار خرده‌فروش، مسئوليت بازپرسازي موجودي انبار به عهده توليدكننده است. برنامه‌هاي CRP هزينه‌هاي توزيع و پخش را كاهش مي‌دهد اما ممكن است برخي هزينه‌ها از قبيل هزينه‌هاي حمل‌ونقل نيز در صورتي كه توليدكننده حجم محموله‌هاي ارسالي را كم و در عوض تعداد آن‌ها را زياد كند، در اثر كاربرد اين برنامه‌ها افزايش يابد. اجراي موفقيت‌آميز CRP وابسته به روابط تجاري کارآمد است كه نيازمند سيستم‌هاي اطلاعاتي و تكنيك‌هاي مشترك کسب‌وکار با تكيه بر EDI است.

6-2 . سفارش به وسيله رايانه (CAO)

سفارشدهي به وسيله رايانه، نيمه دوم زنجيره تأمین موجودي يعني جابجايي كالاها از مركز انبار/ توزيع‌كننده به خردهفروش را پوشش مي‌دهد. هدف CAO، اتوماتيك كردن سفارش‌هاي بازپرسازي فروشگاه‌ها با كمترين دخالت مديريت و بر اساس دادههايي از قبيل داده‌هاي كنوني و قبلي حاصل از اسکن نقطه فروش، داده‌هاي توزيع و پيش‌بيني‌هاي فروش است. ازجمله مزاياي حاصل از به‌کارگیری CAO مي‌توان به نياز و وابستگي كمتر به نيروي انساني، بهبود انبارش و كاهش جابجايي و همچنين سطح موجودي اشاره نمود.
به طريق سنتي و قبل از به‌کارگیری CAO، متصدي سفارش مجدد، اقدام به بازرسي و اسکن قفسه‌ها مي‌نمود. مقدار سفارش مجدد بر اساس مقدار واقعي موجود در قفسه و ميزان ايده‌ال آن تعيين مي‌شد. متصدي سفارش مجدد در موقعيتي نيست كه دادههاي نقطه فروش، موجودي برنامه‌ريزي شده براي توزيع و يا روند احتمالي آينده كه پيش‌بيني شده است را محاسبه کند. سيستم‌هاي يكپارچه CAO به منظور كم كردن و يا حتي حذف اين مشكلات طراحي شده‌اند.

6-3 . توزيع از ميان ظرف‌ها يا کامیون‌ها (برداشت از قفسه کالاهای مختلف)

هدف از اين مورد تسريع جريان كالا از عرضه‌کننده به خرده‌فروش با كاهش انبارش و جابجايي كالاها در انبار و مراكز توزيع است. اين مورد شامل باز كردن پالت‌ها در مركز توزيع و بسته‌بندی مجدد آن‌ها به منظور تحويل به خرده‌فروش و به دنبال آن انتقال به محل خرده‌فروش بدون نگهداري كالاها در انبار، مي‌شود. اين امر مستلزم سرمایه‌گذاری قابل توجهي در تكنولوژي‌هايي نظير EDI، اسکن و علامت‌گذاری (باركد دهي) پالت‌ها و جعبه‌ها است. تراكنش كليدي EDI كه براي cross-docking مورد نياز است عبارت است از اطلاع‌رسانی حمل كالا (ASN) به منظور اطلاع دادن به توزيع‌كننده مبني بر در راه بودن كالا. اتوماسيون سيستم‌هاي مديريت موجودي انبار با استفاده از باركد به منظور حذف اين بيدقتي‌هاست.

6-4 . هزينه‌يابی بر اساس فعاليت (ABC)

اين مورد، اطلاعات عملياتي و هزينه‌اي مورد نياز، براي حمايت از فعالیت‌های مبتكرانه بهبود مديريت نظير ECR را ارائه مي‌دهد. تمركز ABC بر اطلاعات دقيق در مورد هزينه محصولات، خدمات، فرايندها، فعاليت‌ها، كانال‌هاي توزيع، بخش مشتري، قراردادها و پروژه‌هاست. ABC اطلاعاتي را در مورد سود نيز ارائه مي‌دهد. سيستم‌هاي حسابداري سنتي از محاسبات حاشيهاي ناخالص استفاده مي‌كردند كه هزينه‌هاي عملياتي را بر اساس قيمت خريد هر واحد كالا، بدون توجه به زنجيره ارزش واقعي كه كالا طي مي‌كرد، در تمام محصولات پخش مي‌نمود. ABC به جاي فشرده كردن هزينه‌ها، توجه مديريت را بر كنترل منبع هزينه‌ها معطوف مي‌كند. از این‌رو ABC به عنوان بخشي از ECR مي‌تواند با كاهش و حذف اين فعالیت‌های هزینه‌بر كه بر زنجيره ارزش نمي‌افزايند، سود زنجيره تأمین را افزايش دهد. اين كار با سيستم‌هاي سنتي قابل انجام نيست چراکه اين سيستم‌ها هزينه‌هاي واقعي را نشان نمي‌دهند.

6-5 . مديريت دسته‌های كالا

واژه مديريت دسته‌هاي كالا اولين بار در سال 1987 هنگامي‌كه سازمان‌هايي نظير Procter and Gamble شروع به حركت از مديريت نام تجاري به مديريت دسته كالا نمودند، به كار رفت. مديريت گروه‌هاي كالا به معناي فرايندي است كه شامل مديريت دسته‌هاي محصول به شيوه مديريت واحد تجاري و اختصاصي كردن آن‌ها بر پايه فروشگاه به فروشگاه، به منظور برآوردن نيازهاي مصرفكننده است. يك دسته شامل گروهي از كالاهاست كه داراي مصرف نهايي مشترك هستند مانند كالاهايي نظير لبنيات و غذاهاي منجمد، محصولات كاغذي، لوازم آرايش بهداشتي، نوشيدني‌ها و اقلامی از اين قبيل. مديريت گروه‌هاي كالا به مدير يك گروه كالا اين امكان را مي‌دهد كه با آن مانند يك کسب‌وکار مجزا برخورد کند؛ به گونه‌اي كه تركيب بهينه محصول را تشخيص داده و هر فروشگاه را با محصولات ويژه‌اي كه مصرف‌کننده‌هاي آن تمايل به خريد آن دارند تغذيه کند كه اين اطلاعات از آمارگيري و نقطه فروش به دست مي‌آيد.

6-6 . تبادل الكترونيكی داده‌ها (EDI)

(با توجه به اهميت تبادل الكترونيكي داده‌ها در اين قسمت به طور مفصل به تشريح آن پرداخته شده است)
در دهه 90 ميلادي، مديريت هر سازماني كه به دنبال متمايز بودن از ساير سازمان‌ها بود، نياز به دستيابي سريع، به‌کارگیری و استفاده دقيق و درست از اطلاعات بود. امروزه وجود حجم وسيعي از داده‌هاي موجود در اسناد تجاري، نتيجه استفاده از رايانه است. اين اسناد تجاري قبل از اينكه اطلاعات موجود در آن‌ها با استفاده از پست الكترونيك يا فاكس ارسال شود، پرينت يا كپي گرفته مي‌شوند. شريك تجاري نيز مجدداً به منظور پردازش داده‌ها، تمام آنها را وارد رايانه ميكند. نياز به يك راه حل ارزان‌تر و دقيقتر براي تبادل اطلاعات تجاري، براي بسياري از شركتها، يك نياز عمده به شمار ميرود. راه حل آن در EDI نهفته است. پيادهسازي EDI نيازمند همكاري بيشتر، تشريك مساعي و به اشتراك گذاشتن اطلاعات ميان شركاي تجاري است.
EDI، ارتباط ساخت يافته، در قالب پيام‌هايي با قالب مشخص و بر اساس استانداردهاي بین‌المللی و به‌کارگیری رسانه‌هاي الكترونيك مخابره اطلاعات بدون دخالت دست را با استفاده از كامپيوتر ممكن مي‌سازد. EDI، تكنولوژياي است كه امكان به اشتراك گذاشتن اطلاعات ساخت يافته ميان شركاي زنجيره تأمین و به دنبال آن كاهش قابل توجه هزينه‌هاي تراكنش را به وجود مي‌آورد و بدین‌وسیله سازمان‌ها را قادر مي‌سازد تا خود را با استراتژی‌های کارآمدتر و مؤثرتر کسب‌وکار انطباق دهند؛ (استراتژي‌هايي نظير ECR). به EDI به عنوان ابزار مؤثر و ضروري براي اعمال استراتژي مديريت ECR نگريسته مي‌شود چراکه تمركز آن بر يكپارچه‌سازي سازمان‌ها و فعالیت‌های آنها در زنجيره تأمین خواربارفروشي است.
EDI زيرمجموعه‌اي از تجارت الکترونيک یا e-Commerce است و معمولاً وقتي استفاده ميشود که حداقل يکي از شرکا تجاري، درگير حجم وسيع معاملات تجاري باشد. تبادل الکترونيکي داده‌ها به معني تبادل مستقيم مستندات تجاري مانند سفارش‌ها، صورتحساب‌ها، قراردادها، برنامه‌ريزي، حمل‌ونقل، حواله‌ها و غيره از يک ماشين به ماشين دیگر در شرکتهاي مختلف است. (شکل 2)
EDI ذاتاً استراتژي و يا پروسه جديدي را ايجاد نمي‌كند، بلكه در طول مسير جريان كار با انتقال اطلاعاتي که قابل رسيدگي است، بدون نياز به ثبت مجدد اطلاعات، زمان فرآيند را (از سفارش اوليه تا ارسال كالا و پرداخت نهايي) کاهش ميدهد.
تكنولوژي تبادل اطلاعات از كامپيوتر به كامپيوتر، به مراتب هزينه كمتري نسبت به مستندات كاغذي دارد. بنا بر مطالعات انجام شده در امريكا، پردازش يك روند سفارش كاغذي و دستي حدود 70 دلار هزينه در بر دارد در صورتی كه هزينه پردازش يك سفارش به صورت EDI چيزي حدود يك دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجيره تأمین ابزاری است براي حذف خطاهاي انساني، تأخیر زماني و ضايعات.

شكل 2- معماري شبكه جهاني هم‌زمان‌سازی اطلاعات

تبادل داده‌هاي تجاري، تحت استانداردي خاص که مورد توافق طرفين باشد، از يک رايانه به رايانه ديگر و بدون دخالت متصدي را تبادل الکترونيکي دادهها ميگويند. معتبرترين شيوه تبادل الکترونيکي داده، EDI نام دارد که اولين بار در سال 1970 ميلادي (برابر با 1349 شمسي) توسط شبکه‌هاي افزاينده ارزش موسوم به VAN براي جايگزيني انتقال داده به وسیله مودم و يا سيستم‌هاي متداول کاغذي ارائه شد. اين خدمت ارائه شده، از استاندارد x12 تعريف شده توسط موسسه ملي استاندارد آمريکا موسوم به ANSI براي تعريف داده‌ها استفاده ‌مي‌کرد که هنوز در آمريکاي شمالي و ساير نقاط دنيا مورد استفاده است. سازمان ملل استاندارد ديگري را به نام EDIFACT معرفي و به اعضا پيشنهاد کرد که بيشتر در اروپا متداول است.
لازم به تذکر است که تبادل الکترونيکي داده مستقل از استاندارد تعريف داده و يا پروتکل انتقال داده است ولي برخي به غلط آن را فقط مختص استانداردهاي x12 و EDIFACT ‌مي‌دانند در حالي که با پيدايش اينترنت و XML فصل نويني در تبادل الکترونيکي داده‌ها گشوده شده است.

6-6-1 . مزايا و معايب EDI

ازجمله مزاياي EDI ‌مي‌توان به تسريع در انجام امور تجاري، کاهش هزينه، افزايش درآمد و کاهش خطا اشاره کرد. همچنين از معايب آن ‌مي‌توان به هزينه اوليه پياده‌سازي و نياز به نيروي انساني ماهر اشاره کرد.

6-6-2 . تفاوت تبادل الکترونيکی داده‌ها EDI و تجارت الکترونيکی e-commerce

E-commerce اصطلاح جديدتري است و نسبت به EDI حوزه وسيعتري را ‌مي‌پوشاند. Ecommerce را ميتوان به سه بخش تقسيم کرد که EDI يکي از زيرمجموعه‌هاي آن است:
وقتي يک سيستم کامپيوتري، اسناد تجاري را بدون دخالت انسان، مستقیماً به يک کامپيوتر ديگر ‌مي‌فرستد، اين بخش از E-commerce را EDI مي‌نامند.
زيرمجموعه ديگري از E-commerce، زماني است که يک شخص از پشت کامپيوتر خودش سفارشي را ثبت ميکند و يا اطلاعاتي را از طرف ديگر دريافت ميکند، مانند خريد online بليط خطوط هواپيمايي از اينترنت. اغلب تجارت‌های الکترونيکي اينترنتي در اين زمره قرار ميگيرند.
و بالاخره زيرمجموعه سوم وقتي رخ ميدهد که يک شرکت ميخواهد اسنادي را به شکل الکترونيکي و خودکار براي شرکت ديگري بفرستد ولي شرکت دريافت‌کننده امکان ارتباط EDI را ندارد. بنابراين بجاي اينکه اطلاعات را به طور اتوماتيک و بدون دخالت انسان در سيستم خود بارگذاري کند، داده‌هاي دريافتي را چاپ کرده و مجدداً به صورت دستي در سيستم خود وارد ميکند. به اين روش اصطلاحاً Read’n’Rip مي‌گويند.
6-6-3 . تفاوت EDI و email
گرچه اساس عملکرد يک سيستم EDI بر مبنای ارسال و دريافت پیام‌های استاندارد است ولي بايد توجه داشت که EDI خصوصيات ويژه‌اي دارد که آن را از يک سيستم email متمايز مي‌کند. جدول 1 اين تفاوت‌ها را بيان ‌مي‌کند:

شکل 3- چگونگي عملكرد EDI

وقتي خريدار كالا، سفارش خريد را در سيستم كامپيوتري خودش تنظيم و تأیید كرد، اين سفارش ثبت شده، توسط برنامه Translator به يك سند سفارش به فرمت EDI ترجمه ميشود. اين سند از طریق اينترنت و يا شبكه (VAN) به صورت کاملاً امن براي فروشنده كالا فرستاده ميشود ]8[.
بسياري از شرکت‌ها از شبکه EDI يا VAN به عنوان يک سرويس‌دهنده ثالث براي ايجاد ارتباط با شرکاي تجاري خود استفاده ميکنند. شبکه‌هاي VAN تنها يک شبکه براي برقراري ارتباط نيست بلکه شامل سرویس‌های ديگري نيز هست که حداقل آن يک mail box و سرویس‌های ارتباطي است. در واقع عبارت value-added به معني ارائه سرویس‌های بيشتر است نه Added Cost. شرکت‌های سرويس‌دهنده بر مبنای درخواست مشتريان سرویس‌های ديگري نيز در اختیار آنها قرار ميدهند. مثلاً برخي از سرويس‌دهندگان، برنامه‌هايي را طراحي و ارائه ميکنند تا به وسیله آن شرکت‌ها بتوانند تراکنشهاي جديد را اجرا کنند و يا يک شريک تجاري جديد به سيستم اضافه کنند.
شبكه VAN خريدار و فروشنده شبيه يك صندوق پستي است كه با هم در ارتباط هستند. اين شبكه از ارسال و دريافت تبادل سند مطمئن شده و به شبكه VAN فروشنده اعلام ميكند که يک سند سفارش خريد دريافت شده است از آن طرف به خريدار نيز اطلاع ميدهد كه فروشنده سفارش خريد را دريافت كرده است.
در تمام مراحل تبادل، با به‌کارگیری كلمه عبور و شناسايي كاربر و كدگذاري (encryption)، امنيت و كنترل داده‌ها حفظ مي‌شود. سيستم EDI فروشنده و خريدار، سفارش را پردازش کرده و درستي و صحت مستندات را بررسي و ويرايش ميكند.
هر شريك تجاري با توجه به نيازش، EDI خاص خود را دارد كه شامل نوع خاصي از مستندهاي EDI است كه بايد مورد پردازش قرار گيرد. (مانند سفارش خريد، فاكتور فروش و غيره ). در واقع اغلب مستندات تجاري كه يك شركت با شريك تجاری‌اش مبادله ميكند ميتواند از طريق EDI فرستاده شود.
در هر حال، هر سند EDI بايد دقیقاً با فرمتي مشخص به دست شريك تجاري برسد. اغلب شركاي تجاري يك EDI Implementation Guide (or Kit) دارند كه توسط آن ميتوانند سند دريافتي را بخوانند. محتويات سند دريافتي را ميتوان به فرمت داده‌هايي كه در سيستم داخلي موجود قابل استفاده است تبديل كرد که به اين كار Mapping مي‌گويند.
در يك سيستم EDI امکانات و پیش‌نیازهای زير لازم است:
1. يك نرم‌افزار براي ايجاد ارتباطات، صندوق پستي مستندات EDI، Mapping و ترجمه داده‌ها.
2. ارتباطات اينترنتي و يا شبکه VAN و يا هر نوع روش ارتباطي ديگر براي كليه شركاي تجاري
3. سخت‌افزار شامل يك سرور يا PC، دستگاههاي ارتباطي
4. فضاي امنيتي مناسب و سيستم كنترل و نمايشگر امنيتي
5. امكان ايجاد فايلهاي پشتيبان جهت قابليت اطمينان
6. در صورتی که يكپارچه‌سازي مستندات EDI با سيستم اطلاعاتي داخلي شركت لازم باشد، نرم‌افزاري به اين منظور لازم است.
7. براي هر نوع سند EDI بايد يك Map صورت بگيرد. Map‌ها ركوردهاي EDI کد شده را به شكل قابل استفاده ترجمه ميكند.
به طور کلي براي راه‌اندازي يک سيستم EDI علاوه بر بسترهاي سخت‌افزاري (کامپيوترها و سرورها، مودم، شبکه ارتباطي، غيره) و نرم‌افزاري (صندوق پستي پیام‌های EDI، مترجم، mapping، نرم‌افزارهای امنيتي، غيره) وجود استانداردهايي براي تبادل داده‌ها نيز ضروري است.

6-6-5 . مرحله پیاده‌سازی

1. پیش‌زمینه هرگونه تبادل داده‌اي بين دو مجموعه تجاري انجام مذاکرات تجاري براي عقد قرارداد است و تنها بعد از برقراري روابط تجاري است که دو مجموعه به پياده‌سازي تبادلات الکترونيکي مي‌پردازند.
2. تعيين و تعريف نوع داده و مستنداتي که بايد بين دو مجموعه تبادل شود که معمولاً از طرف يک مجموعه بر ديگري تحميل مي‌شود. شرکت‌های معتبر تجاري مستندات مربوط به تعريف داده در قالب‌هاي استاندارد مورد نياز خود را به همراه تفسير خود از داده‌ها در اختيار شرکاي تجاري خود قرار ‌مي‌دهند. اين مستندات را به طور معمول راهنماي تبادل الکترونيکي داده (EDI Guidelines) ‌مي‌نامند.
3. پياده‌سازي مستندات تنها مربوط به داده‌هايي است که براي اولين بار قرار است توليد و مبادله شود.
4. از آنجا که کليه مبادلات بايد رمزگذاري شود، طرفين کليدهاي عمو‌مي رمزگشا را تبادل ‌مي‌کنند تا قادر به رمزگشايي داده‌هاي دريافتي باشند.
5. با استفاده از يک پروتکل ارتباطي است که معمولاً از طرف يکي از طرفين تبادل بر ديگري تحميل ‌مي‌شود، به طور آزمايشي مستنداتي تبادل ‌مي‌شود تا دو مجموعه از صحت پروسه اطمينان حاصل کنند. شکل 4 مراحل پياده‌سازي EDI را نشان ‌مي‌دهد.

شکل 4- مراحل پیاده‌سازی EDI

6-6-6 . مرحله عملياتي
سناريوي ساده زير مراحل توليد تا ارسال داده را شرح ‌مي‌دهد.
1. سيستم تجاري
– داده در سيستم تجاري موجود در يکي از طرفين تجارت توليد ‌مي‌شود.
2. سيستم مديريت مستندات تجاري
– بررسي صحت داده‌ها و تطبيق آن با داده‌هاي مورد نياز شريک تجاري
– تبديل داده‌ها به قالب استاندارد مورد پذيرش شريک تجاري
– ثبت مستندات جهت بازرسي و مميزي داده‌هاي تجاري
3. نرم‌افزار ارتباطي
– رمزگذاري داده‌ها با استفاده از کليد خصوصي
– ارسال داده‌ها از طريق پروتکل تعيين شده بين طرفين
– دريافت «تأیید ارسال پيام» (MDN)
– رمزگشايي «تأیید ارسال پيام» با استفاده از کليد عمو‌مي شريک تجاري
4. سيستم مديريت مستندات
– به‌روزرسانی داده‌هاي بازرسي (ثبت ارسال موفقيت‌آميز داده)
شکل 5- مراحل عملياتي EDI را نشان ‌مي‌دهد.

شکل 5- مراحل عملياتي EDI

7- ECR كشورهای مختلف

7-1 . ECR اروپا

ECR اروپا در سال 1994 ايجاد و شعبه اصلي آن در شهر بروکسل است. تشکيلات آن به صورت مشارکتي به همراه ECR های اکثر کشورهاي اروپايي فعاليت ‌مي‌کند. مشارکت در پروژه‌هاي اروپايي و ملي کشورها براي شرکت‌های بزرگ و کوچک در بخش خواربارفروشی و کالاهاي مصرفي فاسدشدني (FMCG) آزاد است. شامل: خرده‌فروشان، توليدکنندگان، تأمین‌کنندگان و ارائه‌کنندگان خدمت.
همه‌ساله ECR اروپا پروژه‌هايي در جاهايي که کشورهايي از سراسر اروپا فرصت‌های جديدي از کار گروهي جهت انجام بهتر، سریع‌تر و کم‌هزينه نيازهاي مشتريان کشف کرده‌اند، سازمان‌دهی ‌مي‌کند. نتايج اين پروژه‌ها در محدوده وسيعي از مخاطبين و کنفرانس‌های ECR اروپا منتشر و ارائه ‌مي‌شود که هزاران مدير از سراسر جهان را جذب ‌مي‌کند.
کشورهاي داراي ECR در قاره اروپا عبارت‌اند از: (شکل 6)
o اتريش
o بلژيک
o سوئد
o اسپانيا
o فرانسه
o انگليس
o ترکيه
o روسيه
o ايتاليا
o و غیره

شکل 6- نمايش جغرافيايي کشورهاي داراي ECR در قاره اروپا
جالب اينكه كشورهايي از ديگر قارهها عضو ECR اروپا هستند كه مي‌توان به موارد ذيل اشاره نمود:
o آفريقاي جنوبي
o برزيل
انتشارات ECR اروپا به منظور توسعه و گسترش تکنیک‌ها و استراتژی‌های «پاسخگويي مؤثر و کارآمد به مصرف‌کننده (ECR)» در سراسر بخش خواربارفروشي و بخش اقلام فاسدشدني (FMCG) تلاش‌های زيادي انجام داده است. از سال 1995 تیم‌های مختلف پروژه ECR اروپا بر روي تعريف و شناسايي بهترين عملکردها و هدايت طرح‌های آزمايشي (پايلوت) فعاليت ‌مي‌کنند. ازجمله اين فعالیت‌ها ‌مي‌توان به موارد زير اشاره کرد.
o نقشه راه انتقال ECR اروپا و ابزار شناسايي و ارزيابي آن (سال 2008)
o رشد و پيشرفت هماهنگ و با همديگر (2008)
o بسته‌بندي حاضر به کار و آماده خرده‌فروش (2006)
o بازنگري و چشم‌انداز پذيرش مستمر ECR در اروپاي غربي (2005)
o استفاده از قدرت ره‌گیری در زنجيره تأمین جهت رسيدن به انتظارات ايمن مصرف‌کننده (2004)
o مديريت مشارکتي داده‌هاي نقطه فروش (2003)
o لجستيک مستقيم مصرف‌کننده (2002)
o بهینه‌سازی حمل‌ونقل (200)
o تعيين اثر سود در ECR (1999)
o ايجاد محصول مؤثر و کارآمد- توسعه روابط داراي ارزش افزوده (1998)
o کتابچه‌های راهنماي کاربران (اجزاي شبکه) براي بازپرسازي مؤثر و انتقال الکترونيکي دادهها (1995)
o و غیره
کتابچه‌های راهنماي آن يکي از مهم‌ترین انتشارات ECR اروپا است. اين کتابچه‌ها عبارت‌اند از:
1. مقدمه‌اي بر بازپرسازي مؤثر
2. مدل‌های زنجيره تأمین
3. تکنیک‌های بازپرسازي مؤثر
4. آزمايش بازپرسازي مؤثر
5. مقدمه‌اي بر EDI
6. برنامه‌ريزي براي EDI
7. استاندارهاي EDI
8. EDI برای بازپرسازي مؤثر
9. امنيت EDI
10. جنبه‌هاي قانوني EDI
11. واژه‌نامه
کتابچه‌هاي راهنماي ECR فراهم آورنده زبان مشترک، همراه با اصطلاحات کليدي و واژگان بوده و علاوه بر آن راهنمايي‌هاي لازم براي استفاده از تکنیک‌های بازپرسازي مؤثر و کارآمد در چارچوب کلي ECR را ارائه ‌مي‌کنند.
اين کتابچه هاي راهنما به دنبال ارائه راهنمايي به طيف گسترده‌اي از مخاطبان نظير فروشندگان ارشد، مديران اجرايي تجاري و بازاريابي، کارکنان مراکز توزيع و عمليات تدارکات و کارکنان فراهم‌آورنده راهکارهاي فناوري اطلاعات براي به‌کارگیری در سيستم‌هاي لجستيکي هستند.

7-2 . ECR آسيا

ECR آسيا يک گروه مستقل تجاري و صنعتي است که در سال 1999 جهت بهبود تکنیک‌های پاسخگويي مؤثر به مشتري براي کاهش هزينه‌هاي غيرضروري در زنجيره تأمین و ايجاد بخشي براي برآورده نمودن مؤثرتر تقاضاي مشتريان ايجاد شد.
کشورهاي داراي ECR در قاره آسيا عبارت‌اند از:
o چين
o کره جنوبي
o هند
o هنگکنگ
o فيليپين
o مالزي
o سنگاپور
o تايلند
o تايوان
o استراليا

7-3 . ECR آمريکاي لاتين

ECR آمريکاي لاتين در سال 1995 ايجاد شد. کشورهاي داراي ECR در آمريکاي لاتين در شکل 7 مشخص شده‌اند :

شکل 7- کشورهاي داراي ECR در قاره آمريکاي لاتين

8- ارتباط بين GS1 و ECR

سازمان جهاني GS1 و سازمانهاي شمارهدهي آن در سراسر جهان در پروژههاي مرتبط با ECR شرکت ‌مي‌کنند و به طور فعال به عنوان بخشي از دفاتر ECR در اروپا، آسيا و ساير كشورها فعاليت دارند. آنها ايجاد مراکز منطقهاي و جهاني ECR را تسهيل مي‌كنند .
ارتباط رايانهاي و كاربرد رايانه ميان شركاي تجاري نيازمند زبان مشتركي به منظور فهم يكديگر است كه بايد اين زبان مشترك در استاندارد پيامهاي EDI يافت شود. سازمان جهاني GS1 به عنوان عضوي از كميته جهاني استانداردهاي EDI است. GS1 يكي از اعضاي فعال شوراي EDI است كه در زمينه استانداردسازي پيامهاي EDI در صنايع مختلف فعاليت ميكند. GS1 كاربرد EDI و استفاده از شمارهدهي GS1 در آن را ارتقا ميدهد. GS1 همچنين ايجاد مرکز ECR را كه از EDI براي ارتباطات کسب‌وکار استفاده مي‌كند تسهيل ميکند.

9- نتیجه‌گیری (ضرورت ايجاد مرکز ECR در کشور)

گسترش استانداردهای کدگذاری در کشور مستلزم برخي زيرساختها است که يکي از این زیرساختها سيستمهاي بالادستي مانند مديريت زنجيره تأمین، تجارت الکترونيکي، سيستمهاي تبادل داده بين شرکاي تجاري و غیره است.
با توجه به تجاربي که در دنيا وجود دارد و تلاش کشورهای مختلف جهت استفاده از راهکارهای پاسخگویی مؤثر و کارآمد به مصرف‌کننده (ECR)، فعال‌سازي مرکز ECR در کشور موضوع مهمی و ضروری است.
ECR ‌مي‌تواند به مستندسازي و انتشار فرايندهاي تجاري مشترک به منظور هماهنگي آنها اقدام کند. با اين کار کتابخانه عمومی فرایندهای مشترک که در قانون برنامه جامع توسعه تجارت الکترونيکي بدان اشاره شده است نيز شکل ‌مي‌گيرد.
به منظور جدايي جدي از نقش‌های سنتي توليدکننده و خرده‌فروش، همراهي با پيشرفتهاي سريع تکنولوژي اطلاعات، افزايش رقابت، ساختارهاي تجارت جهاني و تقاضاي مصرفکنندگان که بر انتخاب بهتر، خدماتدهي بهتر، کيفيت، تازگي و ايمني کالا تمرکز دارد، نيازي اساسي به يک تجدیدنظر اساسي در روش مؤثر تحويل کالاهاي خوب به مشتريان با کمترين قيمت وجود دارد كه مرور ادبيات نشان ميدهد كه ECR تكنيكي مناسب براي اين منظور است.
علاوه بر موارد فوق با پياده‌سازي ECR مزاياي ديگري از قبيل موارد ذيل نيز به دست ميآيد:
• از بين بردن هزينه‌هاي غير ضروري در زنجيره تأمین
• سرويسدهي بهتر، سریع‌تر و با کمترين هزينه به مشتريان از طريق فعاليت هماهنگ شرکاي تجاري
• جريان بدون کاغذ، دقيق و به موقع اطلاعات از طريق تبادل الکترونيکي داده‌ها و ايجاد پيوستگي استراتژيک بين عناصر زنجيره تأمین
درنهایت به نظر ميرسد كه ايجاد چنين مركزي در كشور، نقش دلالها و واسطهها كه امروز بسيار پررنگ است را كمتر كرده و باعث ميشود كه از یک‌سو قيمت كالاها براي مصرفكننده نهايي كمتر شده و از سوي ديگر مواردي نظير احتكار كالاها در مواقع خاص اتفاق نیفتد.