ماهنامه شماره 20 (فروردين ماه 1396)

مقدمه

امروزه سازمانی را نمی‌توان یافت که از اطلاعات اقلام در چرخه فرایندهای روزمره خود استفاده نکرده و دغدغه تولید و مدیریت آن را نداشته باشد. این امر موجب شده اطلاعات قلم ارزشی همسان با خود قلم داشته باشد؛ زیرا:

1- بدون داشتن اطلاعاتی کامل از قلم نمی‌توان از آن استفاده کرد. نمونه بارز آن عدم گردش اقلامی در انبار است که به علت نقص اطلاعاتی، سازمان قادر به استفاده از آن‌ها نیست.

2- همواره تعداد افرادی که از اطلاعات قلم مانند نام، مشخصات فنی، قیمت، موجودی و تأمین‌کننده و تولیدکننده و … استفاده می‌کنند از افرادی که به‌طور مستقیم با قلم سروکار دارند بیشتر است.

اطلاعات یا داده‌های قلم را ازنقطه‌نظر استاندارد ایزو 8000^[1] میتوان به دودسته تقسیم کرد:

داده‌های اصلی: مجموعه داده‌هایی که بیان‌کننده ماهیت (چیستی) و هویت (کیستی) قلم هستند و در صورت تغییر آن‌ها قلم نیز تغییر می‌کند را داده‌های اصلی می‌نامند؛ مانند جنس قلم که در صورت تغییر آن، قلم نیز تغییر می‌کند.

داده‌های تراکنشی: مجموعه داده‌هایی که به قلم نسبت داده می‌شود و ممکن است در طول چرخه حیات قلم مقادیر مختلفی داشته باشد را داده‌های تراکنشی می‌نامند؛ مانند قیمت قلم که درگذر زمان ممکن است چندین بار تغییر کند.

در این نوشتار هر جا سخن از داده یا اطلاعات قلم است منظور داده‌های اصلی قلم است.

سازمان‌ها همواره به دنبال راهکاری جامع در جهت مدیریت هرچه بهتر اطلاعات اقلام خود هستند. راهکارهای گوناگونی بسته به نیاز سازمان‌های ایجادکننده در این حوزه مطرح و عملیاتی شده است. یکی از این راهکارهای مدیریت اطلاعات قلم، روشی است که توسط شرکت «شل» و تحت عنوان MESC ایجادشده است. در این نوشتار سعی شده به‌طور مختصر روند مدیریت اطلاعات اقلام در صنعت نفت با استفاده از روش MESC تشریح گردد.

MESC چیست؟

کد و استاندارد مواد و تجهیزات که به‌اختصار MESC نامیده می‌شود یک سیستم استاندارسازی داده‌ها برای مواد و تجهیزات مورداستفاده در صنعت نفت است که توسط شرکت «شل» ایجادشده و به مصرف‌کنندگان کالا امکان توصیف اقلام استاندارد را به‌گونه‌ای که برای تمامی وندورهای سراسر دنیا قابل‌فهم باشد میدهد.

شکل 1- کتابچه طبقه‌بندی گروه 68 MESC

تاریخچه MESC

طرح اولیه ایجاد MESC در سال 1914 توسط گروهی از کارشناسان مواد شرکت BPM در سرزمین‌های هند شرقی هلند ایجاد شد. این طرح به‌منظور ارائه راهنمایی به‌تمامی کارکنان شرکت «شل» در سرتاسر دنیا که در حوزه خرید تدارکات و مدیریت مواد (اقلام) فعالیت داشتند تهیه گردید.

شکل 2- نمایی از بارانداز شرکت BPM در هند شرقی هلند

این طرح اولیه که شامل دستورالعمل‌هایی جهت آموزش کارشناسان مواد (اقلام) در نحوه شناسایی، طبقه‌بندی و ثبت داده‌های توصیفی مواد (اقلام) بود را می‌توان اولین نظام توصیف و کاتالوگینگ اقلام در جهان در نظر گرفت.

شکل 3- کتابچه کاتالوگ اقلام متعلق به شرکت BPM

در سال 1932 دو سال بعد از اختراع تلکس سیستم کد و استاندارد مواد و تجهیزات (MESC) ایجاد گردید. این سیستم نسبت به طرح اولیه دارای مزیت کدینگ بود که امکان اختصاص یک عدد هفت‌رقمی منحصربه‌فرد را برای مواد و تجهیزات طبقه‌بندی‌شده در MESC فراهم می‌کرد. از طریق این کد و با استفاده از تلکس امکان تبادل اطلاعات MESC به‌صورت کارآمد و مؤثر بین دفتر مرکزی و مناطق عملیاتی در سراسر نقاط دنیا فراهم می‌شد. با اختصاص کد به گره‌های طبقه‌بندی MESC به‌جای تبادل نام و مشخصات قلم موردنظر کافی بود کد قلم ارسال گردد. کارشناس دریافت‌کننده کد با مراجعه به کتابچه‌های MESC از ماهیت قلم و مشخصات آن مطلع می‌شد. برای تسهیل جستجو کدها در کتابچه‌ها، کدها به‌صورت بامعنا تعریف شدند تا مدت‌زمان دسترسی به محتویات کد MESC از طریق کتابچه‌ها کاهش یابد. مثلاً اگر دو رقم ابتدای یک کد 75 بود کارشناس متوجه می‌شد که باید به سراغ کتابچه 75 که مربوط به شیرآلات است برود و این رویه در داخل کتاب نیز تکرار میشد. کاهش حجم اطلاعات موردنظر جهت انتقال را می‌توان دلیل ایجاد رمزگذاری یا کدینگ و کاهش مدت‌زمان رمزگشایی یا دی کدینگ را می‌توان دلیل ایجاد کدهای بامعنا عنوان کرد. این روش کد نمودن مواد (اقلام) را می‌توان اولین نظام کدینگ اقلام در جهان در نظر گرفت. سال 1946 تعداد ارقام کدهای سیستم MESC به 10 رقم افزایش یافت تا امکان ثبت و نگهداری اقلام بیشتری در سیستم MESC وجود داشته باشد. با ورود تکنولوژی ذخیره اطلاعات در دیسک‌های فشرده شرکت «شل» در سال 1985 اطلاعات MESC را بر روی دیسک فشرده ذخیره‌سازی نمود، این رویداد موجب تسهیل در به اشتراک‌گذاری اطلاعات MESC و انتقال تدریجی فرایند شناسایی و کدگذاری مواد و تجهیزات از دفتر مرکزی به سایر واحدهای عملیاتی شد. سال 1995 اطلاعات MESC به نرم‌افزارCMT انتقال یافت و تا به امروز مدیریت اطلاعات اقلام MESC از طریق این نرم‌افزار انجام می‌شود.

ابزار مدیریت کاتالوگ (CMT)

CMT یکی از مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت مواد (MM) شرکت «شل» است. این نرم‌افزار ابزاری برای مدیریت داده‌های توصیفی و داده‌های مرجعی اقلام است. با استفاده از این نرمافزار امکان شناسایی، طبقه‌بندی و کدگذاری اقلام درون‌سازمانی برای کارشناسان مواد فراهم می‌شود. همچنین این نرم‌افزار ابزاری جهت به اشتراک‌گذاری اطلاعات اقلام برای استفاده در سایر نرم‌افزارهای موجود در MM است. در شکل 4 سیستم‌هایی که در تبادل اطلاعات با سیستم CMT می‌باشند به نمایش درآمده است.

شکل 4- سیستم‌های در ارتباط با سیستم CMT

برخی از ویژگی‌های این نرم‌افزار به شرح زیر است:

نام‌گذاری قاعده‌مند اقلام امکانی است جهت توصیف قلم به روش ساختارمند با استفاده از زوج‌های مشخصه- ارزش

نام‌گذاری بدون قاعده اقلام امکانی است جهت تشریح قلم به‌صورت متن آزاد  که معمولاً برای اقلام اختصاصی و قطعات یدکی ماشین‌آلات بیشتر کاربرد دارد.

راهنماهای شناسایی اقلام: امکانی است جهت تعیین مشخصه‌های توصیفی هر دسته از اقلام. این امکان جایگزین Coding Schedule و فرایند توصیف اقلام در قالب خطوط MESC است.

رابطه‌های قلم: امکانی است جهت تعیین رابطه‌های بین اقلام که شامل تعیین اقلام جایگزین یک‌قلم، تعیین اقلام معادل یک‌قلم، تعیین اقلام زیردست یک‌قلم و تعیین اقلام بالادست یک‌قلم است.

سازمان‌های قلم: امکانی است جهت تعیین سازمان‌های در ارتباط با قلم، مانند تولیدکنندگان و تأمین‌کنندگان قلم

در شکل 5 نمایی از یک کاتالوگ قلم به‌صورت زوج مشخصه ارزش که توسط نرم‌افزار CMT ایجادشده است را مشاهده میکنید.

شکل 5- نمایی از یک کاتالوگ قلم به‌صورت زوج‌های مشخصه-ارزش ایجادشده در سیستم CMT

سیستم MESC باروی کار آمدن نرم‌افزار CMT به‌مرور دچار تغییراتی اساسی در نظام کدینگ خود شد. این تغییرات در جهت افزایش عملکرد سیستم و کاهش زمان شناسایی اقلام و همچنین برطرف نمودن محدودیت‌های موجود بود. از آن جمله می‌توان به بی‌معنا شدن کد اقلام در عین حفظ ارتباط با درختواره طبقه‌بندی MESC اشاره کرد. در شکل 6 طرح شماتیک نحوه شناسایی اقلام در نرم‌افزار CMT به نمایش درآمده است.

شکل 6- طرح شماتیک شناسایی اقلام در سیستم CMT

اهداف MESC

اهداف شرکت «شل» از ایجاد MESC برای مواد و تجهیزات در سال 1914 موارد زیر بود:

1. ایجاد یکنواختی میان داده‌های مرتبط با مواد مورداستفاده در عملیات‌های مختلف
2. ایجاد ارتباط بین واحدهای به‌کارگیرنده از مواد با واحدهای تأمین‌کننده مواد
3. بیان ویژگی‌های موردنیاز مواد مورداستفاده به‌نحوی‌که امکان تهیه آن برحسب ویژگی‌های مطرح‌شده از هر تأمین‌کننده‌ای وجود داشته باشد.

باوجود گذشت حدود یک قرن از تاریخ ایجاد اولین کاتالوگ، اهداف کاتالوگینگ در این شرکت تغییر آن‌چنانی نداشته است. تنها تفاوت، استفاده بیشتر و هوشمندانه‌تر از داده‌ها (با استفاده از ابزارهای اطلاعاتی) برای مدیریت هر چه‌بهتر اقلام و وندورهای سازمان بوده است.

طبقه‌بندی MESC

سیستم MESC دارای یک طبقه‌بندی سه (۳) سطحی است. نام و ظرفیت تعداد گره هر یک از سطوح این طبقه‌بندی به شرح زیر است:

سطح اول: نام این سطح «گروه اصلی» است و حداکثر ظرفیت تعداد گره آن صد (100) است.

سطح دوم: نام این سطح «گروه فرعی» است و حداکثر ظرفیت تعداد گره آن صد (100) است.

سطح سوم: نام این سطح «گروه فرعی دوم» یا گروه جزء از گروه فرعی، است و حداکثر ظرفیت تعداد گره آن صد (100) است. مواد و تجهیزات شناسایی‌شده در سیستم MESC به این سطح متصل می‌باشند.

یک‌صد گروه اصلی موجود در طبقه‌بندی MESC را می‌توان به 12 بخش عمده تقسیم‌بندی نمود که هر بخش به یک حوزه عملیاتی مشخص گرایش دارد. رابطه این حوزه‌های عملیاتی و یک‌صد گروه اصلی MESC در جدول 1 به نمایش درآمده است.

جدول 1- رابطه حوزه‌های عملیاتی و گروه‌های اصلی MESC

در جدول 2 عناوین مربوط به یک گروه اصلی (گروه 75) به همراه برخی از گروه‌های فرعی و زیرگروه‌های آن برای نمونه به نمایش درآمده است:

جدول 2- عناوین گروه 75 به همراه برخی از گروه‌های فرعی آن

MESC در ایران

پس از انعقاد قرارداد کنسرسیوم در سال 1333 و تشکیل شرکتهای عامل نفت ایران در مناطق نفت‌خیز جنوب و پالایشگاه آبادان، طرح مکانیزه نمودن عملیات‌ها باهدف کاهش هزینه‌های تولید در برنامه کار قرار گرفت. بدین ترتیب که عمل بررسی و تجدیدنظر در هر یک از عملیات‌ها به یکی از شرکت‌های تشکیل‌دهنده کنسرسیوم سپرده شد. در رابطه با مکانیزه نمودن سیستم کالا از متخصصین شرکت نفتی «شل» هلند کمک گرفته شد. کارشناسان این شرکت به‌منظور انجام این مهم سیستم سفارش‌ها و کنترل موجودی را در شرکت نفت پی‌ریزی و برای طبقه‌بندی نمودن کالاها و اجناس مصرفی و قطعات یدکی در حوزه قرارداد (پالایشگاه آبادان) سیستم طبقه‌بندی و استاندارد کالا (MESC) را پیاده‌سازی نمودند. پس از اتمام کار طبقه‌بندی اقلام در انبارهای حوزه قرارداد با توجه به کارآمد بودن آن مقرر گردید این فرایند در سایر تأسیسات و مراکز نفتی ایران به‌مرور عملیاتی گردد. اکنون باگذشت حدود 63 سال از زمان آغاز کدگذاری اقلام به روش MESC اصول این سیستم در سازمان‌ها و مراکز مهم صنعتی بسیاری مورداستفاده قرارگرفته است. شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی گاز ایران، شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی ایران و شرکت ملی پتروشیمی ایران را می‌توان ازجمله سازمان‌های مهم صنعتی ایران برشمرد که برمبنای اصول سیستم MESC نسبت به شناسایی، طبقه‌بندی و کدگذاری اقلام خود اقدام می‌کنند.

نحوه توصیف و کدگذاری اقلام در MESC قبل از راه‌اندازی CMT

در سیستم MESC قبل از راه‌اندازی نرم‌افزار CMT که با استفاده از زوج‌های مشخصه- ارزش اقلام را توصیف می‌کند از خطوط MESC جهت توصیف اقلام استفاده می‌شد. این خطوط در ۳ دسته به شرح زیر تقسیم می‌شوند.

سرفصل که شامل خط‌های بین ۱ تا ۵۰ است.

سرفصل فرعی که شامل خط‌های بین 51 تا 7۰ است.

قلم که شامل خط‌های بین 71 تا 77 است.

در نظام کدینگ MESC می‌بایست ابتدا کد سرفصل و کد سرفصل فرعی مربوط به قلم تعیین گردد سپس می‌توان نسبت به تعیین کد قلم اقدام نمود. در ادامه سعی شده است به‌اختصار کلیات و مراحل تعیین کد سرفصل، کد سرفصل فرعی و درنهایت کد قلم تشریح گردد.

مراحل تعیین کد سرفصل

1. ابتدا می‌بایست گره بالادست سرفصل از سطح سوم درختواره طبقه‌بندی MESC تعیین شود. با مشخص شدن این گره شش رقم اول کد سرفصل تعیین میگردد.
2. برای توصیف سرفصل از خطوط ۱ تا ۵۰ استفاده میشود. نحوه ثبت اطلاعات در بین خطوط با توجه به ماهیت سرفصل و گره انتخاب‌شده از درختواره طبقه MESC متفاوت است؛ اما برخی خطوط در تمام سرفصل‌ها دارای ماهیت اطلاعاتی یکسانی هستند به‌عنوان‌مثال در خط 26 نام تأمین‌کننده قلم و در خط 27 اطلاعات تکمیلی آن مانند آدرس، شماره تماس، شخص رابط و غیره ثبت و نگهداری می‌شود.
3. سپس یک سریال سه‌رقمی برای سرفصل در نظر گرفته می‌شود. سریال انتخابی با توجه به سایر سرفصل‌های موجود در همان گره و تعداد سرفصل‌های فرعی و اقلامی که قرار است در زیر این سرفصل معرفی شوند تعیین می‌شود.
4. تعیین کد ۹ رقمی سرفصل که ماحصل تجمیع کد 6 رقمی گره طبقه‌بندی MESC و سریال انتخابی است.

مراحل تعیین کد سرفصل فرعی

1. ابتدا سرفصلی که قرار است سرفصل فرعی در زیر آن تعیین شود انتخاب می‌گردد.
2. برای توصیف سرفصل فرعی از خطوط ۵۱ تا ۷۰ استفاده می‌شود. نحوه ثبت اطلاعات در بین خطوط با توجه به ماهیت سرفصل و سرفصل فرعی تعیین میگردد.
3. یک سریال سه‌رقمی برای سرفصل فرعی در نظر گرفته می‌شود. این سریال با توجه به دامنه سریال سرفصل و سایر سرفصل‌های فرعی موجود در همان سرفصل و تعداد اقلامی که قرار است در زیر سرفصل فرعی مربوطه کد MESC دریافت کنند تعیین می‌شود.
4. تعیین کد ۹ رقمی سرفصل فرعی که ماحصل تجمیع کد 6 رقمی گره طبقه‌بندی MESC و سریال انتخابی است.

مراحل تعیین کد قلم

1. ابتدا سرفصل فرعی که قلم در زیر آن قرار است شناسایی شود تعیین می‌شود.
2. برای توصیف قلم از خطوط ۷۱ تا ۷7 استفاده می‌شود. نحوه ثبت اطلاعات در بین خطوط با توجه به ماهیت قلم و کد نمودار تخصیص داده‌شده به آن متفاوت است؛ اما به‌طورمعمول اطلاعات توصیفی قلم با کد نمودار 1، 2 و 3 در بین خطوط 71 و 72 ثبت میشود. یا برای اقلام نمودار 5 اطلاعات در خط 76 درج میشود.
3. برای سریال قلم نیز یک عدد سه‌رقمی در نظر گرفته می‌شود. سریال انتخابی با توجه به دامنه سریال سرفصل فرعی و سایر اقلام موجود در همان سرفصل فرعی تعیین می‌شود.
4. بعد از تعیین سریال با توجه به مواردی ازجمله ساخت داخل یا خارج بودن، عمومی یا اختصاصی بودن قلم کد نمودار آن تعیین می‌شود.
5. تعیین کد ۱۰ رقمی که حاصل تجمیع کد 6 رقمی گره طبقه‌بندی MESC و سریال و نمودار انتخابی برای قلم است.

نمودار قلم

نمودار قلم یک کد یک‌رقمی است که با توجه به ماهیت قلم از فهرست زیر تعیین می‌گردد:

1. قلم عمومی است (ساخت خارج)
2. قلم عمومی یا قطعه یدکی است (ساخت داخل)
3. قلم قطعه یدکی است (ساخت خارج)
4. قلم موقت است
5. قلم مرجعی است
6. قلم غیراستاندارد است
7. قلم جایگزین شده است
8. قلم تعمیری است
9. قلم تحت بررسی است

مثال:

نمونه زیر برای آشنایی هر چه‌بهتر با نحوه شناسایی و کدگذاری یک‌قلم به روش استفاده از خطوط MESC آورده شده است. در این مثال می‌خواهیم یک‌قلم را در گره ۷۵۲۵۱۶ شناسایی و کدگذاری نماییم. با فرض اینکه برای این قلم سرفصلی وجود ندارد، سرفصلی همانند جدول 3 ایجاد می‌کنیم.

جدول 3- یک سرفصل نمونه به همراه خطوط توصیف‌کننده آن

سپس در زیر این سرفصل، ۲ سرفصل فرعی (برحسب نیاز) همانند جدول 4 ایجاد می‌کنیم. باید توجه داشت که سریال سرفصل فرعی از سریال سرفصل خودش بزرگ‌تر و از سریال سرفصل بعدی‌اش کوچک‌تر باشد.

جدول 4- دو سرفصل فرعی به همراه خطوط توصیف‌کننده آن

برای تعیین سریال قلم ابتدا سرفصل فرعی قلم را انتخاب نموده سپس با در نظر گرفتن سریال سرفصل فرعی انتخابی و سایر سرفصل‌های فرعی موجود در سرفصل اصلی، سریال قلم را تعیین می‌کنیم. باید توجه داشت که سریال قلم می‌بایست از سریال سرفصل فرعی انتخابی بزرگ‌تر و از سریال سرفصل فرعی بعدی کوچک‌تر باشد. جدول 5 چند نمونه قلم که در زیر دو سرفصل فرعی شناسایی و کدگذاری شده‌اند را نشان می‌دهد.

جدول 5- چند نمونه قلم کدگذاری شده به همراه خطوط توصیف‌کننده آن

کدگذاری قلم در سیستم MESC دارای محدودیت‌هایی نیز است ازجمله:

• قبل از تعیین کد قلم می‌بایست حتماً کد سرفصل و سرفصل فرعی قلم تعیین گردند.
• به‌واسطه تعیین محدوده سریال برای کد سرفصل و زیرمجموعه‌های آن می‌بایست برآورد دقیقی از تعداد اقلامی که در زیر یک سرفصل یا سرفصل فرعی قرار است کدگذاری شوند وجود داشته باشد.
• ممکن است تمام سریال‌های تعیین‌شده برای کدگذاری اقلام یک سرفصل استفاده نشوند و سریال‌های پیش‌خور شده غیرقابل استفاده گردند

نفت کد

همان‌طور که اشاره شد سیستم MESC در سال 1333 توسط کارشناسان شرکت «شل» وارد ایران شد و به‌مرور این سیستم در سطح انبارهای وزارت نفت پیاده‌سازی گردید. داده‌های مورداستفاده در سیستم MESC وزارت نفت ازجمله General Index و Coding Schedule در چندین مقطع مطابق با سیستم اصلی به‌روزرسانی شدند؛ اما باوجود گذشت حدود دو دهه از تغییر روال شناسایی و توصیف اقلام در سیستم MESC (جایگزین شدن الگوهای شناسایی و زوج‌های مشخصه ارزش به‌جای خطوط MESC) این تغییر و به‌روزرسانی در سیستم وزارت نفت عملیاتی نشده بود و کماکان توصیف اطلاعات قلم با استفاده از خطوط MESC آن‌هم به‌صورت متن آزاد انجام می‌شد. از سوی دیگر وجود چندین مرکز طبقه‌بندی که به‌صورت مجزا و موازی به شناسایی و کدگذاری اقلام اقدام می‌کردند موجب بروز مشکلاتی در مدیریت اطلاعات اقلام در سطح وزارت نفت شده بود که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

• اختصاص کدهای مختلف به یک‌قلم تدارکاتی
• عدم وجود زبان مشترک میان مراکز طبقه‌بندی
• طولانی شدن زمان شناسایی اقلام
• دخیل شدن سلایق شخصی در شناسایی اقلام
• عدم وجود سازوکار دستگاهی برای شناسایی اقلام یکسان و مشابه
• عدم امکان کنترل موجودی صحیح و دقیق و تعیین اقلام در گردش، مازاد و راکد
• عدم وجود ساختار استاندارد اطلاعاتی و ناتوانی سایر سیستم‌ها در استفاده بهینه از اطلاعات اقلام
• عدم وجود برآورد دقیق از تعداد وندورهای فعال اقلام دارای گردش سازمان
• عدم وجود برآورد دقیق از تعداد و تنوع اقلام تأمین‌شده توسط یک وندور مشخص
• عدم امکان معرفی اقلام غیراستاندارد و بیکیفیت شناسایی‌شده و وندورهای آن‌ها به سایر مراکز مصرف‌کننده به‌طور سیستمی
• شناسایی تکراری و چندباره اقلام با هر بار ورود قلم به سازمان به دلیل عدم وجود زبان مشترک میان مراکز طبقه‌بندی و وندورهای اقلام
• انحصاری شدن تأمین برخی اقلام توسط یک وندور خاص، درحالی‌که امکان تأمین آن از سایر وندورها نیز است (به دلیل نبود زبان مشترک با وندورها)
• عدم امکان مدیریت تنوع وندورها
• عدم امکان شناسایی کالاهای پرمصرف خارجی (جهت بومی‌سازی آن)
• عدم امکان شناسایی منابع و ظرفیت‌های خالی موجود در فضای تولید کشور (جهت حمایت از تولید داخل)

باهدف بهبود وضع موجود، پروژه نفت کد بین چهار شرکت اصلی وزارت نفت (شرکت ملی نفت، شرکت ملی گاز، شرکت ملی صنایع پتروشیمی و شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی) و مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات ایران (ایران کد) منعقد گردید. موارد زیر را می‌توان از مهم‌ترین اهداف اجرای پروژه نفت کد برشمرد:

• تغییر روال توصیف اقلام از خطوط MESC به زوج‌های مشخصه ارزش
• شناسایی اقلام یکسان که دارای کدهای MESC مختلف هستند (تلفیق کدهای MESC)
• شناسایی و تجمیع وندورها وزارت نفت (در سطح چهار شرکت اصلی)
• منبع یابی و حمایت از تولید داخل با استفاده از زیرساخت اطلاعاتی موجود در ایران کد

همچنین بنا به ملاحظاتی مقرر گردید شناسه اختصاص داده‌شده به کاتالوگ‌های اقلام همانند کدهای ایران کد یک کد 16 رقمی باشد که اصطلاحاً به آن نفت کد گفته می‌شود. هر نفت کد از سه (3) بخش به شرح زیر تشکیل یافته است:

• هفت (7) رقم اول هر نفت کد یک کد عددی شامل کلید کد قلم است که مربوط به گره انتخاب‌شده از درختواره طبقه‌بندی ایران کد است.
• ۵ رقم بعدی، کد عضویت وزارت نفت در ایران کد است که مقدار آن «۵۵۵۵۵» است.
• ۴ رقم آخر هر نفت کد نیز سریال قلم در کلید کد انتخاب‌شده است. این سریال در بسیاری از کلید کدها عددی است، ولی در برخی از کلید کدها به علت پر شدن سریال عددی از حروف نیز استفاده‌شده است.

آمار و اطلاعات پروژه

پروژه نفت کد با پالایش اطلاعات حدود 3 میلیون خط MESC که مربوط به حدود 980 هزار قلم در گردش وزارت نفت بود آغاز گردید. در جدول 6 نمونه‌ای خطوط مرتبط با یک کد MESC نمایش داده‌شده است.

جدول 6- خطوط مرتبط با یک کد MESC (نمونه)

بعد از تجمیع، پالایش و شکست اطلاعات موجود در این خطوط MESC به زوج‌های مشخصه ارزش حدود 14 میلیون زوج مشخصه ارزش استخراج شد. در جدول 7 نمونه‌ای از زوج‌های مشخصه ارزش استخراج‌شده از خطوط نمایش داده‌شده در جدول 6 به نمایش درآمده است.

جدول 7- زوج‌های مشخصه ارزش استخراج‌شده از خطوط مرتبط با یک کد MESC (نمونه)

پس از استخراج زوج‌های مشخصه ارزش، هر قلم عضوی از دسته‌بندی اقلام (نام پایه تکمیلی) موجود در ایران کد شد. سپس با توجه به فراوانی مشخصه‌های بکار رفته برای اقلام (مانند جنس بدنه) در یک نام پایه تکمیلی (مانند شیر پروانه) الگوی وصف اولیه هر نام پایه تکمیلی ایجاد و پس از بررسی و تائید کارشناسان مراکز طبقه‌بندی نهایی گردید. (جدول 8)

جدول 8- الگوی وصف شیر پروانه‌ای (نمونه)

برای شناسایی اقلام پروژه نفت از حدود 4 هزار الگوی شناسایی استفاده شد. بعد از تائید الگوهای شناسایی با مقداردهی به آن‌ها درازای هر قلم کالا یک کاتالوگ الکترونیکی ایجاد گردید. در این پروژه حدود 880 هزار کاتالوگ ایجاد شد.

کاتالوگ نفت کد

کاتالوگ نفت کد دارای چندین بخش اطلاعاتی برای ثبت و نگهداری اطلاعات قلم است که به شرح زیر است:

بخش داده‌های پایه: ازجمله مهم‌ترین فیلدهای اطلاعاتی این بخش نفت کد، نام قلم و گره‌ای که قلم از طریق آن به درختواره ایران کد متصل است. از نفت کد و نام قلم برای انتقال اطلاعات به سایر سامانه‌های موجود که با قلم و اطلاعات آن سروکار دارند مانند سامانه تأمین الکترونیکی کالای وزارت نفت استفاده می‌شود. در شکل 7 بخش «داده‌های پایه» مربوط به کاتالوگ یک‌قلم قابل‌مشاهده است.

شکل 7- بخش داده‌های پایه کاتالوگ یک‌قلم دارای نفت کد

بخش داده‌های مرجعی: در این بخش اطلاعات مربوط به سازمان‌های در ارتباط با قلم ثبت و نگهداری می‌شود. مراکز طبقه‌بندی و تولیدکنندگان قلم دو فیلد اطلاعاتی مهم این بخش هستند. کدهای MESC و شماره‌های فنی مربوط به قلم در این بخش قابل‌مشاهده است. همچنین خطوط MESC که بر اساس آن کاتالوگ قلم شکل‌گرفته است و تلفیق کدهای MESC (تجمیع کدهای مختلف MESC مربوط به یک‌قلم) در این بخش قابل‌مشاهده است. شکل 8 بخش داده‌های مرجعی قسمت مصرف‌کنندگان قلم و شکل 9 بخش داده‌های مرجعی قسمت تولیدگان قلم را نمایش می‌دهد.

شکل 8- بخش داده‌های مرجعی قسمت مصرف‌کنندگان قلم

شکل 9- بخش داده‌های مرجعی قسمت تولیدکنندگان قلم

بخش الگوی وصف / تصاویر: زوج‌های مشخصه ارزش حاصل از مقداردهی الگوهای وصف اقلام در این بخش قابل‌مشاهده است. با استفاده از داده‌های این بخش میتوان به جستجوی یک‌قلم برحسب مشخصه‌های توصیفی آن پرداخت. در شکل 10 فهرستی از مشخصه‌های توصیفی یک‌قلم کاتالوگ شده قابل‌مشاهده است. همچنین در این قسمت امکان مشاهده تصاویر قلم کاتالوگ شده نیز وجود دارد.

شکل 9- بخش الگوی وصف / تصاویر

بخش وابستگی و هم ارزی: در این بخش از کاتالوگ امکان مشاهده اقلام بالادست و پایین‌دست و اقلام مشابه قلم کاتالوگ شده وجود دارد.

منافع حاصل از انجام پروژه نفت:

• مکانیزه نمودن فرایند شناسایی و کدگذاری اقلام
• شناسایی کدهای MESC مختلف اختصاص‌یافته به یک‌قلم کالا (تلفیق حدود 125 هزار کد MESC)
• جلوگیری از اختصاص کدهای مختلف به یک‌قلم کالا
• فراهم نمودن امکان شناسایی اقلام مشابه (ازنظر فرم و عملیات)
• یکسان‌سازی رویه‌های شناسایی اقلام بین مراکز طبقه‌بندی
• تسریع فرایند سفارش دهی به وندورهای نفت
• تسهیل فرایند تأمین قلم کالای در انحصار یک وندور از سایر وندورها و بومی‌سازی قلم کالا (تولید داخل)
• فراهم‌سازی بستری جهت به اشتراک‌گذاری اطلاعات قلم بین واحدهای استفاده‌کننده از اطلاعات قلم کالا
• فراهم نمودن زیرساخت جهت مدیریت تنوع وندورها (شناسایی حدود 13 هزار وندور)
• امکان تعیین قطعات به‌کاررفته در یک تجهیز و تشخیص قطعات مشترک بین دو یا چند تجهیز
• ایجاد بستر مناسب برای پیاده‌سازی سیستم منبع یابی و شناسایی منابع تولید و تأمین جدید برای اقلام
• جلوگیری از اشتباهات شناسایی اقلام به‌واسطه این‌که فرآیند شناسایی با دقت و صحت و طبق منطق از پیش تعیین‌شده‌ای توسط یک سیستم مکانیزه انجام میشود
• انتقال دانش و تخصص نحوه شناسایی اقلام از افراد خبره به سیستم

تبدیل خطوط MESC از متن آزاد به زوج‌های مشخصه ارزش یکی از منافع بارز انجام این پروژه است. با استفاده از این زوج‌های مشخصه-ارزش امکان تحلیل داده‌ها برحسب گزارش‌های موردنیاز فراهم می‌شود. برای نمونه شناسایی وندورهایی که بیشترین اقلام سازمان متعلق به آن‌هاست، شناسایی کشورهایی که بیشترین وندورهای سازمان متعلق به آن‌هاست، شناسایی کشورهایی که بیشترین اقلام سازمان از طریق آن‌ها تأمین می‌شود و … ازجمله گزارش‌هایی می‌باشند که موجب بهبود تصمیمات مدیران در هنگام اتخاذ سیاستهای کلان سازمان می‌شود. در نمودار 1 گزارش فراوانی اقلام پروژه نفت برحسب گروه‌های طبقه‌بندی MESC به نمایش درآمده است.

نمودار 1- ده گروه اصلی دارای بیشترین کاتالوگ قلم

البته پروژه نفت کد در مباحث تئوری و نحوه اجرا دارای مشکلات و نواقصی است که پرداختن به آن‌ها خود مجال دیگری را میطلبد.

استانداردهای مدیریت اطلاعات در حوزه نفت

پیدایش و توسعه استانداردها در نحوه مدیریت و تبادل داده‌ها روزبه‌روز در حال افزایش است. بدیهی است به‌کارگیری از این استانداردها، یکپارچه‌سازی و تبادل داده‌ها را در درون و برون سازمان تسهیل مینماید. می‌توان از PIDX به‌عنوان یک راهکار مبتنی بر استاندارد برای سازمان‌های فعال در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی نام برد.

تبادل اطلاعات صنعت نفت (PIDX) نام کمیته‌ای در موسسه نفت آمریکا است که باهدف استاندارد نمودن کسب‌وکار الکترونیکی در صنعت نفت و گاز در سطح جهان ایجادشده است. هدف PIDX توسعه استانداردهای تبادل الکترونیکی داده‌ه و ایجاد یکپارچه‌ی اطلاعاتی در سطح صنعت نفت و شرکت‌های چندملیتی فعال در این حوزه است. حدود 30 شرکت بزرگ فعال در حوزه نفت و گاز ازجمله شرکت «شل» به عضویت این کمیته درآمده و تبادل اطلاعات خود را در قالب استانداردهای اطلاعاتی PIDX انجام می‌دهند.

در این کمیته چندین کارگروه که هر یک‌بخشی از حوزه استانداردسازی مدیریت داده‌ها را بر عهده‌دارند فعال هستند. یکی از این کارگروه‌ها، کارگروه «کاتالوگ و طبقه‌بندی» است.

کاتالوگ و طبقه‌بندی

هدف کارگروه «کاتالوگ و طبقه‌بندی» ترویج استفاده و توسعه فرهنگ واژگان استاندارد باز طبقه‌بندی و تهیه قالب‌های شناسایی اقلام به‌منظور انجام دسته‌بندی و توصیف یکنواخت اقلام (کالاها و خدمات) در سطح صنعت نفت است.

در حال حاضر واژه‌نامه داده‌های صنعت نفت (PIDD) دارای بیش از 100,4 قالب اطلاعاتی است. هر قالب اطلاعاتی شامل یک نام مانند یاتاقان ساچمه‌ای و مشخصه‌های توصیف‌کننده آن مانند قطر داخلی و قطر خارجی است. همچنین درختواره طبقهبندی UNSPSC نسخه 10.0501 درختواره طبقه‌بندی مرجع این سازمان بوده و تمامی قالب‌های اطلاعاتی ایجادشده به این درختواره طبقه‌بندی مرتبط می‌باشند.

نتیجه‌گیری

با توجه به آنچه در این نوشتار آمده می‌توان نتیجه گرفت:

1. بیش از یک قرن از پیدایش اولین نظام کاتالوگینگ در جهان می‌گذرد.
2. کدینگ اقلام حدود 18 سال بعد از کاتالوگینگ اقلام و هنگامی‌که نیاز به انتقال اطلاعات اقلام کاتالوگ شده مطرح شد عملیاتی گردید.
3. در هنگامی‌که هنوز بانک‌های اطلاعاتی و سیستم‌های هوشمند اختراع نشده بود برای دسترسی سریع به اطلاعات ثبت‌شده در مستندات (اسناد، کتابچه‌ها و غیره) به‌کارگیری از کدهای بامعنا بسیار مفید بود.
4. نحوه ثبت و نگهداری اطلاعات قلم در قالب خطوط MESC آن‌هم به‌صورت سرفصل، سرفصل فرعی و قلم که موجب فاکتورگیری اطلاعات مشترک بین یک دسته از اقلام می‌گردد در دوره خود بسیار کارآمد و مفید بوده است.
5. وجود بانک‌های اطلاعاتی و سیستم‌های هوشمند فهرست گذاری موجب تغییر در روال ثبت و نگهداری اطلاعات گردیدند؛ مانند جایگزین شدن زوج‌های مشخصه-ارزش به‌جای خطوط متن‌باز. یا جایگزین شدن کدهای بی‌معنا یا سریالی به‌جای کدهای بامعنا.
6. در حال حاضر استاندارد PIDX در بین حدود 30 کشور دنیا به‌عنوان یک ابزار استانداردسازی داده‌های در گردش مرتبط با حوزه نفت، گاز و پتروشیمی کاربرد دارد.