ماهنامه شماره 18 (بهمن ماه 1395)

مقدمه

مزایای توسعه‌ی روزافزون فناوری، به‌کارگیری آن را اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. امروزه فناوری با گسترشی که داشته است در همه‌ی سازمان‌ها برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر مورداستفاده قرار می‌گیرد. فناوری، سرعت و دقت انجام کارها را بالابرده و از هدر رفتن منابع جلوگیری می‌کند. افزون بر آن فناوری باعث بهبود کیفیت محصول می‌گردد. بهبود کیفیت همراه با کاهش هزینه‌ها به معنای رسیدن به بهره‌وری است. در سازمان‌های صنعتی، استفاده از فناوری بسیار رایج بوده و می‌توان گفت از الزامات انجام فرآیندهای سازمانی است. به‌کارگیری تجهیزات و ماشین‌آلات، کامپیوتر و نرم‌افزارهای سازمانی، همگی نمودهایی از حضور فناوری در صنعت هستند.

سازمان‌ها برای آن‌که بتوانند با صرف کمترین هزینه، بالاترین کیفیت محصول را داشته باشند باید بتوانند منابع سازمان خود را به‌درستی مدیریت و کنترل نمایند و به دنبال بهترین روش‌هایی باشند تا هریک از منابع انسانی، منابع مالی و منابع فیزیکی، در بهترین زمان و با بالاترین کارایی در اختیار سازمان بوده و در جهت تولید محصول باکیفیت به کار گرفته شوند. برای دستیابی به این مهم، فرآیندهای سازمانی، طراحی و اجرا می‌شوند. استفاده از فناوری در اجرای فرآیندهای سازمانی نیز، معمول بوده و در قالب نرم‌افزارهای سازمانی نمود پیدا می‌کند. ایجاد ERP های متنوع در بازار نرم‌افزار دنیا، مانند SAP و Oracle، نمود فناوری‌های بروز دنیا بر اساس بهترین روش‌های آزموده شده در اجرای فرآیندهای سازمانی است.

منابع اطلاعاتی و داده‌های سازمانی

شاید بتوان گفت منابع اطلاعاتی باارزش‌ترین منبع هر سازمان است، چراکه منابع اطلاعاتی دربردارنده‌ی اطلاعات منابع انسانی، مالی و فیزیکی است. داده‌ها و اطلاعات ایجادشده‌ی ناشی از اجرای فرآیندهای سازمانی، خواه به‌صورت دستی، خواه به‌طور مکانیزه، منابع اطلاعاتی سازمان را تشکیل می‌دهند. این داده‌ها و اطلاعات درواقع داده‌های مرتبط با تراکنش‌های سازمان است. برای مثال ثبت ورود خروج پرسنل، ثبت رسید و حواله‌ی انبار، برنامه‌ریزی شیفت تولید، صدور سند حسابداری و بسیاری دیگر، منجر به گردآوری داده‌هایی می‌شوند که اساس تصمیم‌گیری‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و کنترل‌های مرتبط با سازمان در جهت رسیدن به اهداف آن سازمان هستند.

مدیریت داده‌های سازمانی

منابع اطلاعاتی یا داده‌های سازمانی به‌واسطه‌ی آنکه دربردارنده‌ی داده‌های کلیه منابع سازمان و همچنین تراکنش‌های سازمانی هستند از ارزش بسیاری برخوردارند و اساس تصمیم سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های سازمان برای کاهش هزینه‌ها و رسیدن به بهره‌وری بالاتر هستند. هرگونه نقص، خرابی، ابهام و بی‌کیفیتی درداده های سازمانی باعث اخلال در اجرای صحیح فرآیندهای سازمانی شده و تصمیم سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های سازمانی را با مشکل مواجه می‌کند. برای پیشگیری از هرگونه خرابی، نقص، ابهام و بی‌کیفیتی داده‌های سازمانی باید بتوان آن‌ها را مدیریت کرد. مدیریت داده‌ها نیاز به ابزارهای کارآمد دارد.

ابزارهاي مديريت داده‌ها

ابزارهای مدیریت داده‌ها شامل ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، زیرساخت‌های ارتباطی، بانک‌های اطلاعاتی، ابزارهای استانداردی، نیروی انسانی خبره و مواردی ازاین‌دست است که همگی در گردآوری، پردازش، پشتیبان گیری، بازيابي، تبادل و نگهداري داده‌ها نقش دارند.

سیستم‌های کامپیوتری مانند پی سی، تجهیزات پشتیبان گیری مانند هارددیسک یا نوارهای مغناطیسی، استانداردهای امنیتی مانند استاندارد سری ISO27001، نیروی انسانی خبره مانند برنامه نویسان و طراحان بانک‌های اطلاعاتی، نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP و سیستم‌های جامع یا نرم‌افزارهای جزیره‌ای، شبکه‌های کامپیوتری و اینترنت، همگی نمونه‌هایی از ابزارهای مدیریت داده‌ها هستند. نقص در منطق یا عملکرد هریک از ابزارهای گفته‌شده باعث ایجاد داده‌های ناقص، مبهم و بی‌کیفیت می‌شود.

نرم‌افزارهای مدیریت داده‌ها

بهترین نمود ابزارهای نرم‌افزاری برای مدیریت داده‌ها، نرم‌افزارهای ERP هستند. مجموعه نرم‌افزارهای ERP بر اساس بهترین روش‌های آزموده شده در دنیا برای اجرای فرآیندهای سازمانی طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند. کار اصلی نرم‌افزارهای ERP، اجرای تراکنش‌های سازمانی و مدیریت داده‌ها است. یکپارچگی و جامعیت اطلاعات از اصول تضمین‌شده‌ی ERP هستند.

چالشی که سازمان‌های ایرانی در ارتباط با اجرای ERP با آن روبرو هستند مرتبط با بهای ERP و همچنین نامتجانس بودن فرهنگ حاکم بر ERP بافرهنگ سازمانی ایرانی است. بااین‌وجود سازمان‌های ایرانی در صورت کنار آمدن با بهای ERP، شاید بتوانند با تغییر رویکرد خود نسبت به اجرای فرآیندهای سازمانی و اجرای فرآیندها بر اساس جدیدترین روش‌های آزموده شده جهانی، آن را در سازمان‌های خود با موفقیت اجرا کنند. تجربه یک دهه‌ی گذشته بیانگر آن است که ظرفیت اجرایی سازمان‌های ایرانی قادر به اجرای صحیح ERP نبوده و اغلب سازمان‌هایی که به‌سوی آن رفته‌اند با شکست مواجه شده‌اند. این ضعف فرهنگ‌سازمانی همراه با بهای بالای ERP، باعث شده تا جذابیت استفاده از سیستم‌های یکپارچه‌ی داخلی برای مدیریت یکپارچه‌ی فرآیندهای سازمانی نزد سازمان‌های ایرانی افزوده شود. اغلب سازمان‌های ایرانی از نرم‌افزارهای یکپارچه‌ی سازمانی که محصول یکی از شرکت‌های معروف نرم‌افزاری داخلی است سود می‌برند. آن‌گونه که صاحبان این شرکت‌های نرم‌افزاری ایرانی با برندهای معروف ادعا می‌کنند، محصولی که به مشتری ارائه می‌شود ERP ساخت داخل است؛ اما به نظر این ادعا صحیح نیست چون در این صورت همان چالش استفاده از ERP های خارجی در ارتباط با نرم‌افزارهای جامع سازمانی داخلی نیز وجود داشت.

با بررسی اجمالی مجموعه نرم‌افزارهای سازمانی که شرکت‌های تولید نرم‌افزار داخلی تحت عنوان ERP تولید کرده‌اند، کم‌وبیش ماژول‌های زیر در آن‌ها وجود دارد:

• مدیریت منابع انسانی شامل: اطلاعات پرسنلی، احکام کارگزینی، حقوق و دستمزد، تردد پرسنل و مرخصی‌ها و مأموریت‌ها، آموزش نیروی انسانی و …
• مدیریت منابع مالی شامل: دریافت و پرداخت، بودجه و اعتبارات، حسابداری، بهای تمام‌شده و …
• پشتیبانی لجستیک، تولید و فروش شامل: تأمین، قراردادها، انبارش، حمل‌ونقل، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، برنامه‌ریزی و کنترل و تأمین مواد، مدیریت تأمین‌کنندگان، برنامه‌ریزی و کنترل ماشین‌آلات و تجهیزات، فروش و خدمات پس از فروش، مدیریت ارتباط با مشتریان و …

مجموعه‌ی این نرم‌افزارها همان ابزار نرم‌افزاری است که به‌وسیله‌ی آن فرآیندها و تراکنش‌های سازمانی اجرا می‌شوند و منابع اطلاعاتی سازمان را ایجاد می‌کنند. با اندکی بررسی در نرم‌افزارهای گفته‌شده می‌توان مشاهده کرد که هرکدام از این نرم‌افزارها در منوی امکانات خود بخشی به نام اطلاعات‌پایه یا کلمه‌ای مترادف با آن دارند که بیزینس آن‌ها ایجاد و ویرایش اطلاعات‌پایه‌ی موجودیت‌هایی است که در آن نرم‌افزار نقش ایفا می‌کنند. برای مثال در نرم‌افزار انبار بخشی وجود دارد که در آن اطلاعات کالاها، اموال و ماشین‌آلات و تجهیزات ثبت و نگهداری می‌شود. نمونه‌ی دیگر ثبت اطلاعات پرسنل سازمان در بخشی از نرم‌افزار پرسنلی است. باکمی دقت می‌توان اختلاف این دسته از داده‌ها را با داده‌های تراکنشی سازمان دریافت.

داده‌های اصلی و داده‌های تراکنشی

با یک نگاه گذرا به داده‌های سازمانی متوجه می‌شویم که بسیاری از داده‌ها، درنتیجه‌ی تراکنش‌های سازمانی به وجود می‌آیند و برخی دیگر به‌خودی‌خود وجود دارند و نتیجهی تراکنش سازمانی نیستند. برای مثال داده‌های مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل، داده‌هایی هستند که درنتیجه‌ی اعمال ساعات ورود و خروج پرسنل بر احکام کارگزینی آنان به دست می‌آیند و برآیند یک یا چند تراکنش سازمانی هستند اما اطلاعات شخصی پرسنل به‌واسطه‌ی آن‌که آن شخص یک منبع قابل‌دستیابی سازمان است نمود پیداکرده است و نتیجه‌ی هیچ تراکنش سازمانی‌ای نیست. مثال دیگر در این خصوص داده‌های مربوط به رسید یا حواله انبار هستند که درنتیجه‌ی ورود یک کالا به انبار یا خروج از آن به وجود می‌آیند. این داده‌ها، داده‌هایی هستند که مشخص می‌کنند چه کالاهایی در چه تاریخی بنا به چه درخواستی به/از چه انباری وارد/ خارج‌شده‌اند. حواله انبار و رسید انبار دو تراکنش مرتبط با فرآیند انبارش در سازمان هستند؛ اما اطلاعات و داده‌های مربوط به خود کالا مانند شناسه و شرح کالا یا اطلاعات مربوط به انبار مانند شناسه و نام انبار یا اطلاعات شخص درخواست‌کننده مانند کد پرسنلی و نام شخص درخواست‌کننده، در اثر تراکنش‌های سازمانی به وجود نیامده‌اند و به‌واسطه‌ی آن‌که جزئی از منابع سازمان هستند، دارای اطلاعات و داده‌هایی در این سازمان گردیده‌اند.

داده‌های تراکنشی، داده‌های حاصل از تراکنش‌های سازمان و داده‌های اصلی، داده‌های مربوط به منابع سازمان هستند. داده‌های اصلی در ایجاد داده‌های تراکنشی نقش دارند اما داده‌های تراکنشی هیچ نقشی در ایجاد داده‌های اصلی ندارند. ازآنجایی‌که داده‌های اصلی در ایجاد تراکنش‌های سازمانی نقش دارند بنابراین هرگونه نقص، ابهام و بی‌کیفیتی درداده های اصلی می‌تواند عملکرد صحیح نرم‌افزارهای سازمانی را تحت تأثیر نامطلوب خود قرار دهد. نکته‌ی اصلی اینجا است که باید نهایت دقت را در ایجاد داده‌های اصلی سازمان به کاربست تا بتوان در عملکرد نرم‌افزارهای مدیریت کننده‌ی تراکنش‌های سازمان به نتایج مطلوب رسید. آن چیزی که آینده‌ی سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و مبنای تصمیم سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها است در گزارش‌های نرم‌افزارهای مدیریت کننده‌ی تراکنش‌های سازمان نهفته است؛ بنابراین جلوی گل‌آلود شدن آب را از سرچشمه باید گرفت. هرچه میزان کیفیت داده‌های اصلی بالاتر برود به همان اندازه گزارش‌های اخذشده از نرم‌افزارها دارای کیفیت مطلوب‌تری هستند. ایجاد داده‌های اصلی یا همان اطلاعات‌پایه از درجه‌ی بالای اهمیت برخوردار است و به نظر می‌رسد باید بیش از آن چیزی که هم‌اکنون در بخش اطلاعات‌پایه نرم‌افزارهای سازمانی به آن پرداخته‌شده است به آن توجه نمود. امر مهمی که متأسفانه در اکثر قریب به‌اتفاق نرم‌افزارهای سازمانی ایرانی نادیده گرفته‌شده است. کیفیت داده‌ها دارای سنجه‌هایی است که به‌وسیله‌ی آن‌ها می‌توان سطح کیفی داده‌های سازمان را سنجید.

سنجه‌های کیفیت داده‌ها

صحت، کامل بودن، سازگاری، به هنگام بودن و اصالت داده‌ها برخی از مهم‌ترین سنجه‌های کیفیت داده‌ها هستند.

صحت داده‌ها: منظور از صحت داده آن است که داده‌ی موردنظر از میان مقادیر معتبر انتخاب‌شده باشد، مقدار درست و منطبق با واقعیت داشته باشد و به‌درستی نمایش داده‌شده باشد. برای مثال سه مقدار گفته‌شده برای اندازه گام پیچ را در نظر بگیرید: «ریز»، «2 میلیمتر» و «2/00 mm». مقدار اول یک مقدار نامعتبر است، مقدار دوم مقداری درست است اما نمایش آن نادرست است و مقدار سوم یک مقدار معتبر صحیح با نمایش درست است؛ بنابراین مقدار سوم است که یک مقدار صحیح در نظر گرفته می‌شود.

کامل بودن داده‌ها: داده‌ای کامل به‌حساب می‌آید که ویژگی‌های مورد انتظار را برآورده کند. برای مثال مشخصات نقطه تماس مشتری اگر شامل نام و نشانی و تلفن باشد اما در تراکنش‌های سازمانی نیاز به نشانی ایمیل مشتری هم باشد، این داده یک داده‌ی کامل به‌حساب نمی‌آید؛ اما اگر نشانی ایمیل موردنیاز نباشد. داده‌های نقطه تماس مشتری داده‌هایی کامل محسوب می‌شوند.

سازگاری داده‌ها، داده‌هایی سازگار محسوب می‌شوند که در سراسر سازمان با یکدیگر هماهنگ باشند. برای مثال اطلاعات یک تأمین‌کننده در نرم‌افزار مدیریت تأمین‌کنندگان در لیست سیاه قرارگرفته اما در نرم‌افزار قراردادها هنوز در لیست تأمین‌کنندگان مجاز قرار دارد.

به هنگام بودن داده‌ها، آن است که داده‌ها در زمان مناسب در دسترس باشند. برای مثال اگر رسید انبار کالایی به هنگام ثبت نشود ممکن است برای همان کالا درخواست خرید غیرضروری در سیستم ثبت گردد.

اصالت داده‌ها، زمانی تأمین می‌شود که سوابق هرگونه ایجاد، ویرایش، انتقال، بایگانی و به‌طور کل همه‌ی تراکنش‌های قابل انجام روی‌داده‌ها در دسترس باشد به‌گونه‌ای که در صورت لزوم داده‌ها قابل‌ردیابی تا منشأ باشند.

نمونه‌هایی از داده‌های اصلی

همان‌طور که گفته شد یک شرط اصلی برای رسیدن به بهره‌وری سازمانی، بهبود کیفیت داده‌های اصلی است؛ بنابراین مدیریت داده‌های اصلی باید از اهم اقدامات هر سازمانی باشد که به دنبال بهره‌وری است. گفته شد که اکثریت قریب به‌اتفاق نرم‌افزارهای سازمانی تولیدشده در ایران فاقد بخش تخصصی برای مدیریت داده‌های اصلی هستند و همین مهم باعث گردیده تا سازمان‌ها علی‌رغم هزینه‌ی زیادی که برای خرید و استقرار این نرم‌افزارها متحمل می‌شوند نتوانند به نتایج مطلوب و قابل‌انتظار خود برسند. دلیل آن‌هم مشخص است، علی‌رغم صحت عملکرد نرم‌افزارهای سازمانی خریداری‌شده، چون اطلاعات اصلی ورودی به این نرم‌افزارها، فاقد کیفیت لازم است، بنابراین خروجی آن‌ها هم به کیفیت مطلوب نخواهند رسید. برای ملموس‌تر شدن داده‌های اصلی و نیاز به مدیریت برای بهبود کیفیت آن در ادامه چند نمونه از داده‌های اصلی سازمان توضیح داده‌شده است.

• دادههاي اصلي تأمین‌کنندگان: این داده‌ها به توصیف تأمین‌کنندگان سازمان می‌پردازند و اطلاعات شخصیت حقوقی و وضعیت آن، اطلاعات مکان و نقاط تماس تأمین‌کنندگان و برخی دیگر از اطلاعات تأمین‌کننده که بنا به نیاز سازمان مشخص می‌شوند را شامل می‌شود. تأمین‌کننده می‌تواند خود تولیدکننده‌ی کالا یا خدمتی باشد که ارائه می‌کند یا واسطی میان تولیدکننده و سازمان باشد. داده‌های اصلی تأمین‌کنندگان در نرم‌افزارهایی مانند مدیریت تأمین، خرید و تدارکات، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، مالی، انبار، اموال و برخی نرم‌افزارهای دیگر کاربرد دارند.
• داده‌های اصلي مشتريان: این داده‌های به توصیف مشتریان سازمان می‌پردازند و باید شامل حداقل اطلاعات نقاط تماس برای ارسال صورتحساب باشد. داده‌های اصلی مشتریان در نرم‌افزارهایی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان و فروش و خدمات پس از فروش کاربرد دارند.
• داده‌های اصلی مواد: داده‌های اصلی مواد شامل اطلاعات کالاهایی هستند که خریداری و انبار می‌شوند تا در فرآیند تولید یا پشتیبانی از تولید به کار گرفته شوند. داده‌های این کالاها باید به‌گونه‌ای ثبت و نگهداری شوند که قابلیت ردیابی کالا حتی پس از دگردیسی آن‌ها فراهم باشد. داده‌های مواد در نرم‌افزارهایی مانند مدیریت انبار، اموال، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، تأمین و تدارکات و برخی نرم‌افزارهای دیگر که اطلاعات مواد در آن دخیل هستند، کاربرد دارد.
• داده‌های اصلی خدمات، رویه‌ها يا فرايندها: اين داده‌های اصلي به‌جز در بخش بهداشت و درمان و صنايع تعميرات خودروها، كه صدور خودكار صورتحساب براي خدمات يا پرداخت حق بيمه متداول شده است هنوز نسبتاً كمياب هستند.
• داده‌های اصلی داراييهاي ثابت يا اموال: اين دادههاي اصلي عموماً براي رديابي اقلامي به كار ميروند كه قيمت خريد آن‌ها از مبلغ مشخصي بالاتر است يا هزينه آن‌ها طي چند سال مستهلك ميشود. اموال معمولاً با يك شناسه يكتا مرتبط هستند (شماره‌سریال) و غالباً اقلام قابل جابجايي هستند كه گاهي لازم است مكان آن‌ها موردبررسی و اعتبارسنجي قرارگرفته و گزارش شود. يك مسئله عمومي در مديريت اموال اين است كه مشخصات اموال در طي دوره عمر آن‌ها تغيير می‌کند.
• داده‌های اصلی مکان‌ها: باوجوداینکه در خدمات تحويل به‌ندرت می‌بینیم كه فهرست جداگانه‌ای از داده‌های اصلي مکان‌ها مورداستفاده قرارگرفته باشد، بااین‌وجود فهرستي از داده‌های اصلي مكان فروشندگان و مشتريان می‌تواند سبب بهبود داده‌ها شود. مدل داده‌ها براي داده‌های اصلي مکان‌ها اساساً ساده بوده و يك مكان فيزيكي را با شماره مرجع سراسری مانند كد پستي معرفي می‌کند. در عمل شايد كه توضيحات ديگري مانند يك آدرس پستي براي انجام خدمات تحويل نياز باشد.
• داده‌های اصلي منابع انساني: يك فرد مرتبط با سازمان را توصيف می‌کنند. به‌طور عمومی این داده‌های اصلی، می‌تواند شامل اطلاعات کارکنان، نقاط تماس و اطلاعات مهارتی آن‌ها باشد.

داده‌های اصلی دیگری هم ممکن است بسته به بیزینس سازمان تعریف شوند؛ مانند داده‌های اصلی سازمان‌های ارائه‌کننده‌ی استاندارد مرتبط با اقلام مانند سازمان ISO، داده‌های اصلی سازمان‌های شناسایی کننده‌ی بین‌المللی اقلام مانند سازمان GS1 و سازمان ناتو، داده‌های مرتبط با واحدهای مصرف‌کننده‌ی اقلام و غیره.

مشکلات ناشی از عدم مدیریت یا نقص مدیریت داده‌های اصلی سازمان

عدم مدیریت صحیح و استاندارد داده‌های اصلی اقلام یا نقص مدیریت آن همیشه باعث ایجاد داده‌های بی‌کیفیت در سازمان‌ها می‌شود. داده‌های اصلی بی‌کیفیت سرچشمه‌ی ایجاد بی‌کیفیتی داده‌های تراکنشی شده و باعث گسترش آن در سراسر سازمان می‌گردد. از مهم‌ترین چالش‌های پیش روی سازمان‌ها، وجود همین داده‌های بی‌کیفیت است زیرا همان‌طور که توضیح داده شد این داده‌ها باعث بی‌دقتی و ابهام گزارش‌های خروجی از نرم‌افزارها شده و اساس برنامه‌ریزی و حتی کنترل سازمان را که به‌شدت به داده‌های سیستم‌های سازمانی وابسته است را با چالش روبرو می‌کنند.

فرض کنید به دلیل نقص عملکرد سیستم شناسایی کالا، کالایی با بیش از یک شناسه و بانام‌های متفاوت شناسایی‌شده است. درخواست کالا از انبار صادر می‌شود اما طبق داده‌های موجود در نرم‌افزار انبار، موجودی کالای موردنظر صفر است بنابراین باید برای کالای موردنظر، درخواست خرید صادر شود اما درواقع کالای موردنظر با شناسه‌ای متفاوت در انبار وجود دارد. اگر حافظه‌ی انباردار یاری کند و الزامی برای تحویل کالا با همان شناسه‌ی مورد درخواست وجود نداشته باشد، می‌تواند کالای مورد درخواست را با شناسه‌ای متفاوت به درخواست‌کننده ارائه نماید در غیر این صورت درخواست خرید کالا صادرشده و نسبت به خرید آن اقدام می‌شود. عدم تأمین به‌موقع کالا باعث اخلال و تأخیر در تولید می‌شود. هزینه‌های مازادی که می‌توان برای آن متصور شد عبارت‌اند از هزینه‌ی خرید و تأمین کالایی که درواقع نیازی به خرید آن نیست. اگر کالا یک کالای استراتژیک باشد یا نیاز به تأمین آن از کشورهای دیگر باشد، هزینه‌ها به‌شدت افزایش می‌یابند. هزینه‌ی تأخیر در تحویل محصول به مشتری که می‌تواند شامل هزینه‌های مادی ناشی از جریمه‌های تأخیر در تحویل محصول به مشتری و هزینه‌های شکست در بازار رقابتی به‌واسطه از بین رفتن اعتبار سازمان باشد. هزینه‌ی راکد شدن منابع انسانی، ماشین‌آلات و تجهیزات و مکان‌های مرتبط با پروسه‌ی تولید. هزینه‌ی انبارداری ناشی از انبارداری کالایی که به‌واسطه‌ی شناسایی نادرست، سازمان قادر به استفاده آن در زمان و مکان به‌موقع نیست. هزینه‌ی انبارداری کالای جدیدی که بدون نیاز واقعی خریداری‌شده است. کلیه‌ی این هزینه‌ها باعث پایین آمدن بهره‌وری می‌شوند. افزایش زمان تولید خود باعث کاهش بهره‌وری می‌گردد.

یک نقیصه‌ی معمول در سازمان‌ها عدم وجود سازوکاری است که به‌وسیله‌ی آن بتوان اقلام جایگزین را شناسایی کرد. شناسایی کالاهای جایگزین در سازمان می‌تواند مزیت بسیار مهمی برای کاهش هزینه باشد. منظور از جایگزینی آن است که بتوان یک‌قلم را با قلمی با ماهیت دیگر در پروسه‌های تولید یا پشتیبانی از تولید جایگزین نمود. شرط برقراری چنین امکانی آن است که هر دو قلم، در یک کلاس از اقلام عضویت داشته باشند. مدیریت داده‌های اصلی با توجه به آن‌که به توصیف مشخصه‌های ذاتی اقلام می‌پردازد این امکان را دارد تا با جستجو روی مقادیر آن مشخصه‌ها اقلام جایگزین را یافته و به سازمان پیشنهاد نماید. برای نمونه دوپیچ با گام رزوه و طول شفت یکسان، یکی از جنس برنج و دیگری از جنس فولاد کربن وجود دارد. ممکن است طراح تشخیص دهد که بتوان از پیچ فولادی جای پیچ برنجی استفاده کرد. اگر در زمان درخواست پیچ برنجی از انبار، موجودی آن صفر باشد، باید سازوکاری وجود داشته باشد تا بر اساس مشابهت مشخصه‌های کلیه پیچ‌های موجود در کلاس مربوطه، پیچ‌های مشابه با پیچ درخواستی را پیشنهاد نماید.

وجود نام‌ها و شرح‌های متفاوت برای یک موجودیت با ماهیت یکسان و نبود سيستم يكپارچه نام دهي و كدگذاري به كالاها باعث شده نام‌ها و كدهاي مختلفي از يك كالا در هر يك واحدهاي انبار، نگهداري و تعميرات، خريد و تداركات و مالي و… وجود داشته باشد. فرض کنید نقص فني يك قطعه يدكي در خط توليد به واحد نت گزارش‌شده است، واحد نت درخواست كالا از انبار را براي قطعه موردنظر ارائه می‌دهد، واحد انبار پس از جستجو در فايل فهرست کالاهای موجود در انبار کالای مدنظر را پیدا نمی‌کند و درنتیجه درخواست خريد قطعه موردنظر به واحد تداركات ارسال می‌شود. اين چرخه گاهي موجب وقفه چندساعته تا چندروزه در توليد محصول می‌شود و اين در حالي است قطعه موردنظر بانام ديگري در فايل انبار ثبت گرديده و داراي موجودي نيز بوده است.

یک مشکل دیگر ناشی از عدم مدیریت متمرکز داده‌های اصلی، وجود دردسرهای ناشی از تأمین‌کنندگان انحصاری کالاهای خاص سازمان است. اگر به هر دلیلی امکان تأمین آن کالای حساس از یک تأمین‌کننده‌ی انحصاری مقدور نباشد، سازمان متحمل زیان‌های ناشی از آن خواهد شد. با توصیف مشخصه‌های کالا و در اختیار قرار دادن آن مشخصه‌ها و مقادیر مربوطه‌ی موردنظر سازمان، می‌توان نسبت به تأمین آن کالا از تأمین‌کنندگان دیگر موجود در بازار اقدام نمود.

مشکلات ناشی از عدم وجود فرآیند مدیریت داده‌های اصلی در سازمان‌ها بیش از آن چیزی است که بیان شد. مشکلات بیشتر و همچنین مزیت‌هایی که وجود یک سیستم متمرکز مدیریت داده‌های اصلی به سازمان ارائه می‌کند در ادامه موردبحث قرار خواهند گرفت.

کدینگ و طبقه‌بندی

دیکشنری‌های لغات، واژه‌ی کدینگ را به‌صورت های زیر تعریف کرده‌اند:

«فرآیند تخصیص یک کد به چیزی برای شناسایی یا طبقه‌بندی آن» (آکسفورد)

«تخصیص یک کد به چیزی برای شناسایی یا طبقه‌بندی» (امریکن هریتیج)

«طبقه‌بندی یا شناسایی به‌وسیله‌ی تخصیص یک کد»

از این تعاریف می‌توان چند نکته‌ی بنیادین و مهم را دریافت کرد:

• کدینگ یک فرآیند است و نه یک رویداد لحظه‌ای
• دلیل وجودی فرآیند کدینگ، موجودیتی است که قصد شناسایی یا طبقه‌بندی آن راداریم.
• آنچه مهم است شناسایی یا طبقه‌بندی موجودیت موردنظر است.

بنابراین هدف اصلی کدینگ شناسایی موجودیتی است که در یک موقعیت خاص برای ما دارای اهمیت شده است. آنچه در فرآیند کدینگ باید روی آن تمرکز کرد، موجودیت مورد شناسایی است.

در حوزه‌ی اقلام هر کالا یا خدمتی که در یک موقعیت خاص برای ما دارای اهمیت می‌شود را شناسایی می‌کنیم و برای شناسایی آن کالا یا خدمت از فرآیند کدینگ سود می‌بریم.

طبقه‌بندی، یا طبقه‌بندی کردن در دیکشنری‌ها به این صورت تعریف‌شده است:

• مرتب کردن یا سازمان‌دهی کردن برحسب کلاس یا دسته
• مرتب کردن (یک گروه از مردم یا اشیاء) در کلاس‌ها یا دسته‌بندی آن‌ها بر اساس ویژگی‌ها یا مشخصه‌هایشان

شناسایی اقلام تولیدی و کدینگ برون‌سازمانی

اقلام از یک نقطه‌نظر به دودسته تقسیم می‌شوند، اقلام تولیدی و اقلام تدارکاتی

قلم تولیدی، قلمی است که توسط یک تولیدکننده (تأمین‌کننده یا فروشنده) به زنجیره‌ی تأمین عرضه می‌شود.

برای شناسایی و ردیابی یک‌قلم تولیدی در زنجیره‌ی تأمین، آن قلم باید طوری شناسایی و کدگذاری شود که توسط همه طرف‌های درگیر در آن زنجیره، به‌طور یکتا قابل‌شناسایی و ردیابی باشد. به این معنا که اولاً اطلاعات شناسایی کننده‌ی قلم تولیدی، جامعیت برای برآوردن نیازهای شناسایی و ردیابی آن قلم در زنجیره‌ی تأمین برای همه‌ی طرف‌های درگیر را داشته باشد و ثانیاً کد تخصیص‌یافته به قلم در سراسر زنجیره‌ی تأمین یکتا باشد. برای دستیابی به این مزیت سازمان‌هایی وجود دارند که عملیات شناسایی و کدگذاری اقلام تولیدی را به عهده می‌گیرند و با به کار بستن الزامات و استانداردها، موجبات یکتا بودن شناسه و بی‌ابهام بودن اطلاعات را برای ذینفعان اطلاعاتی هر قلم فراهم می‌آورند.

مثال سازمان GS1 سیستم کدینگی ارائه می‌دهد که به‌وسیله‌ی آن اقلام تولیدی دارای شناسه‌ای یکتا در سراسر جهان می‌شوند. شناسه‌ی یکتای قلم در سیستم شناسایی GS1، «شماره‌ی جهانی قلم تجاری» یا GTIN نامیده می‌شود.

البته باید توجه داشت شناسایی و کدینگ اقلام تولیدی بنا به نیاز مصرف‌کنندگان اطلاعاتی آن صورت می‌پذیرد و یکتا بودن شناسه‌ی قلم تولیدی در زنجیره‌ی تأمین موردنظر است. حال اگر زنجیره‌ی تأمین یک زنجیره‌ی جهانی در نظر گرفته شود، شناسه‌ی قلم تولیدی باید در سراسر جهان یکتا باشد؛ اما اگر زنجیره‌ی تأمین به‌صورت ملی یا محلی تعریف‌شده باشد، شناسه‌ی قلم در سطح ملی یا محلی یکتا خواهد بود.

مثال شناسه‌ی «ایران کد» که یک شناسه‌ی ملی است و در سراسر کشور ایران یکتا است.

شناسایی اقلام تدارکاتی و کدینگ (درون) سازمانی

قلم تدارکاتی، قلمی است که توسط یک مصرف‌کننده (خریدار) از زنجیره‌ی تأمین تقاضا گردیده و پس از خریداری، رسید انبار می‌شود.

اقلام تدارکاتی بخشی از منابع فیزیکی هر سازمانی را تشکیل می‌دهند. داده‌های پیرامون اقلام تدارکاتی به‌عنوان بخشی از داده‌های اصلی سازمان، می‌بایست به‌درستی و بدون ابهام گردآوری و نگهداری شوند تا به‌عنوان ورودی سیستم‌های تراکنشی سازمان مورداستفاده قرار گیرند. اهمیت داده‌های اقلام به‌عنوان عامل تأثیرگذار بر روی صحت تراکنش‌های سازمانی، ایجاب می‌نماید تا سازمان‌ها در جهت اجرای مدیریت داده‌های اقلام خود اقدام نماید. مدیریت داده‌های اقلام به‌عنوان بخشی از سیستم مدیریت داده‌های اصلی، عملیات شناسایی و کدینگ اقلام تدارکاتی سازمان را به عهده دارد؛ بنابراین کدینگ سازمانی را می‌شود این‌گونه تعریف کرد:

کدینگ سازمانی فرآیندی است که در طی آن اقلام تدارکاتی سازمان مورد شناسایی قرار می‌گیرند. در این فرآیند کلیه داده‌های شناسایی کننده‌ی قلم تدارکاتی شامل داده‌های مراجع تولید، تأمین، مصرف، استاندارد و مراجع شناسایی کننده‌ی برون‌سازمانی قلم و همچنین داده‌های توصیف‌کننده‌ی قلم، شناسایی و گردآوری می‌شود. به داده‌های گردآوری‌شده کاتالوگ قلم نیز گفته می‌شود.

مثال شناسه‌ی قلم ناتو یک شناسه‌ی یکتا مربوط به قلم تدارکاتی در زنجیره‌ی تأمین سازمان ناتو است.

فرآیند کدینگ

فرآیند کدینگ به‌طورکلی شامل موارد زیر است:

• شناسایی مراجع تولید، تأمین، مصرف، استاندارد و مراجع شناسایی کننده‌ی قلم تولیدی (مراجع برون‌سازمانی مانند gs1)
• شناسایی کلاس قلم
• گردآوری داده‌های تولید، تأمین، مصرف و استاندارد قلم و تشکیل کاتالوگ
• تخصیص شناسه‌ی یکتا به قلم

اجرای فرآیند کدینگ به هر صورت باعث کلاس‌بندی و گردآوری اطلاعات و تشکیل کاتالوگ قلم می‌گردد و در پایان یک شناسه‌ی یکتا به آن تخصیص خواهد یافت اما مهم آن است که در پایان به هدف تعیین‌شده که شناسایی قلم است دست‌یابیم.

ادامه دارد …