ماهنامه شماره 25 (مردادماه 1396)
1-مقدمه
براي بهبود جريان اطلاعات بايد دو مؤلفه اصلي آن را موردنظر قرارداد:
- تسهيل شناسايي موجوديت‌هاي اثرگذار بر مديريت زنجيره كه بارزترين آن‌ها محصولات در گردش است.
- تسهيل تبادل اطلاعات جمع‌آوری‌شده از محصولات ميان شركاي يك زنجيره
استاندارد GDSN پس از پيادهسازي صحيح مي‌تواند نياز اعضاي زنجيره را در تبادل اطلاعات محصولات برطرف نمايد. ريشه اصلي اين نياز را مي‌توان در يكسان نبودن آگاهي شركاي تجاري از ويژگي‌هاي محصولات مورد تبادل دانست. به‌بیان‌دیگر، آخرين زمان به‌روزرسانی ويژگي‌هاي يك محصول در سيستم‌هاي عملياتي شركا يكسان نيست. ازاین‌رو يك عضو زنجيره مبتني بر يكي ويژگي محصول نظير قيمت آن اقدام به سفارش دهی مي‌كند و انتظار دارد تا براي سفارش خود مبتني بر همان قيمت صورت‌حساب دريافت نمايد. پس از گذشت زمان و واصل شدن سفارش درمي‌يابد كه قيمت محصول مورد سفارش با آنچه از پيش تصور مي‌شد، تغيير پیداکرده است. پس از برگزاري جلسات حل اختلاف، روشن مي‌گردد كه قيمت موردنظر خريدار مربوط به يك ماه گذشته بوده و قيمت در دو هفته گذشته تغيير پیداکرده است. بنابراين مشاهده مي‌گردد كه آخرين تاريخ به‌روزرسانی قيمت محصول در سيستم خريدار حداقل مربوط به يك ماه و در سيستم تأمین‌کننده دو هفته گذشته است. حقايقي ازاین‌دست، به‌ویژه با در نظر گرفتن جهاني بودن موضوع، نياز به راه‌حل مناسبي را براي هم‌زمان نمودن اطلاعات ميان ذي‌نفعان يك زنجيره بیش‌ازپیش آشكار مي‌سازد. هم‌زمان‌سازی مستمر اطلاعات، يكسان بودن اطلاعات اصلي محصول را در تمامي سيستم‌ها تضمين مي‌نمايد كه به‌نوبه خود در كاهش هزينه‌هاي زنجيره‌هاي تأمین و افزايش كارايي آن سهم بسزايي دارد. با رشد روزافزون تعاملات الكترونيكي نظير تجارت الكترونيكي، اهميت هم‌زمان‌سازی دوچندان شده است. زيرا توسعه تعاملات الكترونيكي بدون توجه به‌ضرورت هم‌زمان‌سازی اطلاعات تنها سرعت تبادل اطلاعات ناصحيح را افزايش مي‌دهد و عملكرد زنجيره را به‌طور مضاعف تضعيف مي‌نمايد.
به‌طور مثال، GDSN را مي‌توان به‌عنوان پیش‌نیاز پيادهسازي استانداردهاي تبادل اطلاعات پوياي محصول نظير EPC دانست زيرا نبود داده‌هاي هم‌زمان در بستر EPC و RFID تراكنش‌هاي سريع اطلاعات نامعتبر را ميسر مي‌سازد. با عنايت به آنچه بيان شد، اهميت ارائه راه‌حلي كه بتواند ناسازگاري اطلاعات را در سيستم‌هاي مختلف رفع نمايد مشهود مي‌گردد.
GDSN به‌عنوان يكي از استانداردهاي GS1، همان راه‌حل موردنظر است. پيادهسازي اين استاندارد شركاي تجاري را قادر مي‌سازد تا به‌طور مستمر، خودكار و درعین‌حال مطمئن، به هم‌زمان‌سازی بپردازند. اين شبكه، خريداران و فروشندگان را از طريق مخازن اطلاعات مورد تائید GDSN به يكديگر متصل مي‌سازد.
2-مروري بر پيشينه GDSN
اطلاعات اصلي كالا بستر كليه سيستم‌هاي کسب‌وکار را شكل مي‌دهد. ازاین‌رو به اشتراك‌گذاري آن از مهم‌ترين فرآيندهاي زنجیره‌تامین است و استمرار جريان كالا در زنجیره‌تامین بدون يكپارچگي و به‌روزآوری اين اطلاعات هرگز محقق نمي‌شود. اين امر زماني كارا و اثربخش خواهد بود كه شركا تعريف دقيقي از اطلاعات داشته باشند، اطلاعات دقيق در دسترس و فرآيندهاي تبادلات في‌مابين موردتوافق همگان باشد. اين نوع از اشتراك‌گذاري اطلاعات، هم ردیف‌سازی اطلاعات اصلي يا هم‌زمان‌سازی اطلاعات اصلي خوانده مي‌شود. آگاهي روزافزون از اهميت هم‌زمان‌سازی اطلاعات، منجر به توسعه ابزارهاي مربوط و مناسب در سطح كشورها شده است. به‌طور مثال، طراحي و پيادهسازي مخزن‌هاي ملي اطلاعات ازجمله اين فعاليت‌ها به شمار مي‌آيد.
گسترش مناطق آزاد تجاري، رشد تجارت جهاني و افزايش كاربرد تجارت الكترونيكي هم‌زمان‌سازی اطلاعات را به دغدغه‌اي جهاني تبديل نموده است. گزارش گروه اطلاعات اصلي ECR در سال 1999 بيانگر تنوع مخازن اطلاعات موجود است كه مانع اصلي هم‌زمان‌سازی جهاني به شمار مي‌آيد. در راستاي رفع اين مشكل، پروژه توسعه استاندارد هم‌زمان‌سازی اطلاعات در سال 1999 در شوراي GS1 تعريف گرديد و نخستين ويرايش آن در سال 2000 منتشر شد. از آن زمان تاكنون، GDSN يكي از مهم‌ترين استانداردهاي صنعت به شمار مي‌آيد.
3- چرا هم‌زمان‌سازی داده‌ها؟
امروزه شركاي تجاري به دليل ناكارآمدي اطلاعات زنجيره‌ي تأمين و همچنين دقت پايين داده‌هايي كه در تراكنش‌ها مورداستفاده قرار مي‌گيرند، هزينه‌هايي بالا و درعین‌حال غيرضروري پرداخت مي‌كنند. به‌علاوه جهاني‌شدن تجارت موجب پديد آمدن نياز شديدي براي جريان روان‌تر كالا و خدمات بين شركا و همچنين كنترل بهتر فرآيندهاي زنجيره‌ي تأمین‌شده است. اين مهم نيز از طريق هم‌زمان‌سازی داده‌هاي ردوبدل شده بين شركاي يك زنجيره امكان‌پذير خواهد بود.
در حقيقت به‌واسطه‌ی هم‌زمان‌سازی و همگون سازی داده‌هاي اصلي بين سيستم‌هاي داخلي و سيستم‌هاي شركاي تجاري‌تان، اين اطمينان حاصل خواهد شد كه داده‌هاي اصلي در همه‌ي سيستم‌هاي زنجيره مشابه يكديگر هستند. پس از اجراي چنين فرآيندي شما اين امكان را خواهيد داشت تا تجارت محلي، منطقه‌اي و يا جهاني خود را به انجام برسانيد، دقت داده‌هاي مبادله شده بين خود و شركاي تجاري‌تان را تضمين نموده و برخي هزينه را از زنجيره‌ي خود حذف نماييد.
شبكه‌ي جهاني هم‌زمان‌سازی داده‌ها بنياني استوار است كه با تکیه‌بر آن مي‌توان به‌تمامی مزاياي تشریک‌مساعی الكترونيك (Electronic collaboration) دست‌یافت. لذا در صورت عدم استفاده از مفهوم هم‌زمان‌سازی داده‌ها، درنهایت اطلاعات اصلي نامناسبي بين اعضاي زنجيره منتقل خواهد شد.
هم‌زمان‌سازی جهاني داده‌ها پیش‌شرط برخورداري از تسهيلات كد محصول الکترونیکی (EPC) و شناسه‌ي فركانس راديويي (RFID) نيز است. چراکه بدون هم‌زمان‌سازی صحيح اطلاعات با استفاده از سيستم‌هاي EPC و RFID تعاملات سریع‌تر، منتها با اطلاعات غلط خواهيم داشت.
هنگامي‌كه شركت‌ها از تشریک‌مساعی و هم‌زمان‌سازی اطلاعات استفاده مي‌كنند، حتي مي‌توان انتظار كسب بازگشت مالي بيشتري را داشت. چراکه بسياري از سفارش‌ها به دليل عدم انطباق باکیفیت یادشده و يا قيمت موردنظر صادر مي‌شوند كه درنهایت به دريافت جنس نامرغوب و يا كسر مبلغ فاكتور منتهي خواهند شد. لذا درصورتی‌که اطلاعات مربوط به اقلام، مكان و يا قيمت آن‌ها به‌صورت هم‌زمان در اختيار شركاي تجاري قرار گيرد، اين امكان به وجود خواهد آمد كه از بروز چنين اشتباهاتي جلوگيري به عمل آيد.
4- مباني هم‌زمان‌سازی جهاني داده‌ها
در هر رابطه‌ي تجاري مفروض شما به تعريف موارد زير احتياج خواهيد داشت:
- شما چه كسي هستيد
- در كجا قرار داريد
- چه چيزي براي تجارت داريد
- از طريق كدام بازار هدف، تجارت خواهيد نمود
- با چه كسي تجارت مي‌كنيد
براي پاسخ دادن به اين سؤالات GS1 كليد شناسه‌هايي را تعريف نموده كه سبب شناسايي اقلام، خدمات، مكان‌ها و واحدهاي لجستيك خواهد شد. براي مثال GTIN به هر محصول يا خدمتي تخصيص مي‌يابد كي مي‌توان آن را در هر نقطه از زنجيره‌ي تأمين قيمت‌گذاري نمود و يا سفارش داد. كليد شناسه‌ي GLN نيز براي تعريف نهادهاي حقوقي، گروه‌هاي تجاري و مكان فيزيك اقلام در طول زنجيره‌ي تأمين مورداستفاده قرار مي‌گيرد.
هنگامي‌كه اين كليد شناسه‌ها به‌تنهایی نتوانند اطلاعات كافي را در مورد محصول فراهم كنند، به‌وسیله‌ی توصيف مشخصه‌هاي محصول اين شناسه تكميل خواهد شد. مشخصاتي همچون توصيف محصول يا مكان، قيمت، اندازه، بسته‌بندي، آدرس و غیره . اين داده‌هاي دسته‌بندی‌شده كه از روابط بين شركاي تجاري حمايت مي‌كنند داده‌هاي اصلي (Master Data) ناميده مي‌شوند. داده‌هاي اصلي تقريباً در طول زمان ثابت هستند و ممكن است بين اقلام متعدد به‌صورت مشترك مورداستفاده قرار گيرند. داده‌هاي تراكنشي (Transactional Data) داده‌هايي هستند كه در طول جريان فيزيكي محصولات به وجود مي‌آيند؛ مانند تعداد اقلام خریداری‌شده در يك سفارش خريد.
همه‌ي اطلاعات براي همه‌ي مشخصه‌ها در يك حافظه‌ي مركزي تحت عنوان «دايره المعارف جهاني داده‌ها (GDD)» نگهداري مي‌شود. اين كار سبب شده تا اين اطمينان به وجود بيايد كه تمامي كسب‌وكارهايي كه از استانداردهاي به وجود آمده توسط GS1 از اين مشخصه‌ها استفاده مي‌كنند.
5- GDSN چيست؟
يك محيط بين‌المللي استانداردشده‌ی جهاني است كه هم‌زمان‌سازی ايمن و مستمر داده‌ها را ممكن مي‌سازد و به‌تمامی شركا اين اجازه را مي‌دهد تا داده‌هاي اقلام مشخصي را در زمان مشابه در اختيار داشته باشند.
گروه‌هاي صنعتي متنوعي مانند بنیان‌گذاران تجارت جهاني (GCI) و GS1 براي ساده و مؤثرتر كردن تعاملات زنجيره‌ي تأمين و كاهش هزينه‌هاي زنجيره توسعه‌ي مفهوم GDSN را آغاز نموده‌اند. شبكه‌ي هم‌زمان‌سازی جهاني داده‌ها خرده‌فروش و عرضه‌كننده را از طريق مخازن داده (Data Polls) تعریف‌شده‌ی GDSN به GS1 Global Registry متصل مي‌نمايد.
GS1 Data Pools
مخازن داده‌ي تضمين‌شده‌ي GS1 كاتالوگ‌هاي الكترونيكي هستند كه داده‌هاي استانداردشده‌ای از اقلام را در خود جای‌داده‌اند. اين مخازن مي‌توانند هم به‌عنوان منبع داده‌هاي اصلي و هم به‌عنوان دريافت‌كننده‌ي داده‌هاي اصلي عمل كنند.
GS1 Global Registry
فهرست جهاني، «دايركتوري صفحات زرد» GDSN است كه:
- اطلاعاتي را براي سهم اشتراك فراهم مي‌آورد
- سبب خودكنترلي مخزن داده مي‌شود
- منحصربه‌فرد بودن اقلام و گروه‌هاي ثبت‌شده را تضمين مي‌كند
- اين تضمين را به وجود مي‌آورد كه تمامي مخازن داده‌اي كه در شبكه موجود هستند با مجموعه‌اي از اصول مشترك كار مي‌كنند. اين اصول مشتمل بر قوانين اعتباربخشي هستند كه يكپارچگي داده در سيستم را تأييد مي‌كنند.
- اطلاعات مربوط به اينكه چه كسي براي یک‌قلم تجاري ثبت‌نام كرده را نگهداري مي‌كند
تأييد (Certification)
تبادل اطلاعات استاندارد و اختصاصي تنها در صورتي به دست خواهد آمد كه همه‌ي مخازن داده و GS1 Global Registry ها، از يك استاندارد تأييدي براي عملكرد تكنولوژيكي و عملياتي‌شان استفاده كنند. چراکه در صورت يكسان بودن شرايط براي تأييد عملكرد آن‌ها، قابل‌اتکا بودن و امنيت شبكه معتبر خواهد بود. بنابراين تمامي مخازن داده و GS1 Global Registry ها به‌واسطه‌ی استانداردهاي مشابه توسط GS1 مميزي مي‌شوند تا امكان ناهماهنگي از بين برود.
6- GDSN چگونه كار مي‌كند؟
در GDSN یک‌قلم تجاري با استفاده از يك تركيب منحصربه‌فرد از GTINs و GLNs تعريف خواهد شد. اين ثبت با استفاده از داده‌هاي منبع (عرضه‌كننده، توزيع‌كننده يا واسطه) و بازار هدف (كشوري كه آن خدمت يا كالا به‌منظور فروش در آنجا عرضه مي‌گردد) انجام مي‌شود.
مدل GDSN از حمايت شبكه‌اي يكپارچه از مخازن داده (Data Pools) معتبر برخوردار است. عرضه‌كنندگان و خرده‌فروشان ممكن است كه از يك نقطه‌ي يكسان وارد GDSN شوند. البته سيستم اين امكان را دارد كه ورود از نقاط مختلف (مخازن داده‌ي متفاوت) را به عرضه‌كنندگان و خرده‌فروشان ديكته كند.
عرضه‌كنندگان و خرده‌فروشان از طريق مخازن داده‌ي تأییدشده‌ی GDSN، به ثبت جهاني GS1 دسترسي پيدا خواهند كرد. بنابراين به نقطه‌ي تماس ديگري براي ثبت جهاني GS1 احتياجي نخواهد بود.
7- اصول حاكم بر هم‌زمان‌سازی جهاني اطلاعات
- فرآيند هم‌زمان‌سازی جهاني اطلاعات بر شناخت منحصربه‌فرد اقلام (GTIN) و نهادها (GLN) استوار است.
- فرهنگ اطلاعات جهاني (GDD)، اطلاعات اصلي، سلسله‌مراتب قلم، سلسله‌مراتب نهاد و بازار هدف (با {كد استاندارد ايزو جهت شناسايي محل‌ها GTIN+GLN+} كدگذاري مي‌گردد.) بايد تعريف گردد.
- نقطه ورود هر ناشر يا مشترك در شبكه يگانه است.
- هر ناشر يا مشترك بايد عضو يك مخزن اطلاعات مرجع باشد.
- راه‌حل‌هاي میان‌مدت براي هم‌زمان‌سازی اطلاعات جهت اتصال مخازن اطلاعات غير متصل به شبكه بايد در نظر گرفته شود.
- مرجعي ثالث بايد عملكرد شبكه مخازن اطلاعات و مرجع ثبت جهاني را اداره نمايد.
- منبع اطلاعات مالك اطلاعات محسوب مي‌شود و تنها نهادي است كه حقوق و مجوز توزيع اطلاعات و استفاده از آن را بر عهده دارد.
- منبع اطلاعات تنها مي‌تواند اطلاعات تحت تملك را روز آوری نمايد.
- دريافت‌كننده نهايي اطلاعات نمي‌تواند اطلاعات اصلي ارائه‌شده توسط منبع اطلاعات را در مخزن اطلاعات عمومي به‌روزآوری نمايد.
8- هم‌زمان‌سازی چگونه محقق مي‌شود؟
لازمه هم‌زمان‌سازی آگاهي هم‌زمان همه ذي‌نفعان از تغييرات است. اين آگاهي به دو شيوه قابل تحقق است:
- همه نهادها ارتباطات دوبه‌دو داشته باشند. در اين حالت، هر نهاد براي هر نوع تغيير در اطلاعات مشترك بايد با تك تم شركا تماس برقرار و تغييرات جديد را اعم از ايجاد، حذف يا ويرايش اطلاع‌رساني نمايد. بديهي است مديريت چنين فرآيندي بسيار هزینه زا و زمان‌بر است. به‌علاوه، فواصل زماني چنين به‌روزآوری اطلاعات به مجموعه منابع نهاد مالك بستگي خواهد داشت. بنابراين اين شيوه كارايي لازم را ندارد و نمي‌تواند هم‌زمان هدف هم‌زمان‌سازی را برآورده سازد.
- هر نهاد، وظيفه هم‌زمان‌سازی را به شبكه‌اي مشترك ميان تمام نهادها بسپارد. در اين حالت:
- هر نهاد براي هم‌زمان‌سازی اطلاعات خود با ساير شركا كافي است تغييرات اطلاعات را به اطلاع نمايند خود در شبكه برساند.
- نماينده (مخزن اطلاعات منبع) بخشي از اطلاعات را براي جستجوي همگان در مرجع ثبت جهاني، ثبت مي‌نمايد.
- متقاضيان تمايل خود را به آگاهي از اطلاعات ناشران موردنظر به مخازن اطلاعات منتخب خود (مخزن اطلاعات دریافت‌کننده نهايي) اعلام مي‌دارند. اين مخازن با جستجو در مرجع ثبت جهاني، مخزن اطلاعات مرتبط با ناشران موردنظر را مي‌يابند. سپس مرجع ثبت، اشتراك جديد را به مخزن اطلاعات منبع اطلاع مي‌دهد.
- مخزن اطلاعات منبع، اطلاعات درخواستي را در مخزن اطلاعات دریافت‌کننده نشر مي‌دهد تا به اطلاع مشترك رسانده شود.
- مشترك از طريق مخازن اطلاعات دريافت‌كننده و منبع، پيام دريافت اطلاعات را به ناشر ارسال مي‌دارد.
به‌این‌ترتیب هم‌زمان‌سازی اطلاعات با كم‌ترين هزينه و سريع‌ترين زمان انجام مي‌شود زيرا تنها یک‌بار لازم است تا منبع اطلاعات با مخزن اطلاعات مرجع ارتباط برقرار نمايد و تغييرات را انتقال دهد.
9- ويژگي‌هاي كاربران GDSN
كاربران GDSN به دنبال افزايش كارايي در سيستم‌هاي کسب‌وکار خود از طريق هم‌زمان‌سازی اطلاعات ميان شركاي تجاري هستند. هم‌زمان‌سازی منجر به جاري شدن اطلاعات صحيح، دقيق و روزآمد در تراكنش‌هاي في‌مابين مي‌گردد. نبود چنين كيفيتي از تعامل در زنجيره‌هاي تأمین امروزي، هزينه‌هاي زیادی را بر ذي‌نفعان تحمیل نموده است. به‌علاوه وجود خطاهاي فراوان در اطلاعات اصلي مورد تبادل جهانی‌شدن تجارت موجب بروز نياز تسريع جريان يكنواخت كالا در سراسر زنجيره شده است كه خود لزوم هم‌زمان‌سازی را آشكارتر مي‌سازد. هم‌زمان‌سازی دائمی اطلاعات اصلي در سیستم‌های کسب‌وکار يكسان بودن اين اطلاعات را در تمامي سيستم‌ها تضمين مي‌نمايد.
كاربران GDSN را مي‌توان به دودسته كلي تقسيم‌بندي نمود. كاربران تولیدکننده اطلاعات يا مالك اطلاعات اصلي كالا كه از طريق شبكه GDSN به نشر اطلاعات تولیدشده خود مي‌پردازند و تمايل دارند تا آخرين تغيير اطلاعات محصولات خود را به آگاهي بازارهاي هدف برسانند. كاربران مصرف‌كننده اطلاعات كاربراني هستند كه با محصولات توليدي شركت‌هاي تأمین‌کننده سروکار دارد و اطلاعات اصلي اين محصولات نقش اساسي در كارايي تعاملات آنان ايفا مي‌نمايد.
نحوه استفاده كاربران دسته اول (ناشران)، براي بهره‌گيري از GDSN بايد گام‌هاي زير را طي كنند:
- سازمان بايد نيروي انساني و تجهيزات لازم براي بهره‌گيري از GDSN را فراهم سازد. به اين منظور تيم فني آشنا با مستندات فني و اطلاعات پيادهسازي GDSN بايد تشكيل گردد و منابع و تجهيزات فني براي فراهم آوری كاركردهاي سيستم تأمین گردد.
- اطلاعات اصلي محصولات بايد اصلاح و آماده‌سازي گردد تا هم به لحاظ محتوا و هم به لحاظ قالب ارائه صحيح و معتبر باشند. هم‌زمان‌سازی اطلاعات ناصحيح و نامعتبر تنها موجب كاهش كارايي زنجيره بیش‌ازپیش مي‌گردد. چارچوب كيفيت اطلاعات مرجع مناسبي براي آشنايي با نحوه بهبود كيفيت اطلاعات است.
- استانداردهاي GLN، GTIN، GPC و GDD براي موجوديت‌هاي ثبت‌شده بايد در نظر گرفته شود.
- مخزن اطلاعات مورد تائید از ليست مخازن مورد تائید و متناسب با نيازمندي‌ها انتخاب و مراحل لازم براي عضويت در آن مطابق راهنمايي‌هاي ارائه‌شده طي گردد.
- پس از طي گام 4، اطلاعات صحيح اعتبارسنجي شده بايد در مخزن اطلاعات منتخب (مرجع) منتشر گردد. فرآيند نشر بايد از تعداد محدودي از شركا آغاز و طي يك برنامه معين گسترش يابد. درك نيازهاي متقابل شركا در اين مرحله و در نظر گرفتن اطلاعات موردعلاقه طرفين براي تبادل بسيار مهم است. ازاین‌رو،جريان‌هاي كاري، فرآيندهاي و اصلاحات فني لازم براي عملياتي نمودن هم‌زمان‌سازی در مقياس كامل بايد لحاظ گردد.
كاربران دسته دوم (مشتركين)، براي بهره‌مندي از مزاياي GDS بايد با مراجعه به مخزن اطلاعات مورد تائید، به عضويت شبكه درآمده و مشترك منابع اطلاعات موردنظر گردند. انتخاب منبع مبتني بر GTIN، GLN يا گروه خاص (GPC) از كالاها است.
نتيجه‌گيري
همان‌گونه در فصل‌هاي قبل به آن اشاره گرديد، شرايط بازار رقابتي امروز شركت‌هاي فعال در عرصه توليد و عرضه محصولات را به سمت بهبود هر چه بيشتر شاخص‌هاي عملكرد سوق داده است. از سوي ديگر، آگاهي از اين موضوع كه جريان‌هاي اطلاعاتي باکیفیت ميان شركا نقش اساسي در كارايي آن‌ها ايفا مي‌نمايد، تمايل به هم‌زمان‌سازی اطلاعات اصلي را به‌عنوان يكي از عوامل مهم و مؤثر در اين امر موجب شده است. از ميان شيوه‌هاي ممكن جهت تحقق هم‌زمان‌سازی اطلاعات، شبكه هم‌زمان‌سازی اطلاعات اصلي موردتوافق و پذيرش شركاي تجاري قرارگرفته است زيرا اين شبكه ضمن فراهم آوری امكان هم‌زمان‌سازی، بار اصلي عملياتي آن را از دوش شركت‌ها برداشته و بر عهده گره‌هاي شبكه يعني مخازن اطلاعات قرار داده است. به‌عبارت‌دیگر، پيوستن به GDSN را مي‌توان برون‌سپاری مديريت اطلاعات اصلي ميان شركت‌هاي تجاري متعامل دانست.
شرط تحقق اين برون‌سپاري، سه عامل مهم زير است:
شبكه بسترساز GDS را با الزامات مديريتي، فني و اجرايي خاص خود بايد عملياتي گردد. توليدكنندگان بايد با عضويت در شبكه اطلاعات اصلي باکیفیت را در شبكه نشر دهند.
فروشندگان بايد با عضويت در شبكه مشترك اطلاعات اصلي منتشرشده موردنظر گردند.
بنابراين، فقدان هر يك از موارد فوق، جريان هم‌زمان‌سازی را با چالش روبرو خواهد نمود و تحقق موفقيت‌آميز آن مرهون اهتمام همه موجوديت‌هاي اثرگذار است.
در پايان بايد به اين نكته توجه نمود كه هم‌زمان‌سازی اطلاعات اصلي تنها يكي از شرايط كافي براي بهبود كارايي است و با عنايت به هزينه‌هاي مترتب بر آن تا زمان آگاهي از لازم بودن آن، در اولويت اجرايي شركت‌ها قرار نخواهد گرفت.
صاحب امتياز