ماهنامه شماره14(مهر ماه 1395)
مقدمه
يكي از مشكلات هميشگي سازمان‌ها پراكندگي اطلاعات و اسناد و همچنين ايجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات آن‌ها است. اهمیت این موضوع ازآنجا قابل‌درک است که در سازمان‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و … وجود دارند و بايد به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌‌رسانی را نیز به وجود آورد.
مدتی است که عباراتی نظیر
Systems Document Management
SystemsContent Management
اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند.
هدف از اين سند ارائه راه‌حلي جهت كد‌گذاري و به نحوي مديريت اسناد است.
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به‌اصطلاح اسناد باید بانظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرارداد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. کنترل مدارک و مستندات، باید از طریق کد منحصربه‌فردی صورت بپذيرد. با استفاده از اين كد مي‌توان فرآيند شناسایی و ردیابی اسناد را به‌راحتی انجام داد. سیستم كدينگ اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را تسهيل مي‌كند.
با استفاده از استانداردهای GS1 امکان مدیریت اسناد و ردگیری اسناد مهم سازمان‌ها فراهم مي‌شود. در ادامه به توضیح استانداردهای GS1 پرداخته مي‌شود.
در دنيايی كه ميزان اطلاعات تولیدشده در آن، لحظه‌به‌لحظه در حال افزايش است، استانداردهای GS1 كمك می‌نمايند تا بتوان فهميد كدام بخش از اين اطلاعات، واقعاً مفيد هستند. اين استانداردها كمك می‌كنند زبان مشتركی براي شناسايی، ضبط و تبادل اطلاعات مربوط به زنجيره‌های تأمين و تقاضا در سراسر دنيا ايجاد شود تا مطمئن شد كه اطلاعات ضروری و كاربردی به‌صورت دقيق و صحيح و به‌راحتی در دسترس هستند. استانداردهای GS1 به سه دسته كلی زير تقسيم می‌شوند:
استانداردهای شناسايی (شناسه‌ها)
استانداردهای شناسايی GS1، استانداردهايی هستند كه كدها يا كليدهايی را براي شناسايی يكتا و بي‌ابهام موجوديت‌های مختلف در دنياي واقعی (مانند اقلام تجاری، واحدهای لجستيكی، مكان‌های فيزيكی، اسناد، روابط خدماتی و ساير موجوديت‌ها) تعريف می‌كنند تا از اين كليدها در سيستم‌های اطلاعاتی استفاده شود.
استانداردهای GS1 اين قابليت را فراهم می‌كنند تا برای شناسايی منحصربهفرد هر «چيز» يا به عبارت بهتر هر «موجوديت»، يك شناسه‌ی يكتای جهانی تخصيص داده شود. شناسه‌هايی كه مطابق با استانداردهای GS1 به هر موجوديت می‌توان داد، با كمك «پيش‌شماره شركتی GS1» صادر می‌گردند. هر شركتی كه عضو GS1 می‌شود، يك پيش‌شماره شركتی منحصربهفرد دريافت می‌كند كه با اين كار، امكان شناسايی آن شركت در تمام دنيا به‌صورت يكتا فراهم می‌شود.
اين پيش‌شماره‌های شركتی نيز از «پيشوند‌های كشوری و موضوعی GS1» گرفته می‌شوند كه به كشورهای مختلف يا موضوعات و حيطه‌های خاص داده‌شده‌اند.
كليد‌هاي شناسايي GS1 كه در مديريت اسناد مي‌تواند استفاده شود، مطابق جدول زير است:
| شناسه | عنوان شناسه | كاربرد در شناسايی | مثال |
| GLN | شماره جهانی مکان | طرف‌های تجاری و مكان‌ها | شرکت‌ها، انبارها، سالن‌های تولید و فروشگاه‌ها |
| GSRN | شناسه جهانی رابطه خدماتی | رابطه بين خدمت دهنده و خدمت گیرنده | اعضای باشگاه وفاداری، پزشكان بيمارستان و اعضای كتابخانه |
| GDTI | شناسه جهانی سند | اسناد و مدارك | اظهارنامه مالياتی، فرم‌ها و صورت‌های ارسال |
شناسه جهانی سند می‌تواند توسط شرکت‌ها، برای شناسایی اسناد، ازجمله کلاس‌ها و یا نوع هر سند دیگری مورداستفاده قرار گیرد. در مواردی که شرکت به شناسایی اسناد فردی نیاز داشته باشد، شماره‌سریال را می‌تواند در GDTI قرارداد. اصطلاح «سند» به‌طور گسترده برای پوشش هر مدرک و یا کاغذ‌های بخصوصی که نوشتن در آن‌ها صورت می‌گیرد، استفاده مي‌شود مانند سند حق اثبات مالکیت، تعهد حامل، دیپلم یا گواهی‌نامه‌ها. این اسناد به‌طورمعمول نیاز به ضبط اطلاعات مناسب موجود در سند دارد. نمونه‌هایی از نوع اسناد که می‌تواند از GDTI بهره‌مند شوند شامل: اسناد فیزیکی از قبیل گواهینامه، فاکتورها، گواهینامه رانندگی و اسناد الکترونیکی مانند تصاویر دیجیتال و پیام‌های EDI هستند.
هر GDTI را می‌تواند در یک بارکد کد‌گذاری كرده و به‌طور مستقیم بر روی سند چاپ كرد. شرکت‌ها می‌توانند GDTI را به‌عنوان یک روش شناسایی و ثبت‌نام از اسناد و رویدادهای مرتبط استفاده کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند GDTI را برای بازیابی اطلاعات، ردیابی سند و آرشیو الکترونیکی مورداستفاده قرار دهند و يا از آن براي جلوگيري از تقلب و جعل سند استفاده كنند.
استانداردهای شناسايی (شناسه‌ها)
صاحب امتياز