ماهنامه شماره 29 (دی ماه 1396)

1. مقدمه

امروزه اینترنت با مجموعه‌ای از سرورها در گستره جهان، سوئیچ‌های ارتباطاتی و شبکه‌هـای کوچـک و بـزرگ کـامپیوتری، جهانی به هم متصل را پدید آورده است. وب به‌عنوان یکی از رایج‌ترین روش‌های دسترسی به شبکه اینترنت است کـه از تکنولـوژی Browser ها استفاده می‌کند. میلیون‌ها سایت اینترنتی که هرروز هم بر تعداد آن‌ها افزوده می‌شود بدین طریـق قابل‌دسترسی هستند. تجارت الکترونیکی با استفاده از فناوری‌های اینترنت و وب، نرم‌افزارهای تجاری شرکای تجاری را بـه هـم پیونـد زده است؛ اما آیا این ترافیک عظیم اطلاعاتی بدون وجود استانداردها، چون کلافی در هم نمی‌پیچد؟ حتماً که این‌طور اسـت؛ اما قبل از اینکه به معرفی استاندارد GS1 EDI بپردازیم، اشاره‌ای به زبان وب می‌کنیم.

: HTML زبانی است که برای ایجاد صفحات وب بکار می‌رود. این صفحات مستقل از نرم‌افزاری هستند که برای مشاهده آن‌ها توسط کاربران استفاده می‌شود.

: XML توسعه‌ای بر HTML است و عبارت است از مجموعـه قواعـدی کـه بـرای تعریف محتوا و ساختار یکسری از داده‌ها بکار می‌رود. XML یک استاندارد آزاد یا Open Standard است و هم‌زمـان، هـم برای انسان قابل‌فهم است و هم برای ماشین. ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند داده‌های موجود در یـک پیغـام XML را بـه نرم‌افزارهای تجاری انتقال دهند. محتوای پیغام‌های XML را می‌تـوان به‌طور طبیعـی بـا مرورگرهـای وب یـا هـر نرم‌افزار ویرایشگر متن، مشاهده نمود.

: FSML زبانی است که بـرای ایجـاد و توسـعه چک‌هـای الکترونیکـی و سایر انواع اسناد مهم مالی که باید امنیت بالایی داشته باشند.

1. استاندارد EDI چیست؟

تبادل الکترونیکی داده‌ها عبارت است از انتقال اطلاعات تراکنش‌های انجام‌شده بین دو شرکت از طریق دو کامپیوتر که مستقیماً به یکدیگر متصل هستند. این انتقال اطلاعات در قالب اسناد استانداردی مانند فرم صورتحساب، فرم سفارش خرید و از این قبیل صورت می‌پذیرد. درواقع در تبادل الکترونیکی داده‌ها شرکای تجاری به‌جای تبادل اطلاعات در قالب فرم‌های کاغذی از کامپیوترهای خود برای تبادل این اطلاعات استفاده می‌کنند. گرچه EDI ممکن است برای خرید مواد غیرمستقیم نیز بکار گرفته شود، ولیکن عمده استفاده آن در زمینه خرید مواد مستقیم است. EDI باید دارای این سه ویژگی باشد وگرنه نمی‌توان آن را EDI نامید:

1. در EDI تبادل اطلاعات از طریق ارتباط کامپیوتر با کامپیوتر صورت می‌گیرد. به این معنی که اطلاعات باید از کامپیوتر یک شرکت از طریق یک شبکه ارتباط الکترونیکی به کامپیوتر شرکت دیگر منتقل شود.
2. اسناد تجاری مورد مبادله به‌صورت استاندارد هستند. به این معنی که در EDI اسناد در قالب فرم‌های مشخصی مانند فرم سفارش خرید، فرم صورت‌حساب فرم، بازگشت مواد و غیره محدود می‌شوند و نمی‌توان از قالب‌های آزادی مانند نامه در آن استفاده کرد.
3. وجود یک فرمت استاندارد ضرورت دارد. به این معنی که اطلاعات دیجیتالی مورد مبادله به شکلی تعریف می‌شوند که هر دو کامپیوتر قادر به تفسیر این اطلاعات دیجیتالی باشند و بتوانند بدون دخالت انسان، از آن برای انجام مراحل بعدی استفاده کنند.

استفاده از EDI برای انتقال اطلاعات بسیار ارزان‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر از روش‌های کاغذی انتقال اطلاعات است و درواقع کاغذ را از فرایند خریدوفروش‌های بین سازمانی و بین شرکای تجاری حذف می‌کند. تبادل الکترونیکی داده‌ها بیش از 30 سال است که مورداستفاده قرار می‌گیرد.EDI در ابتدا به این شکل بود که یک شرکت نیرومند و بزرگ برای انجام خریدهای خود و به‌منظور کم کردن هزینه‌های خرید شرکت‌های عرضه‌کننده مواد را مجبور به استفاده از این سیستم‌ها می‌کردند و شرکت عرضه‌کننده نیز ازآن‌جهت که دارای قدرت مالی کمتری بود و وجودش به شرکت‌های بزرگ‌تر وابسته بود، مجبور می‌شد این امر را بپذیرد تا بازار خود و رابطه خود با شرکت‌های بزرگ‌تر را از دست ندهد. در مراحل اولیه هرکدام از شرکت‌های بزرگ استانداردهای خاص خود را داشتند و استاندارد واحدی وجود نداشت. برای مثال جنرال موتورز ممکن بود استاندارهای خاص خود را داشته باشد و فورد و تویوتا نیز به همین شکل. ازاین‌رو یک عرضه‌کننده که ممکن بود با بسیاری از این شرکت‌ها در ارتباط باشد، مجبور به کار کردن با چندین استاندارد مختلف بود که این امر کار را برای آن بسیار دشوار و هزینه‌بر می‌کرد. برای برطرف کردن این مشکل استانداردهایی برای تراکنش‌های EDI تعیین شد که همه شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند. برای مثال همه سفارش‌های خرید صرف‌نظر از اینکه از طرف کدام‌یک از شرکت‌ها دریافت می‌شود، دارای شکل مشخصی هستند. دو نمونه از این استانداردها عبارت‌اند از ANSI X25 و EDIFACT که اولی در منطقه ایالات‌متحده آمریکا و دومی در منطقه اروپا و سایر نقاط جهان متداول است. GS1 نیز بر اساس استاندارد EDIFACT، سیستم‌های تبادل اطلاعاتی خود را توسعه داده است.

شبکه‌های ارزش‌افزوده^[4] (VAN) ابزارهای دیگری برای تحقق EDI و برقراری ارتباط الکترونیکی اثربخش بین شرکای تجاری است. این شبکه‌ها چیزی فراتر از تنها یک شبکه هستند و به‌منظور کاربری‌های خاصی می‌توانند مورداستفاده قرار بگیرند. همان‌طور که گفته شد یک کاربرد این شبکه‌ها تحقق EDI است. به‌جای ارسال اطلاعات از یک شرکت‌به‌شرکت دیگر به‌صورت مستقیم، شرکت‌های مختلف مجموعه‌ای از سفارش‌های را به شبکه VAN می‌فرستند و شبکه به توزیع اطلاعات بین شرکت‌های مقصد می‌پردازد. این امر ضرورت ارتباط مستقیم کامپیوترهای شرکت‌ها را با یکدیگر برطرف می‌کند. (مشخص است زمانی که یک شرکت با صدها شرکت دیگر در ارتباط باشد، ارتباط یک‌به‌یک بسیار پیچیده خواهد بود.) به‌جای ارتباط یک‌به‌یک تمامی پیام‌ها به شبکه VAN فرستاده می‌شود و این شبکه آن‌ها را در صندوق درخواست‌های وارده هر شرکت قرار می‌دهد؛ بنابراین هرکدام از شرکت‌های تأمین‌کننده مواد، تنها کاری که باید انجام دهد این است که روزی یک یا دومرتبه صندوق درخواست‌های وارده خود را موردبررسی قرار دهد. VAN ها همچنین نسخه‌های مختلف استانداردهای EDI را به یکدیگر تبدیل می‌کنند، کارهای ردیابی و کنترل را انجام می‌دهند و حتی می‌توانند پیام‌های EDI را به فاکس تبدیل کنند. EDI زیرمجموعه‌ای از e-commerce است و معمولاً وقتی استفاده می‌شود که حداقل یکی از شرکا تجاری، درگیر حجم وسیع معاملات تجاری باشد. تبادل الکترونیکی داده‌ها به معنی تبادل مستقیم مستندات تجاری مانند سفارش‌ها، صورتحساب‌ها، قراردادها، برنامه‌ریزی، حمل‌ونقل، حواله‌ها و غیره از یک ماشین به ماشین دیگر در شرکت‌های مختلف است.

EDI فی‌نفسه استراتژی و یا پروسه جدیدی را ایجاد نمی‌کند، بلکه در طول مسیر جریان کار با انتقال اطلاعاتی که قابل‌رسیدگی است، بدون نیاز به ثبت مجدد اطلاعات، زمان فرآیند را (از سفارش اولیه تا ارسال کالا و پرداخت نهایی) کاهش می‌دهد.

تکنولوژی تبادل اطلاعات از کامپیوتر به کامپیوتر، هزینه‌ای به‌مراتب کمتر نسبت به مستندات کاغذی دارد. بنا بر مطالعات انجام‌شده (در امریکا) پردازش یک‌روند سفارش کاغذی و دستی حدود 70 دلار هزینه در بردارد. درصورتی‌که پردازش یک سفارش به‌صورت EDI چیزی حدود یک دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجیره‌تامین ابزاری است برای حذف خطاهای انسانی، تأخیر زمانی و ضایعات.

1. تفاوت EDI و e-commerce

e-commerce اصطلاح جدیدتری است و نسبت به EDI حوزه وسیع‌تری را می‌پوشاند. e-commerce را می‌توان به سه بخش تقسیم کرد که EDI یکی از زیرمجموعه‌های آن است:

وقتی یک سیستم کامپیوتری اسناد تجاری را بدون دخالت انسان، مستقیماً به یک کامپیوتر دیگر می‌فرستد، این بخش از e-commerce را EDI می‌نامند.

زیرمجموعه دیگری از e-commerce زمانی است که یک شخص از پشت کامپیوتر خودش سفارشی را ثبت می‌کند و یا اطلاعاتی را از طرف دیگر دریافت می‌کند، مانند خرید online بلیط خطوط هواپیمایی از اینترنت. اغلب تجارت‌های الکترونیکی اینترنتی در این زمره قرار می‌گیرند.

و بالاخره زیرمجموعه سوم وقتی رخ می‌دهد که یک شرکت می‌خواهد اسنادی را به شکل الکترونیکی و خودکار برای شرکت دیگری ارسال کند. ولی شرکت دریافت‌کننده امکان ارتباط EDI را ندارد؛ بنابراین به‌جای اینکه اطلاعات را به‌طور اتوماتیک و بدون دخالت انسان در سیستم خود بارگذاری کند، داده‌های دریافتی را چاپ کرده و مجدداً به‌صورت دستی در سیستم خود وارد می‌کند. به این روش اصطلاحاً Read’n’Rip می‌گویند.

شکل 2: تفاوت EDI و e-commerce

1. عملکرد EDI

برای روشن‌تر شدن مطلب، نمونه‌ای از چگونگی کارکرد EDI را به‌اختصار شرح می‌دهیم:

شکل 3: نحوه عملکرد EDI

وقتی خریدار کالا، سفارش خرید را در سیستم کامپیوتری خودش تنظیم و آن را تائید کرد، این سفارش ثبت‌شده به یک سند سفارش توسط برنامه Translator به فرمت EDI ترجمه می‌شود. این سند از طریق اینترنت و یا شبکه (Value Added Network)VAN به‌صورت کاملاً امن برای فروشنده کالا فرستاده می‌شود.

بسیاری از شرکت‌ها از شبکه EDI یا VAN(value-added network) به‌عنوان یک سرویس‌دهنده ثالث برای ایجاد ارتباط با شرکای تجاری خود استفاده می‌کنند. شبکه‌های VAN تنها یک شبکه برای برقراری ارتباط نیست بلکه شامل سرویس‌های دیگری نیز است که حداقل آن‌یک mail box و سرویس‌های ارتباطی است. درواقع عبارت value-added به معنی ارائه سرویس‌های بیشتر است و نه هزینه بیشتر. شرکت‌های سرویس‌دهنده برمبنای درخواست مشتریان سرویس‌های دیگری نیز در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. مثلاً برخی از سرویس‌دهندگان، برنامه‌هایی را طراحی و ارائه می‌کنند تا به‌وسیله آن شرکت‌ها بتوانند تراکنش‌های جدید را اجرا کنند و یا یک شریک تجاری جدید به سیستم اضافه کنند.

در شبکه VAN خریدار و فروشنده شبیه یک صندوق پستی است که باهم در ارتباط هستند. این شبکه از ارسال و دریافت تبادل سند مطمئن شده و به شبکه VAN فروشنده اعلام می‌کند که یک سند سفارش خرید دریافت شده است. از آن‌طرف به خریدار نیز اطلاع می‌دهد که فروشنده سفارش خرید را دریافت کرده است.

در تمام مرحله تبادل، امنیت و کنترل داده‌ها، با به‌کارگیری کلمه عبور و شناسایی کاربر وکدگزاری (encryption) حفظ می‌گردد. سیستم EDI فروشنده و خریدار، سفارش را پردازش کرده و درستی و صحت مستندات را بررسی و ویرایش می‌کند.

هر شریک تجاری با توجه به نیازش، EDI خاص خود را دارد که شامل نوع خاصی از مستندهای EDI است که باید مورد پردازش قرار گیرد. (مانند سفارش خرید، فاکتور فروش، غیره). درواقع اغلب مستندات تجاری که یک شرکت با شریک تجاری خود مبادله می‌کند می‌تواند از طریق EDI فرستاده شود.

درهرحال، هر سند EDI باید دقیقاً با فرمتی مشخص به دست شریک تجاری برسد. در اینجا است که با استفاده از سند GS1 EDI Implementation Guide (or Kit) شرکای تجاری در زنجیره‌تامین می‌توانند، با فرمت یکسانی اطلاعات موردنیاز را برای یکدیگر به اشتراک بگذارند.

در یک سیستم EDI امکانات و پیش‌نیازهای زیر لازم است:

1. یک نرم‌افزار برای ایجاد ارتباطات، صندوق پستی مستندات EDI، Mapping و ترجمه داده‌ها.
2. ارتباطات اینترنتی و یا شبکه VAN و یا هر نوع روش ارتباطی دیگر برای کلیه شرکای تجاری
3. سخت‌افزار شامل یک سرور یا PC، دستگاه‌های ارتباطی
4. فضای امنیتی مناسب و سیستم کنترل و نمایشگر امنیتی
5. امکان ایجاد فایل‌های پشتیبان جهت قابلیت اطمینان
6. درصورتی‌که یکپارچه‌سازی مستندات EDI با سیستم اطلاعاتی داخلی شرکت لازم باشد، نرم‌افزاری به این منظور لازم است.
7. برای هر نوع سند EDI باید یک Map صورت بگیرد. Map ها رکوردهای EDI کد شده را به شکل قابل‌استفاده ترجمه می‌کند.

به‌طورکلی برای راه‌اندازی یک سیستم EDI علاوه بر بسترهای سخت‌افزاری (کامپیوترها و سرورها، مودم، شبکه ارتباطی، غیره) و نرم‌افزاری (صندوق پستی پیام‌های EDI، مترجم، mapping، نرم‌افزارهای امنیتی، غیره) وجود یک استاندارد برای تبادل داده‌ها نیز ضروری است. با توجه به اینکه استانداردهای GS1 در سرتاسر دنیا فراگیر و کاربردی هستند، بهترین گزینه برای این موضوع می‌باشند.

1. EDI های نسل آینده

در حال حاضر EDI تنها بین شرکت‌های بزرگ محبوبیت دارد و شرکت‌های کوچک‌تر تنها به این خاطر که با این شرکت‌ها در ارتباط باشند به استفاده از آن روی می‌آورند. علت عدم تمایل این شرکت‌ها به استفاده از EDI پیچیده بودن راه‌اندازی و نگهداری از این سیستم‌ها است که مستلزم صرف زمان و هزینه فراوان است. این امر باعث می‌شود اغلب اوقات در استفاده از این سیستم‌ها سودی عاید این شرکت‌ها نشود. در حال حاضر تلاش‌های فراوانی می‌شود تا نسل جدیدی از EDI که دارای هزینه راه‌اندازی و به‌کارگیری کمتری است و درنتیجه جذابیت بیشتری برای شرکت‌های کوچک‌تر دارد ایجاد شوند. چشم‌انداز EDI برای آینده این است که شرکت‌ها قادر باشند با استفاده از یک کامپیوتر PC و فرم‌های الکترونیکی سفارش خود را در بستر اینترنت به هر شرکت دیگری بفرستند که ممکن است تابه‌حال با آن ارتباطی نداشته باشند. پیام‌ها و اسنادی که از این طریق انتقال می‌یابند توسط ابزارهای هوشمندی که به این منظور تعبیه‌شده است در شرکت مقصد تفسیر و مورد پیگیری قرار می‌گیرند. گویی یک عامل انسانی این پیام‌ها را دریافت کرده باشد. اغلب تلاش‌ها در این جهت است که اینترنت را جایگزین شبکه‌های اختصاصی یا VAN ها کنند. چراکه بسیار ارزان‌تر است.

1. تفاوت EDI و email

گرچه اساس عملکرد یک سیستم EDI برمبنای ارسال و دریافت پیام‌های استاندارد است ولی باید توجه داشت که EDI خصوصیات ویژه‌ای دارد که آن را از یک سیستم email متمایز می‌کند:

Business transactions message	EDI برای تبادل اسناد روتین تجاری است
Data formatting standards	با توجه به نوع پیام‌های مبادله شده، منطقی است که از شکل استاندارد استفاده شود
EDI translators	داده‌ها را به شکل استاندارد تبدیل می‌کند
Process ability	پیام‌های EDI قابل‌پردازش توسط برنامه‌ها است تا از ارسال داده‌های ناقص یا غلط جلوگیری شود

1. نتیجه‌گیری

در دنیای تجارت امروز، داشتن زبان مشترک با دیگران لازمه ادامه حیات تجاری است و این زبـان مشـترک را اسـتانداردهای GS1 تعریف می‌کنند. صنایع و سازمان‌های کشور که آهسته‌آهسته قدم در این راه می‌گذارند، لازم اسـت ایـن زبان مشترک را یاد بگیرند و بکار بندند. در غیر این صورت نمی‌توانند در جهان تجارت حرفی برای گفتن داشته باشـند، چراکه حرف آن‌ها را کسی جز خودشان نخواهد فهمید. چون زبان استانداردی برای تجارت یاد نگرفته‌اند. پس بر همـه مـدیران بخش دولتی و خصوصی لازم است که به دنبال استقرار استانداردهای GS1 در شرکت یا سازمان خود باشند تـا از قافله جهانی عقب نمانند.