ماهنامه شماره 27 (آبان ماه 1396)

چکیده:

شماره جهانی قلم تجاري (GTIN) برای شناسایی هر قلم (كالا یا خدمت) مورداستفاده قرار ميگيرد و بر اساس آن امكان بازیابی اطلاعات از پیش تعریف‌شده و قیمتگذاري، سفارش دهی و ارائه صورتحساب در هر نقطه از زنجيره تأمين فراهم میشود. این شمارهها که از طریق یک حامل داده الکترونیکی بر روی کالاها نصب میشوند کالاها را در سراسر جهان به‌صورت یکتا شناسایی میکنند. اینکه چه کالاهایی نیاز به کد GTIN دارند و چه زمانی میبایست تغییری در GTIN یک کالا صورت بگیرد و این تغییر بر چه اساسی باشد، موضوع این مقاله است. به‌طورکلی میتوان گفت، هر قلم تجاری قابل دادوستد در چرخه صنعت و بازرگانی نیاز به تخصیص GTIN دارد و زمانی که ویژگیهای اولیه یک کالا (مانند وزن، طول، نوع بستهبندی و غیره) دستخوش تغییر گردد، نیاز به تخصیص GTIN جدید است.

مقدمه (قاعده كلي تخصيص شماره‌های GTIN)

زماني که حداقل يكي از ویژگیهای از پیش تعریف‌شده‌ی یک‌قلم كه به طريقي با فرایند تجاری مرتبط است تغيير يابد، به يك GTIN منحصربهفرد و مجزا نياز است. به‌عنوان یک اصل محوری و راهنما، اگر مشتری انتظار دارد كه یک‌قلم تجاري جديد را از قلم تجاري قديم به‌صورت متمايز تشخيص دهد و بر این اساس خريد كند، يك GTIN جدید باید به قلم تجاري جدید اختصاص داده شود. این کار، مصرف‌كننده را از یکسان بودن برچسب بسته‌بندی محصول و برچسبي كه بر روي لبه‌ي قفسه نصب مي‌شود، مطمئن خواهد ساخت. در این مقاله به بررسی این موارد و اینکه در چه زمانی نیاز به تخصیص GTIN جدید است و چه زمانی نیاز نیست میپردازیم.

تعاريف مربوط به تخصيص کدهای GTIN

اصطلاحات زير ميتواند هنگام مرور قواعد تخصيص GTIN سايت https://www.gs1.org/gtinrules منتشرشده‌اند، مفيد باشد.

قلم تجاري: هر قلم (كالا يا خدمت) كه لازم است اطلاعات از پیش تعریف‌شده آن بازيابي شود و مي‌تواند در هر نقطه از زنجيره تأمين قيمتگذاري يا فاكتور شود.

قلم تجاري مصرفي خردهفروشي: اقلام تجاري كه براي فروش به مصرفكننده نهايي در نقطه فروش خردهفروشی،‌ به کار می‌روند و با یک 13GTIN-، 12GTIN- يا 8GTIN- منحصربه‌فرد شناسايي ميشوند.

گروهبندي استاندارد اقلام تجاري: اقلام تجاري كه براي فروش به مصرفكننده نهايي در نقطه فروش خردهفروشی،‌ به کار می‌روند و با یک 13GTIN-، 12GTIN- يا 8GTIN- منحصربه‌فرد شناسايي مي‌شوند. (بخش 2 را ببینید)

گروهبندي اقلام تجاري: يك گروه از اقلام تجاري مصرفي خرده‌فروشی كه در نقطه فروش، اسکن نمي‌شود. اين اقلام با يك 14GTIN-، 13GTIN- يا 12GTIN- منحصربه‌فرد شناسايي مي‌شوند.

بسته فاقد GTIN: سطحي از بسته‌بندي براي اقلام تجاري كه در آن، شريك تجاري براي شناسايي کالا، نيازي به کد GTIN ندارد. اگر يك کد GTIN موردنیاز باشد، اين قلم به یک‌قلم تجاري مصرفي خرده‌فروشي و يا گروه‌بندي اقلام تجاري تبديل مي‌شود.

واحد لجستيكي: قلم تجاري كه به‌صورت تركيبي از اقلام تجاري، براي حمل‌ونقل و يا ذخيرهسازي ایجادشده و نياز است در سراسر زنجيره تأمين مديريت شود. هر واحد لجستيكي از طريق یک كد SSCC شناسايي ميشود. (کد سريال كانتينر ارسالي)

مسئوليت تخصيص GTIN

3-1- تخصیص GTIN به اقلام دارای نشان تجاری و مسئوليت آن

مالك نشان تجاري (برند)، سازماني است كه مشخصات كالاي تجاري را بدون توجه به مكان آن و اين‌كه توسط چه کسی ساخته‌شده است تعيين ميكند. اين سازمان مسئول تخصيص شماره جهاني قلم تجاري (GTIN) است.

با پيوستن يك سازمان به عضويت GS1، مالك نشان تجاري يك پیش‌شماره شركتي GS1 دريافت ميكند كه براي استفاده انحصاري آن شركت تعیین‌شده است. امكان فروختن يا واگذاري پیش‌شماره شركتي GS1 به شركت‌های ديگر وجود ندارد.

مالك نشان تجاري، سازمان تعيينكننده و مسئول خصوصيات قلم تجاري است و مي‌تواند يكي از موارد زير باشد:

توليدكننده يا تأمينكننده: شركتي كه در هر كشوري، قلم تجاري را توليد ميكند يا قلم تجاري ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاري خود به فروش ميرساند.

واردكننده يا عمدهفروش: واردكننده يا عمدهفروشي كه در هر كشوري، قلم تجاري ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاري خود ميفروشد يا واردكننده و عمدهفروشي كه قلم تجاري را تغيير ميدهد (براي مثال با تغيير بستهبندي آن).

خردهفروش: خردهفروشي كه در هر كشوري، قلم تجاري ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاري خود ميفروشد.

3-2- استثناهای تخصیص GTIN‌ به اقلام بدون نشان تجاری و مسئولیت آن

چند استثناء براي قواعد مربوط به مسئوليت توصيف‌شده در بالا وجود دارد كه عبارت‌اند از:

اقلام بدون نشان تجاري: اقلام فاقد نشان تجاري و اقلام عمومي (بدون برچسب اختصاصي) اقلامي هستند كه همچنان GTIN آن‌ها توسط توليدكننده تعيين مي شود. ازآنجایی‌که ممكن است توليدكنندهها يا تأمينكنندههاي مختلف، اقلامي را تأمین کنند كه براي خريدار (ميتواند يك مصرف كننده، خردهفروش يا توليدكننده باشد) يكسان به نظر مي‌رسند، این امکان وجود دارد که اقلامي که ظاهراً يكسان هستند داراي كدهاي GTIN مختلف باشند. شرکتهایی که در این حوزه تجارت مي‌كنند نیاز دارند برنامههای کاربردی کامپیوتر خود را (به‌عنوان‌مثال، برنامه‌های بازپرسازي)^[1]، برای مقابله با این رخداد، سازمان‌دهی کنند. نمونههایی از اقلامی که گاهی اوقات هیچ نشان تجاری ندارند عبارت‌اند از: سیب‌درختی، ديوارهاي پيشساخته گچي، شمع و لیوانهايي از آب آشاميدني. نمونه هایی از اقلام تجاری که گاهی اوقات نشان تجاری ندارند و برای مقاصد خردهفروشی در نظر گرفته نشدهاند عبارت‌اند از: نمک، عطر و قوطیهای حلب مواد غذایی.

اقلام خاص مشتري (سفارشي): اگر یک‌قلم تجاري به‌طور خاص برای یک مشتری (خریدار) ساخته شود و فقط توسط این مشتری قابل سفارش است، خريدار به آن GTIN تخصيص ميدهد. در این مورد GTIN باید از پيش‌شماره شرکتي GS1 مشتری استفاده كند. اگر تأمین‌کننده (فروشنده) یک‌قلم تجاري را به بیش از یک خریدار بفروشد، فروشنده مي‌بايست به كالا GTIN تخصيص دهد.

دیگر استثناها: درصورتی‌که مالك نشان تجاری GTIN را مشخص نکند، واردکننده یا واسطه دیگری میتواند يك GTIN موقت به قلم بدهد. این موضوع به اين مفهوم است که واردكننده در نقش مالك نشان تجاری عمل ميكند و ميتواند برای مثال، محصول را در کاتالوگ خود ثبت كند. این GTIN موقت ميتواند تا زمانی كه GTIN اصلي به قلم تخصيص داده شود، مورداستفاده قرار گیرد. به همين ترتيب، یک خردهفروش می‌تواند شمارههای داخلی را به یک‌قلم که هنوز به آن GTIN اختصاص نیافته است، تنها براي اقلامي كه در آن فروشگاه است، اختصاص دهد.

1. مدیریت منحصربه‌فرد بودن (یکتایی) GTIN

شمارههاي جهاني قلم تجاري (GTIN) باید به‌صورت منحصربهفرد اختصاص يابند. كدهاي GTIN نبايد حاوي هيچگونه رشته‌هاي معني‌دار باشند. استفاده از كدهاي داخلي به دليل اينكه در اغلب مواقع قواعد تغيير آن‌ها با قواعد تغيير GTIN متفاوت است، توصيه نميشود.

براي برخي از انواع محصولات (مانند اقلام بهداشتي و درماني) معمولاً قانون‌گذاران ملي، شركتي را كه تحت نظارت قانون‌گذار فعاليت مي‌كند ملزم مي‌كنند تا انطباق محصول را با مجوزهاي صادره اعلام نمايد. چنین مقرراتي هیچ تأثیر مستقیمی بر تخصیص GTIN ندارند اما لازم است در روش‌هاي قراردادی متعارف (به‌عنوان‌مثال قراردادهایی با توزیع‌کننده مجاز، شركت تابعه، خرده‌فروش) موردتوجه قرار گيرند.

1. مشخصات از پيش تعريف‌شده‌ي قلم تجاري

اگرچه اين ليست جامع نيست، اما مهم‌ترین مشخصات از پيش تعريف‌شده یک‌قلم تجاري عبارت‌اند از:

نام محصول، نشان تجاری محصول و شرح محصول

نوع و گونه قلم تجاري

مقدار خالص قلم تجاري (وزن، حجم يا ديگر اندازههاي تأثیرگذار در خریدوفروش آن)

اگر اقلام تجاري به‌صورت بستهبندي‌شده یا گروهي باشند، تعداد اقلام اوليه‌ي موجود دربسته، تعداد بسته‌هاي کوچک‌تر و نوع بسته‌بندي (مانند كارتن، پالت، پالت جعبه‌اي و پالت مسطح) بايد موردتوجه قرار گيرد.

هر تغييري در عناصر اساسی که یک‌قلم تجاری را مشخص كند، معمولاً منجر به تغییر در شماره جهانی قلم تجاري (GTIN) خواهد شد.

يادآوري: قیمت، معيار مناسبی برای تغییر GTIN نيست مگر مواقعي که قیمت به‌طور مستقیم بر روی قلم تجاری چاپ شود.

يادآوري: براي محصولات پيچيده، مانند برخي وسايل پزشكي، نكته‌ي كليدي در تخصيص GTIN، تجاري بودن يا قابل معامله بودن محصول است (مثلاً قلمی که در قيمتگذاري، سفارش دهی يا فاكتور كردن، متمایز باشد). اگر محصول «متفاوت» است، يك «GTIN متفاوت» موردنیاز است. شکل زیر سناریويي را نشان مي‌دهد كه در آن، مشکلات فرايند تصميمگيري در زمان نياز به تغيير در GTIN اقلام پیچیده پزشکی، با توجه به ديدگاه هاي مختلف (به‌عنوان‌مثال، ازنظر تجاری و يا ظاهر، تناسب و نحوه عملکرد) به نمايش درآمده است. در ظاهر، جنبههای تجاری یک‌قلم، باعث ايجاد تغییر در كد GTIN آن مي‌شود.

هدف، درك این نكته است که عوامل مهم ديگري نيز وجود دارند که لزوماً نشان‌دهنده تغيير ماهيت تجاري قلم نيستند، اما در تعيين و تشخيص GTIN به‌خصوص در صنعت بهداشت و درمان مؤثر هستند. مديريت مناسب پیکربندی دستگاه‌هاي پیچیده و تخصيص GTIN مناسب به آن‌ها بر عهده‌ي صاحب نشان تجاری است.

مثال زير اجزای سخت‌افزاری اصلی مدیریت‌شده توسط GTIN و ترکیبهاي شماره‌سریال را نشان می‌دهد و مشخص مي‌كند كه در درون این دستگاه پیچیده پزشکی، پارامترهای بالقوه دیگري درجایی كه تغییر پیکربندی باید مديريت شود وجود دارد. تغییر در GTIN ميتواند بر اساس فرايند مديريت تغییر تولیدکنندگان انجام شود.

مالك نشان تجاری بر اساس الزامات و نيازمنديهاي شناسایی، تصمیم مناسب را ميگيرد.

شكل 1 نمونهاي از پيچيدگي يك محصول تجهيزات پزشكي با توجه به تخصيص GTIN را نشان مي‌دهد.

شکل 1- نمونهاي از پيچيدگي يك محصول تجهيزات پزشكي

به‌طورکلی ابعاد و جنبههايي از یک‌قلم تجاری که مقدار و اندازه خالص قلم تجاري را تحت تأثیر قرار نمي‌دهند، بر تعيين GTIN اثر نمیگذارند. بااین‌حال، به‌عنوان یک قاعده کلی، اگر هر بعد عمومي (مانند طول، عمق، وزن)، بیش از 20 درصد تغيير كند، يك GTIN جدید موردنیاز است. در صورت تشخيص و صلاح‌ديد مالك نشان تجاری، كالايي با تغییرات کمتر از 20 درصدي در ابعاد عمومي نيز ميتواند یک کد GTIN جدید بگيرد.

در تمام موارد، تغییر GTIN یک‌قلم تجاری در سطح پایین‌تر بسته‌بندی، همیشه منجر به تغییر تمامي GTIN هاي مورداستفاده در سطوح بالاتر بسته‌بندی خواهد شد.

1. تخصیص GTIN به انواع گوناگون اشانتیون تبلیغاتی

اشانتيون تبليغاتي كه براي ترویج و ارتقاء محصول كاربرد دارد، تغییري موقت در یک‌قلم تجاري است که معرفي و عرضه قلم تجاری را تغيير ميدهد. نوع اشانتيون معمولاً با قلم تجاری اصلي همسان است.

انواع گوناگون اشانتيون تبليغاتي اقلام تجاري كه بر روي وزن يا حجم خالص قلم تجاري تأثیر مي‌گذارد، ميبايست يك GTIN مجزا و يكتا بگيرد. براي مثال یک‌قلم اضافی رایگان افزوده‌شده یا 10 درصد كالاي اضافي رايگان با GTIN جداگانهاي شمارهگذاري ميشود.

انواع گوناگون اشانتيون تبليغاتي كه روي قلم تجاري گذاشته ميشود، ممكن است با افزايش بيش از 20 درصد، وزن يا اندازه قلم تجاري را تحت تأثیر قرار دهد. در این‌گونه موارد، به انواع گوناگون اشانتيون تبليغاتي بايد يك GTIN منحصربه‌فرد و مجزا اختصاص داده شود.

انواعي از اشانتيون تبليغاتي اقلام تجاري، درجایی كه كاهش قيمت به‌روشني روي بسته مشخص‌شده است، بايد با يك GTIN جداگانه و منحصربهفرد شمارهگذاري شود مگر اين‌كه كاركردهاي تجاري يا مقررات محلي براي نشان قيمت روش ديگري را الزامي كرده باشد. به‌عنوان‌مثال اگر قيمت 10 درصد كاهش داده شود، به GTIN متمايزي نياز خواهد بود.

تغييرات وابسته به فصل (بهار، تابستان، پاييز، زمستان) براي یک‌قلم تجاري بايد با GTIN يكتاي مجزا مشخص شود. براي مثال شكلاتي كه براي عيد در لفافه خاصی پيچيده شده است.

به ساير انواع گوناگون اشانتيون تبليغاتي نبايد GTIN مجزا و يكتا اختصاص داده شود. براي مثال تخفيف‌هايي كه با كوپن يا بن داده مي شود، هداياي تبليغاتي مجاني (مگر اين‌كه باعث افزايش بيش از 20 درصدي وزن جنس اصلي شود)، اقلام پيشنهادي ارسالي براي جلب نظر مشتري، پيشنهاد رقابتي يا نمونههايي ارسال‌شده مستقيم براي گذرگاه مصرف‌كننده در نقطهي فروش خرده‌فروشي.

1. تغييرات قلم تجاري

به هر نوع تغيير يا بهبود در طول عمر قلم تجاري، «تغييرات قلم تجاري» گفته مي‌شود. قلم تجاري «جديد» جايگزين یک‌قلم تجاري قديمي ميشود. اگر مالك نشان تجاري تصميم به ايجاد نوع جديدي در كنار قلم تجاري اصلي بگيرد (به‌عنوان‌مثال با اجزاء تشكيلدهندهي متفاوت)، آنگاه بايد يك کد GTIN منحصربهفرد و جداگانه به قلم جديد تخصيص داده شود.

تغييرات يا بهبودهاي جزئي در قلم تجاري، نيازي به اختصاص GTIN جديد ندارند. به‌طور مثال، طراحي مجدد برچسب يا طرح روي بستهبندي، تغييرات جزئي در شرح قلم تجاري كه بر روي زنجيره تأمين تأثیرگذار نيست و يا‌ تغيير ابعاد در هر جهت، اگر كمتر از 20 درصد باشد نيازي به کد GTIN جديد ندارد. ‌اين قاعده براي اقلام تجاري كه در خردهفروشي (نقطه فروش خردهفروشي) وجود دارند و انواع گروه‌های قلم تجاري استاندارد (موارد قابل سفارش يا پالتها) كاربرد دارد.

اگر مقدار و اندازه یک‌قلم تجاري تغيير كند يا اگر مصرفكننده بخواهد بين دو قلم بانام تجاري متفاوت يا توصيفهاي متفاوت تمايز ايجاد شود، آنگاه یک کد GTIN جديد ميبايست اختصاص يابد.

1. انواع گوناگون گروه‌بندی اقلام تجاري

در كالاهايي كه يك بسته ي بزرگ حاوي چند بسته ي كوچك (به‌صورت هميشگي) است، هرگاه کد GTIN بستههاي كوچك تغيير كند، آنگاه کد GTIN بسته بزرگ نيز بايد تغيير نمايد.

برخي اقلام تجاري، حاوي واحدهايي هستند كه خود اين واحدها از انواع مختلف اشانتيون تبليغاتي يا انواع كوچك قلم تجاري تشکیل‌شده‌اند كه كد GTIN آن‌ها بدون تغيير باقي ميماند. در اين موارد، قاعده به‌صورت زير است:

• اگر نياز باشد كه قلم تجاري براي سفارش دهي مؤثر، مديريت، كنترل و رديابي متمايز باشد، يك GTIN مجزا ميبايست به قلم تجاري اختصاص يابد. به‌طور مثال: اشانتيون هاي تبليغاتي كه محدود به مناطق جغرافيايي مشخص است يا اشانتيون هاي تبليغاتي مربوط به يك تاريخ خاص.
• اگر شناسايي انواع كوچك اقلام تجاري تنها مربوط به سازنده باشد، آن‌ها بايد اين تنوع را با استفاده از رشته عناصر گونه‌ی محصول با AI(20) متمايز كنند. به‌طور مثال: تغييرات كوچك در طراحي بسته‌بندي و بارگيري از پهلو در مقابل بارگيري از بالا. (در بسته‌بندي محصول تغييري ايجاد شود به‌گونه‌ای كه كالا به‌جای اينكه از بالا درون كارتن قرار گيرد از پهلو درون كارتن قرار گيرد.)

1. پیش زمان استفاده مجدد از یک کد GTIN

يك کد GTIN اختصاص داده‌شده به یک‌قلم تجاري كه منسوخ‌شده است نبايد براي قلم تجاري ديگر مورداستفاده قرار گيرد مگر اين‌كه حداقل 48 ماه از موارد زير سپری‌شده باشد:

تاريخ انقضاء آخرين اقلام تجاري اصلي توليدشده با آن شماره و يا

تاريخ توليد آخرين اقلام تجاري اصلي توليدشده با آن شماره كه براي مشتري تدارك شده بود.

درباره لباس (پوشاك) حداقل دوره نگهداري ( استفاده مجدد از کد GTIN ) به 30 ماه كاهش مي‌يابد.

شرکت‌ها باید تضمین کنند که GTIN های اختصاص داده‌شده به اقلام تجاری متداول بهداشتی و درمانی هیچ‌وقت مورداستفاده مجدد قرار نگیرند.

استثنا: گاهی اوقات لازم است بنا به دلایلی، اقلام تجاری متداول بهداشتی و درمانی از فروشگاه جمع‌آوری و دوباره به بازار ارائه شوند. اگر این اقلام بدون هیچ اصلاح و تغییراتی باشند تا زمانی که ضوابط تخصیص GTIN آن‌ها را ملزم به گرفتن GTIN جدید نکند، می‌توانند از GTIN اصلی استفاده کنند.

براي اقلام تجاري ديگر، مالكان نشان تجاري بايد يك دوره طولاني‌تر با توجه به نوع كالاها و يا هر چارچوب قراردادي ديگر در نظر بگيرند. به‌عنوان‌مثال ورق‌هاي فولاد ميتواند براي سال‌هاي زيادي قبل از ورود به زنجيره تأمين انبار شوند و فرايندها بايد در جای خود انجام شوند تا اطمینان حاصل شود که کد GTIN، برای مدت قابل‌توجهی مجدداً تخصيص نيافته باشد.

علاوه بر اين، زمان تصميم به استفاده مجدد از کد GTIN، بايد به استفاده از داده‌هاي مرتبط به کد GTIN اصلي توسط شركاي تجاري براي تجزیه‌وتحلیل آماري يا پرونده‌هاي خدماتي كه ممكن است براي مدت طولاني پس از تأمين قلم تجاري اصلي ادامه يابد، توجه شود.

اگر يك کد GTIN به قلمي تخصیص یابد که پس‌ازآن درواقع هرگز تولید نشده، کد GTIN می‌تواند فوراً از همه كاتالوگ‌ها حذف شود بدون اینکه نیاز باشد از ابتدا با عنوان متوقف‌شده مشخص شوند. در اين مورد خاص، کد GTIN ميتواند 12 ماه بعد از حذف شدن از كاتالوگ فروشنده، دوباره مورداستفاده قرار گيرد.

هم‌تراز كردن داده‌ها و بهترين عملكرد همترازسازي داده‌ها

وقتی‌که يك کد GTIN جديد به یک‌قلم تجاري تخصيص داده مي‌شود، ضروري است كه مالك نشان تجاري اطلاعات تفصيلي مرتبط با مشخصات قلم را به شركاي تجاري ارائه دهد (به اشتراك بگذارد). اين اطلاعات بايد در اولين زمان ممكن و پيش از اين‌كه قلم تجاري وارد چرخه تجارت شود، ارائه گردد.

تسريع در ارائه اطلاعات GTIN به خريداران، سبب كاهش زمان رسيدگي به سفارش‌ها شده و مدت‌زمان دريافت كالا از زمان سفارش را نيز كاهش مي‌دهد.

جهت اطمينان از ارتباط دقیق GTIN ها با زنجيره تأمين، ضروری است که اقداماتی انجام شود. بايد اطمينان يافت كه دادههاي مرتبط با هر كدميله‌اي اسكن‌شده، داده‌هاي به‌روز و درستي باشند. اين مورد مخصوصاً براي اقلام اسكن‌شده در نقطه فروش كه فقدان صحت در آنجا ممكن است بار حقوقي و قانوني داشته باشد، خيلي ضروري است.

شماره GTIN امكاني براي شناسايي هر قلم كالا كه در زنجيره تأمين معامله (قيمتگذاري، سفارش دهی و فاكتور) مي‌شود ارائه مي‌دهد. هزينههاي سربار زنجيره تأمين توسط همه شركاي تجاري زنجیره‌تامین و از طريق قواعد تخصيص يكسان به حداقل مي‌رسد.

موارد زير مهم‌ترين اقدامات پيشنهادي براي همه اقلام است. اين موارد توسط توليدكنندگان، توزيع‌كنندگان و خرده‌فروشها براي كمك به از بين بردن هرگونه ابهام بين شناسايي محصول و فهرست کردن محصول در پايگاه داده‌های خرده‌فروشي در زنجيره تأمين، ارائه‌شده‌اند.

تخصيص GTIN و توليد كدميلهاي براي آن، فرآيندهايی فني‌ هستند كه قواعد دقيق آن‌ها در سند «سند جامع مشخصات فنی GS1» آمده است. فهرست کردن محصول، عمل قرار دادن يك محصول جديد در يك دستهبندي توسط يك سازمان تجاري است. فهرست کردن محصول نتيجه مذاكرات تجاري بين خريداران و فروشندگان است. به‌عنوان‌مثال، تخصيص GTIN ميبايست مستقل از فهرست کردن محصول باشد.

به دلايل مديريتي يا به‌منظور مطمئن شدن از اين‌كه اطلاعات صحيح به مصرف‌كننده نهايي مي‌رسد، تغييرات در یک‌قلم ممكن است نياز به يك کد GTIN جديد داشته باشد. يك کد GTIN جديد لزوماً به معناي ايجاد يك كالاي جديد نيست. براي مثال اگر تغييري كه نيازمند يك کد GTIN جديد است براي يك محصول فهرست شده ايجاد شود، نباید به‌طور خودکار يك ليست جديد محصول را در برگیرد.

تخصیص GTIN و فهرست پايگاه داده‌ها، موضوعاتي هستند كه بايد به‌عنوان دو تصميم کاملاً مستقل در نظر گرفته شوند: تخصيص GTIN موضوعي براي مذاكره و بحث نيست.

در حالت ايدهآل، مالك نشان تجاري قبل از فهرست کردن قلم، همه اطلاعات مربوط به اقلام فهرست ‌شده را با يك پيام EDI يا در يك كاتالوگ الكترونيكي در اختيار مشتري خود قرار ميدهد. در مورد محدوده زماني ارتقاء يا تكميل محصول،‌ اين اطلاعات بايد خيلي پيش‌تر ابلاغ شوند؛ درنتیجه خرده‌فروش مي‌تواند اين اطلاعات را بررسي كرده و در سيستم داخلي خود آن‌ها را به جريان اندازد.

1. حالت سرد يا منجمد بودن محصول

توصيه ميشود كه تخصيص GTIN وضعيت سردسازی اصلی محصول را در نظر بگیرد. زماني كه يك محصول به‌طورمعمول در هر دو حالت سرد و منجمد به بازار عرضه مي‌شود، مي‌بايست دو کد GTIN به محصول اختصاص يابد، یعنی براي هر حالت يك کد GTIN. بااین‌حال اگر يك محصول اصولاً تنها در يك وضعيت (سرد يا منجمد) به بازار عرضه مي‌شود، تنها يك کد GTIN براي محصول نياز است. براي محصولات فصلي كه ميتوانند به‌صورت سرد يا منجمد فروخته شوند، مانند گوشت راسته ران گوساله و بوقلمون كامل، ممکن است محصول تنها یک کد GTIN (برای همه حالت‌ها) داشته باشد. در این صورت وقتی محصول به حالت منجمد ارسال می‌شود، باید این مطلب با آگاه ‌نمودن خرده‌فروش انجام شود.
كليد حركت كارآمد محصول در طول زنجيره تأمين، ارتباطات مؤثر بين خرده‌فروش و بسته‌بندی کننده است. اگر بسته‌بندی کننده‌ها، تنها محصول منجمد شده در اختيار داشته باشند،‌ براي يك خردهفروش كه در حالت عادي تنها محصول سرد را مي‌خرد، بسته‌بندی کننده باید از خرده فروش بپرسد كه اين محصول قابل‌قبول است یا خیر.

گاهی اوقات، توليد محصولي جديد با يك کد GTIN (برای حالت معمولي‌) موجب می‌شود که تولیدکننده مجبور به منجمد کردن محصول تا قبل از عرضه آن به زنجيره تأمين باشد. در این موارد، ارتباط تولیدکننده با خرده‌فروش، حياتي است. به‌طور خلاصه:

كد GTIN را بر اساس حالت اوليهاي كه محصول به بازار عرضه‌شده است، تخصيص دهيد. (به‌عنوان‌مثال سرد يا منجمد)

اگر محصول به‌طورمعمول در هر دو حالت سرد و منجمد وارد بازار شود، دو کد GTIN به آن اختصاص دهيد. براي هر حالت يك کد GTIN.

تأمينكنندهها بايد با دقت با خردهفروش‌ها در مورد حالت نگهداري محصول فصلي يا ويژگي محصولات در ارتباط باشند تا بتوانند آن را در حالت سرد، معتدل يا منجمد به بازار عرضه كنند.

1. بسته اوليه/ بسته چندگانه/ بسته مجموعه اي

براي يك بسته اوليه يا مجموعه اقلام تجاري، به هر قلم متفاوت در داخل بسته،‌ يك کد GTIN كه رابطه یک‌به‌یک بين شناسه‌ی رنگ/ قلم يا شناسه‌/ اندازه قلم تجاري و کد GTIN ایجاد ميكند،‌ اختصاص می‌یابد. هر کد GTIN بايد بر روي كالا نشانه‌گذاري شود تا بتوان در نقطه فروش آن را اسکن كرد. يك کد GTIN منحصربه‌فرد و مجزا به هر بسته‌ی اوليه قابل سفارش تخصيص داده مي‌شود. اين کد GTIN براي اسکن در نقطه فروش خردهفروشي به کار نمی‌رود. بسته اوليههاي مختلف اقلام تجاري هنگامی‌که اجزاي قلم يا مقدار محتواي آنها متفاوت هستند،‌ توسط GTIN هاي متفاوتي مشخص ميشوند.

بسته چندگانه گروهی از اقلام تجاري (مشابه يا متفاوت) است كه براي اين‌كه به‌عنوان يك واحد مصرفي مجزا در نقطه فروش به فروش برسد‌ به کار می‌رود (مانند بسته سه‌تايي تي‌شرت مردانه يا يك مجموعه 12 تایی از ظروف شيشه‌ای). يك بسته چندگانه براي فروش به‌صورت مجزا (تكي) تفكيك نمي‌شود. به يك بسته چندگانه، کدی تخصیص داده می‌شود كه می‌تواند با کد GTIN اقلام درون آن، متفاوت باشد. به‌طورکلی اجزاي درون يك بسته چندگانه، کدهای GTIN اختصاصی نمی‌گیرند. هر بسته چندگانه مختلف از اقلام تجاري مشابه (مانند بسته سه‌تايي جوراب در مقابل بسته شش‌تايي جوراب) بايد داراي GTIN هاي متفاوت باشد. همچنين، هر کد GTIN مربوط به يك بسته چندگانه، شناسه‌ی رنگ قلم يا شناسه‌ی اندازه قلم تجاري مخصوص خود را دارد.

براي يك مجموعه بسته، به هر قلم تجاري متفاوت درون آن‌یک کد GTIN اختصاص مي‌يابد. اين کد GTIN رابطه يك‌به‌يك بين شناسه‌ی رنگ/ قلم يا شناسه‌ / اندازه قلم تجاري و خود قلم ایجاد ميكند. كد GTIN تخصيص‌يافته به هر قلم تجاري، بايد بر روي آن نشانه‌گذاري شود تا بتوان آن ‌را در نقطه فروش اسکن نمود. براي هر مجموعه بسته، يك کد GTIN منحصربه‌فرد و مجزا تخصيص داده مي‌شود. مجموعه ‌بسته‌هاي مختلف اقلام تجاري هنگامی‌که اجزاي قلم يا محتواي كمّي آن‌ها متفاوت است،‌ توسط GTIN هاي متفاوتي مشخص ميشوند. شكل زير خلاصهاي از الزامات و قواعد ذکرشده را نشان ميدهد.

جدول 1- الزامات بر اساس نوع بسته

اقلام منفرد درون بسته			بسته
GTIN علامت گذاری شده	قابل فروش به مشتری	امکان سفارش توسط خرده‌فروش	GTIN علامت گذاری شده	قابل فروش به مشتری	امکان سفارش توسط خرده‌فروش
بله	بله	شاید	بله	نه	بله	بسته اولیه
نه	نه	نه	بله	بله	بله	بسته چندگانه
بله	بله	شاید	بله	بله	بله	مجموعه بسته

نكته: GTIN هاي روي هر يك از اقلام تجاري درون يك بسته چندگانه اختياري هستند.

نكته: GTIN ها در يك مجموعه بسته الزامي هستند چراکه قطعات درون بسته، براي فروش به مصرفكننده در دسترس هستند.

نكته: هر يك از اجزاء درون بسته‌هاي اوليه و مجموعه بستهها ميتوانند به‌طور مجزا و بر اساس توافق، سفارش داده شوند.

1. هديه همراه با خريد/ خريد همراه با خريد/ اقلام نمونه

يك «هديه همراه با خريد» یک‌قلم تجاري داده‌شده به مصرفكننده به‌عنوان يك عامل انگيزشي و تبليغاتي است مشروط به اين‌كه مصرفكننده، یک‌قلم يا اقلام ديگري را خريد نمايد. هديه همراه با خريد به‌عنوان موجودي مطرح است و ارزش خرده‌فروشي ندارد.

«خريد همراه با خريد» یک‌قلم تجاري فروخته‌شده به مصرفكننده باقیمت خاص، به‌عنوان يك رويداد انگيزشي و تبليغاتي است، مشروط به اين‌كه مصرفكننده یک‌قلم يا اقلام ديگري را خريد نمايد.

خريد همراه با خريد به‌عنوان موجودي مطرح ميشود و ارزش خرده‌فروشي دارد. هنگام تعيين و بررسي GTIN ها بايد به همه اقلام هديه همراه خريد و خريد همراه خريد، کد GTIN تخصيص داده شود و با يك کد GTIN به‌منظور امکان‌پذیر کردن پویش در نقطه فروش مشخص شوند.

«قلم نمونه» یک‌قلم تجاری است که يك توليدكننده به قسمت فروش خردهفروشی می‌دهد كه به‌عنوان موجودي مطرح نيست و ارزش خرده‌فروشي ندارد (به‌عنوان‌مثال یک‌قلم تجاری که به‌عنوان نمونه یا تست در ویترین به نمایش گذاشته می‌شود كه نياز است شناسايي شود اما ارزش خرده‌فروشي ندارد). GTIN ها براي همه اقلام نمونه می‌بایست تعيين شوند.

نتیجه گیری:

تخصیص GTIN منحصربه‌فرد به هر قلم کالای تجاری در سراسر زنجیره‌تامین جهانی میتواند باعث تسهیل امور تجاری گردد. این کدها که بین شرکای تجاری قابل‌مبادله بوده و از طریق آن‌ها شرکای تجاری قادرند از رویدادهای مرتبط با هر کالا، مطلع شوند، به میزان بسیار زیادی می‌توانند منجر به شفافیت در زنجیره‌تامین شده و کارایی زنجیره افزایش دهند؛ اما نکته مهم آگاهی از شرایطی است که در آن‌یک قلم تجاری نیاز به GTIN جدید دارد. چراکه در طول چرخه عمر یک کالا ممکن است شرایط اولیه آن تغییر کند و لذا در این شرایط در بسیاری مواقع نیاز به تخصیص GTIN جدید و در مواردی که تغییرات به‌گونه‌ای نیست که ماهیت اولیه کالا دچار تغییر شود، نیازی به تخصیص GTIN جدید نیست.