مقدمه ای بر شناسایی دارایی شخصی(ثابت)

مقدمه ای بر شناسایی دارایی شخصی(ثابت)

ماهنامه شماره4(آذرماه 1394)

چکيده

امروزه با گسترش صنعت و فرامليتي شدن شركت‌ها و سازمان‌ها، بحث شناسايي و رديابي اموال و دارايي‌هاي از اهميت خاصي برخوردار است. شناسايي دارايي‌ها و اموالي كه مي‌تواند كاربردهاي حساس داشته باشند؛ حتي براي برخي مراجع ذي‌صلاح از درجه اهميت بالايي برخوردار باشد. شناسه GIAI، GS1 مي‌تواند كمك شاياني در بحث شناسايي براي حل اين مشكل باشد.

1- شناسه جهانی دارايی شخصی چيست؟

شناسه جهاني دارايي شخصي (GIAI) يك كليد شناساييGS1 است كه براي شناسايي دارایی‌های شخصي استفاده می‌شود. اين يك شناسه‌ منحصربه‌فرد است كه از يك پیش‌شماره شركتي GS1 و يك مرجع دارايي شخصي تشكيل شده است.

2- GIAI برای چه مواردی استفاده می‌شود؟

GIAI يكي از دو شناسه سيستم كدگذاري GS1 است كه براي شناسايي اموال استفاده می‌شود. اين شناسه براي شناسايي دارایی‌های ثابت و معين در داخل يك شركت استفاده می‌شود مانند كامپيوتر، ميز تحرير و يا قطعه‌ای از يك هواپيما. اين كد شركت‌ها را توانمند مي‌كند تا دارایی‌هایي كه جداگانه به عنوان بخشي از اموال ثابت يك سيستم كنترل موجودي هستند ثبت كنند. به عبارت ساده‌تر، هر دارايي شخصي با هر ارزشي در داخل يك شركت نيازمند است به صورت منحصربه‌فرد شناسايي شود.
GIAI می‌تواند به صورت جهاني و يكپارچه براي شناسايي اموال استفاده شود. اطلاعات دقيق در خصوص يك دارايي در يك پايگاه داده ثبت مي‌شود و GIAI كليدي است كه ارتباط بين آن اطلاعات را فراهم می‌کند. GIAI می‌تواند به صورت يك باركد GS1-128 توليد شود و در يك كد الكترونيكي محصول (EPC) كدگذاري شود و قادر باشد با تگ راديويي (RFID) شناسايي و در پايگاه داده استفاده شود.

3- مشخصه‌های كليدی شناسه GIAI ‌

كد شناسايي GIAI هر دارايي شخصي را منحصربه‌فرد شناسايي خواهد كرد، بنابراين می‌توان اطمينان پيدا كرد كه دارایی‌ها هميشه به درستي در هر نقطه از کسب‌وکار و يا سراسر جهان شناخته خواهند شد. براي اينكه اطمينان حاصل شود كه اين شماره می‌تواند همه دارایی‌ها را به صورت مجزا شناسايي كند به هر دارايي يك شماره سريال يا مرجع دارايي شخصي تخصيص داده می‌شود. به علت آنکه GIAI خودش به تنهايي بي‌معناست، می‌توان دارايي را در يك پايگاه داده گذاشت و اطلاعات مربوط به آن را در هر نقطه يا محل بازيابي كرد.

كدهاي GIAI در هر بخشي از کسب‌وکار، كارا خواهند بود. داشتن يك شناسه منحصربه‌فرد براي يك دارايي، اجازه شناسايي، رديابي و مديريت در ديگر اموال کسب‌وکار را می‌دهد. زيرا كدهاي GIAI بر اساس سيستم GS1، از پیش‌شماره شركتي GS1 و مرجع دارايي شخصي مشتق شده است و تخصيص اين شماره‌ها آسان است و منحصربه‌فرد بودن آن تضمين شده است.
اگر کسب‌وکار شما نيازمند رديابي دارایی‌های فيزيكي است كدهاي GIAI يك ابزار ساده براي فعال كردن اين قابليت هستند. دارایی‌ها ممكن است GIAI خودشان را در هر باركد داشته باشند يا با يك تگ EPC/RFID فعال، كدگذاري شده باشند.

4- مزايايی بهره‌مندی از شناسه‌های GIAI در کسب‌وکار

ساختار GIAI و قوانين منتسب به آن توسط سازمان استاندارد غيرانتفاعي GS1 اداره می‌شود كه آن ساختار با رهنمودهاي اجرايي، مثال‌هایی از کسب‌وکار مشابه و پشتيباني سازمان به بهبود ساختارها كمك مي‌كند.
اين كد می‌تواند در سراسر جهان بدون نياز به شريك يا شركاي تجاري با تخصيص شماره‌هاي اختصاصي براي اطمينان از منحصربه‌فرد بودن استفاده شود.
GIAI يك راه حل کم‌هزینه براي چالش ردگيري دارایی‌ها پيشنهاد می‌دهد و GIAI در سراسر سيستم GS1 پذيرفته و كاربردي است و زباني استاندارد شده، قابل فهم و مورد استفاده در صنايع مختلف است.
مزيت ديگر كد GIAI اين است كه با استفاده از چاپ، اسكن و روش‌های ذخیره‌سازی در پايگاه داده‌های موجود، گزینه‌ای کم‌هزینه در سازمان‌های جستجوگر است و راه حلي براي نشانه‌گذاری و رديابي دارايي‌هايي كه به عنوان تجهيزات سرمايه و يا براي اهداف تعمير و نگهداري به كار برده مي‌شود؛ است.
بايد به اين قابليت‌ها اين نكته را نيز افزود كه GIAI يك قالب استاندارد براي سازمان‌دهی، نمايش و ارتباط داده‌ها فراهم می‌کند و به همه اعضاي صنعت يا فرايند براي منفعت بردن از كنترل بهتر اطلاعات و راندمان اجازه مي‌دهد.
رويكرد باز GIAI ترويج، نوآوري و توسعه سیستم‌ها و برنامه‌هاي كاربردي براي شناسايي، رديابي و مديريت دارايي‌ها است.
استفاده از كد GIAI به بهبود توليد اطلاعات دقيق و كامل شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادي كمك می‌کند. GIAI فعالیت‌های زائد را حذف می‌کند، کاغذبازی را كاهش مي‌دهد يا حذف می‌کند و چارچوبي براي رديابي كالا فراهم می‌کند. همچنين مانعي است براي قطعات و كالاهاي جعلي.

5- يك كد GIAI چگونه شكل می‌گیرد؟‏

GIAI ها از بخش‌های ذيل تشكيل شده‌اند:

شناسه‌های كاربردي AI: AI 8004 براي نمايش دادن GIAI

پیش‌شماره شركتي GS1: يك شماره منحصربه‌فرد جهاني كه براي يك شركت عضو GS1 اختصاص داده شده است.
مرجع دارايي شخصي: ارزش منحصربه‌فرد حرفي عددي يا عددي براي شناسايي يك دارايي مشخص.
Individual Asset Reference
GS1 Company Prefix
Application Identifier

جدول 1- ساختار يك كد GIAI

به عنوان مثال يك كد اموال براي ايران به شكل ذيل است:

شكل 1- GS1-128 با باركد GIAI يك كد

شكل 2- Data Matrix با نمونه GIAI يك كد

6- آيا از GIAI‌ می‌توان بجای GTIN‌ استفاده كرد؟

خير، GTIN و GIAI براي تأمین دو هدف کاملاً متفاوت و مجزا هستند. از GTIN‌ براي شناسايي يكتاي اقلام تجاري در فرايندهاي انطباق داده‌ها، سفارش، تحويل و دريافت (به عنوان مثال ارسال سفارش تن ماهي به كارخانه توليدكننده) استفاده می‌شود. از GIAI نيز براي شناسايي انواع مختلف دارایی‌ها (مانند تجهيزات IT، اثاثيه اداري، رایانه‌های قابل حمل و غيره) در طول دوران كاربرد آنها استفاده می‌شود.

7- نمونه خاصی از كاربردهای ‏ روزمره GIAI

وزارت دفاع آمريكا سياستي اتخاذ كرده است براي حمايت در شناسايي و مديريت دارایی‌ها و اقلام به منظور تلاش مؤثر در گزارش‌ها، موجودي مايملك و دارایی‌ها. طبق نظر وزارت دفاع آمريكا طي حكمي همه اقلام و دارایی‌هایي كه داراي كاربرد مهم و حساس هستند يا ارزشي بالغ بر 5000 دلار دارند می‌بایست همراه با شماره سريال و سازنده آن كالا شناسايي شوند. اين اقلام و دارایی‌ها به وسيله يك ديتاماتريكس دوبعدي نشانه‌گذاری مي‌شوند. وزارت امنيت ملي آمريكا نيز شبيه چنين سياستي براي شناسايي اقلام و دارايي‌ها در پيش گرفته است. وزارت امنيت ملي آمريكا دستور داده است كه تمامي اسلحه‌ها (كمري) با استفاده از GIAI شناسايي شوند. آنها بايد همچنين تجهيزات امنيتي فرودگاه‌ها را به وسيله باركد توسط GIAI شناسايي كنند.

مؤسسات مالي متعددي هستند که دستخوش ادغام‌اند و مسئوليت جمع‌آوری موجودی‌ها و مديريت صدها هزار دارايي IT (كامپيوترها، سرورها، رک‌ها، مانيتورها، هارددیسک‌ها و غيره) دلهره‌آور است. راه حل آن استانداردسازی با استفاده از كدهاي GIAI براي هر دارايي و مشخص كردن دارایی‌ها با باركد دوبعدی ديتاماتريكس و تگ EPC/RFID است تا فرايند گرفتن موجودي و رديابي آن دارایی‌ها سريع و بدون خطا امکان‌پذیر باشد.

8- نتيجه‌گيری

با توجه به گسترده شدن سازمان‌ها و شركت‌ها بحث شناسايي اموال زماني خودش را بيشتر نشان خواهد داد، كه بحث جدا شدن يا ادغام بخواهد رخ دهد، در اينجا شناسايي هزاران هزار دارايي بدون داشتن يك ساختار واحد كاري تقريباً غيرممكن خواهد بود، حال تصور كنيد شركت‌هاي چند مليتي، اگر چنين ساختاري را از ابتدا پياده نكرده باشند، وضعيت دارايشان چگونه خواهد بود؟ پس مي‌توان دريافت اين شناسه از اهميت زيادي برخوردار است و از طريق آن مي‌توان به سرعت و دقت بالايي رديابي و شناسايي دارايي‌هاي شخصي را انجام داد.